Pagamento per rimborso
Risolvi la sfida dei pagamenti e delle spese
Trasforma la complessità in controllo. Con HRS, i pagamenti, le spese e i rimborsi di alloggi e riunioni vengono eseguiti con il pilota automatico. La nostra tecnologia brevettata automatizza tutto, dalle transazioni sicure ai dati pronti per l'audit, risparmiando tempo, costi e fatica in tutta l'organizzazione.
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Status quo
Pagamenti, spese e rimborsi sono un problema
Troppi metodi di pagamento
Più carte, bonifici bancari e pagamenti in loco rendono la riconciliazione un incubo. Senza un processo unificato è difficile tenere traccia delle spese e i team perdono tempo a cercare i dati invece di analizzarli.
L'elaborazione manuale è soggetta a errori
L'elaborazione manuale delle fatture alberghiere comporta ritardi, duplicazioni ed errori. Ogni passaggio manuale aumenta il rischio di pagamenti errati e rallenta i cicli di segnalazione tra team e regioni.
Bassa accettazione, portata limitata
Le soluzioni di pagamento aziendali spesso falliscono nelle strutture non GDS, in alcune regioni o per le riunioni. Quando il pagamento non va a buon fine, i viaggiatori pagano di tasca propria. Un'esperienza negativa, che ha portato a prenotazioni non conformi alla politica.
Ritardi nei rimborsi
Quando i viaggiatori pagano in anticipo, la finanza paga il prezzo in un secondo momento. I rimborsi sono manuali e noiosi: richiedono ore di lavoro che potrebbero essere dedicate allo sviluppo strategico. Inefficiente e frustrante.
Lacune nella conformità e rischi costosi
La gestione manuale delle spese apre la porta a problemi di conformità e frodi. Senza la convalida automatica e gli audit trail, tenere il passo con i requisiti fiscali e politici globali diventa una sfida costante.
Da capo a capo
Una soluzione per soggiorni e riunioni
Copri l'intero ciclo di vita finanziario, dalla prenotazione al recupero dell'IVA, sia per i pernottamenti in hotel che per le riunioni. Che si tratti di una sola notte, di una prenotazione di gruppo o di un evento di più giorni, gestisci pagamenti, spese e rimborsi in un unico flusso continuo. Nessuna procedura manuale, nessun sistema separato: basta il controllo completo della spesa per i viaggi aziendali.
Vantaggi
Ottieni il controllo con la nostra soluzione
HRS Payments riunisce automazione, conformità e convenienza in un'unica piattaforma unificata. Passa dalla prenotazione alla riconciliazione in pochi clic. Sia per soggiorni in hotel che per riunioni.
Una soluzione end-to-end
Un'unica configurazione di pagamento per ogni segmento dei viaggi aziendali: Transient, Meetings, Longstay e Groups. Dal pagamento al rimborso, tutto viene eseguito automaticamente in un unico flusso olistico.
Sicurezza e protezione dalle frodi
Sicurezza di livello aziendale con rilevamento delle frodi in tempo reale e conformità PCI-DSS. I pagamenti crittografati, la convalida delle politiche e i controlli automatici delle tariffe proteggono il programma da frodi, usi impropri ed errori umani.
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Conformità completa integrata
Rendi i tuoi processi di pagamento a prova di futuro con la piena conformità alla PSD3, alla fatturazione elettronica e agli standard fiscali internazionali. I dati pronti per l'audit e le tracce digitali rendono la rendicontazione semplice e sicura. Per audit interni o autorità.
Accettazione massimizzata
VCC, SEPA, ERP-to-ERP: HRS Payments funziona con fornitori globali e con la tua rete bancaria. Copertura veramente globale per tutte le strutture GDS e non GDS, in modo che i pagamenti avvengano ovunque vadano i viaggiatori.
Recupero dell'IVA semplificato
Recupera automaticamente il 100% dell'IVA idonea con dati di fattura di livello 3 arricchiti. Nessun modulo, nessun lavoro manuale. I controlli automatici di idoneità e i flussi di lavoro di invio massimizzano il potenziale di recupero. Per ulteriori risparmi.
Comodità migliorata
Offri ai viaggiatori l'esperienza che si aspettano con note spese completamente integrate e con un clic. Sincronizza i dati di pagamento direttamente nel tuo sistema di gestione delle spese, in modo che i viaggiatori non debbano caricare le ricevute e le finanze possano risparmiare ore.
Passo dopo passo
Automatizza pagamenti, spese e rimborsi, tutto in un unico posto
Paga a livello globale
Elabora ogni transazione in modo sicuro, con carte virtuali, Pay Voucher o bonifici bancari. La massima accettazione, la conformità integrata e la prevenzione delle frodi in tempo reale garantiscono operazioni globali senza intoppi.
Verifica e arricchisci le fatture
Ogni fattura alberghiera viene raccolta, convalidata e arricchita secondo gli standard di livello 3. Automaticamente. Ottieni dati pronti per le tasse e a prova di revisione che mantengono il pieno controllo delle finanze. Senza muovere un dito.
Approva le spese
La rendicontazione delle spese diventa semplice. Le approvazioni con un clic e la perfetta integrazione con piattaforme leader come SAP Concur o Coupa Pay eliminano il lavoro manuale e i ritardi.
Recupera l'IVA
L'IVA idonea viene recuperata automaticamente a livello transfrontaliero, aumentando i tassi di recupero e riducendo gli oneri amministrativi grazie alla completa precisione dei dati. Per il massimo risparmio.
Procedura di pagamento al rimborso
Alimentato da una tecnologia brevettata
Cosa rende HRS diverso? Un'automazione brevettata che elimina il lavoro manuale in ogni fase. Progettato per farti risparmiare tempo. La nostra tecnologia Pay-to-Reclaim consente al tuo team di concentrarsi sulla strategia, non sulle pratiche burocratiche.
- Collega automaticamente i dati di prenotazione, pagamento e fattura.
- Convalida le fatture controllando importi, date, valute e la conformità alle politiche dei clienti, sia a livello legale che commerciale.
- Rileva l'eccesso di fatturazione o le fatture mancanti e attiva flussi di lavoro automatici di correzione o rimborso.
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Storie di successo
Dimostrazioni fornite dai tuoi colleghi
Scoprite come le aziende leader stanno trasformando i viaggi con HRS.
Siemens x HRS: innovazione sostenibile nel business travel
Siemens sta ripensando il proprio programma globale di viaggi aziendali grazie alla trasformazione digitale, a una strategia di sostenibilità e a una partnership con HRS. In questa intervista, Elisa Amerio racconta come Siemens ha standardizzato gli strumenti, connesso tecnologie “smart” e dato priorità a hotel con certificazioni ambientali per aumentare l’efficienza, migliorare l’esperienza dei viaggiatori e rendere i costi più trasparenti.
La strada verso lo zero netto
Deutsche Telekom ha collaborato con HRS per creare un programma di alloggi più efficiente e sostenibile. Utilizzando la piattaforma digitale di HRS e la Green Stay Initiative, l'azienda ha ottenuto una riduzione del 31% delle emissioni di CO₂ per camera a notte, una riduzione dei costi del 45% e un'adozione online del 95%. Con obiettivi chiari per ridurre le emissioni di CO₂ del 55% entro il 2030 e raggiungere lo zero netto entro il 2040, Deutsche Telekom continua a promuovere i viaggi aziendali sostenibili.
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Trasformazione basata sui dati: come PwC Italy ha raggiunto il 91% di adozione online
PwC Italy ha rivisto il suo frammentato processo di prenotazione alberghiera collaborando con HRS per creare un ecosistema di viaggi strutturato, automatizzato e basato sulle informazioni. L'iniziativa ha raggiunto il 91% di adozione online, semplificato la conformità e consentito risparmi misurabili attraverso una trasformazione basata sui dati.
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Il percorso di EnBW AG verso la neutralità climatica
EnBW AG ha collaborato con HRS per digitalizzare e automatizzare il suo programma di alloggi utilizzando approfondimenti basati sull'intelligenza artificiale e una prioritizzazione sostenibile degli hotel. Attraverso la piattaforma Lodging-as-a-Service e la Green Stay Initiative, l'azienda ha ridotto le emissioni di CO₂ del 28%, aumentato l'adozione del programma del 33% e ottenuto la piena trasparenza sulla spesa per gli alloggi, a sostegno del suo obiettivo di diventare neutrale dal punto di vista climatico entro il 2035.
Approvvigionamento globale di alloggi strategici, sostenibilità e adozione migliorata
Groupe Adeo ha collaborato con HRS per centralizzare gli acquisti, aumentare l'adozione del programma e ridurre le emissioni legate ai viaggi. Attraverso una gestione completa degli alloggi, soluzioni di pagamento migliorate e processi incentrati sulla sostenibilità, il gruppo ha ottenuto una significativa riduzione dei costi, un tasso di adozione dell'84%, una riduzione di CO₂ del 10% per camera a notte e il 98% di accettazione del VCC.
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Come Ströer ha raggiunto il 94% dell'adozione del programma alberghiero con HRS
Ströer ha collaborato con HRS per rilanciare la gestione dei viaggi alberghieri con una piattaforma end-to-end che centralizzasse la spesa, aumentasse la trasparenza, semplificasse le prenotazioni e i pagamenti e aumentasse la conformità. L'azienda ha ottenuto il 94% di adozione online, un risparmio del 7,5%, l'adozione dei pagamenti digitali del 97% e solide metriche di sostenibilità e qualità in tutto il suo programma di alloggi.
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Integrazioni
Collega tutto in un unico posto
Con HRS puoi scegliere tra innumerevoli metodi di pagamento per rendere la prenotazione di alloggi e riunioni un gioco da ragazzi.
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FAQs
Risposte a tutte le tue domande.