Finanzautomation
Schalten Sie Zahlungen und Spesen auf Autopilot
Mit HRS werden Ihre Zahlungen, Spesen und Rückerstattungen für Unterkünfte und Meetings automatisch geregelt. Weltweit.
Unsere patentierte Technologie automatisiert alles – von der ersten Transaktion bis zum revisionssicheren Report. Sparen Sie Zeit, Kosten und Aufwand in Ihrem gesamten Unternehmen.
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Status Quo
Eine Qual von Zahlung bis zur Rückerstattung
Zu viele Zahlungsoptionen
Mehrere Kartenanbieter, Überweisungen und lokale Zahlungsmethoden machen den Prozess unübersichtlich. Ohne einen einheitlichen Ablauf verlieren Finanzteams den Überblick über Ausgaben. Rechnungen müssen mühsam gesucht, zugeordnet und nachverfolgt werden.
Fehleranfälliger Prozess
Rechnungen händisch zu prüfen, bezahlen oder korrigieren, ist zeitintensiv und fehleranfällig. Doppelbuchungen sind quasi vorprogrammiert. Jeder manuelle Schritt erhöht die Gefahr, falsche Zahlungen durchzuführen. Das verlangsamt den Abschluss und belastet alle Abteilungen.
Zahlungen scheitern oft
Wenn die Firmenzahlung nicht funktioniert, zahlen Reisende privat. Das ist häufig der Fall bei Meetingräumen, Hotelübernachtungen außerhalb des GDS oder in bestimmten Reisedestinationen. Ein Compliance-Risiko, denn solche Buchungen entsprechen selten den Unternehmensrichtlinien.
Rückerstattungen dauern ewig
Zahlen Reisende im Voraus selbst, zahlt die Finanzabteilung den Preis im Nachhinein. Manuelle Rückerstattungen sind mühsam und zeitraubend. Der Prozess bindet viele Ressourcen, die für strategische Aufgaben fehlen. Die Folge? Unzufriedene Mitarbeitende und Reisende.
Compliance leidet
Werden Ausgaben manuell bearbeitet, kann das zu Compliance-Problemen oder Betrug führen. Ohne automatisierte Prüfung entstehen Lücken bei Steuern, Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben. Das erhöht Risiken, macht Audits aufwendig und kostet am Ende Geld.
PAYMENT-INNOVATION
Die Bezahllösung für Unterkünfte und Meetings
HRS Payments vereinfacht alles rund um die Abrechnung von Geschäftsreisen. Decken Sie den gesamten finanziellen Bezahlprozess ab – von der ersten Buchung bis zur Erstattung der Mehrwertsteuer. Egal ob es sich um eine einzelne Nacht, eine Gruppenreise, Meetingräume oder eine mehrtägige Veranstaltung handelt.
Verwalten Sie Zahlungen, Spesen und Rückforderungen in einer smarten Automatisierung. Ohne manuellen Aufwand oder separaten Systemen.
VORTEILE
Eine Automation, die sich auszahlt
HRS Payments bringt Automatisierung, Compliance und Komfort an einen Ort – für Hotels oder Meetingräume aller Art.
Alles in einem System
Egal ob Kurz- oder Langzeitaufenthalt, Meetings oder Gruppenreise – mit HRS Payments bezahlen Sie alles über ein System. Zahlungen, Spesenabrechnungen und Rückerstattungen laufen vollautomatisch ab. Ein Prozess für alle Szenarien.
Sichere Bezahlung
Profitieren Sie von Echtzeit-Betrugserkennung, PCI-DSS-konformer Verschlüsselung und automatischen Policy-Checks. Verschlüsselte Zahlungen schützen Ihr Programm vor Betrug, Missbrauch und menschlichem Versagen.
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Compliance integriert
Mit HRS Payments erfüllen Sie PSD3, elektronische Rechnungsstellung und internationale Steuerstandards automatisch.
Alle Zahlungs- und Rechnungsdaten sind lückenlos dokumentiert – bereit für Audits, Reports, Revisionen und Behörden.
Überall akzeptiert
Virtuelle Kreditkarten, SEPA, ERP-zu-ERP: HRS Payments ist weltweit akzeptiert, arbeitet mit globalen Anbietern und Ihrem Bankennetzwerk zusammen. Auch bei Non-GDS-Hotels und Meetings. Damit Zahlungen überall dort funktionieren, wo Ihre Reisenden sind.
Hohe MWSt-Erstattung
HRS holt 100 % der erstattungsfähigen Mehrwertsteuer zurück. Vollautomatisch, ohne Formulare oder manuelle Arbeit. Dank strukturierter Level-3-Rechnungsdaten entfallen Formulare, Prüfungen und manuelle Einreichungen – für messbare Einsparungen.
Zufriedene Teams
Machen Sie es Reisenden einfach, mit einer vollständig integrierten Spesenabrechnung – in nur einem Klick. Synchronisieren Sie Zahlungsdaten direkt im System, damit Reisende keine Belege hochladen müssen und Ihre Finanzabteilung Stunden sparen kann.
ABLAUF
Zahlungen, Spesen und Rückerstattungen – automatisch geregelt
Weltweit reibungslos bezahlen
Bezahlen Sie Übernachtungen und Meetings weltweit mit einer zentralen Lösung – per virtueller Karte, Zahlungsgutschein oder Überweisung. HRS sorgt für hohe Akzeptanz, integrierte Compliance und automatische Betrugsprüfung. Für zuverlässige Zahlungen, rund um den Globus.
Rechnungen prüfen & anreichern lassen
Jede Hotelrechnung wird gesammelt, geprüft und gemäß den Level-3-Standards angereichert. Automatisch. Holen Sie sich steuerfreundliche, revisionssichere Abrechnungen für volle Kontrolle. Ohne einen Finger rühren zu müssen.
Spesen einfach freigeben
Belege nachreichen war gestern. Erstellen Sie und geben Sie Abrechnungen mit einem Klick frei. Dank nahtloser Integration mit führenden Plattformen wie SAP Concur oder Coupa Pay ist manuelle Bearbeitung überflüssig. Zur Freude von Reisenden und Finanzteams.
Mehrwertsteuer zurückerhalten
HRS identifiziert erstattungsfähige Mehrwertsteuer, prüft die Voraussetzungen und übernimmt den gesamten Rückforderungsprozess – auch grenzüberschreitend. So erhöhen Sie Ihre Erstattungsquote und reduzieren Ihren Aufwand auf ein Minimum. Für maximale Einsparungen.
HRS PAYMENTS
Eine patentierte Technologie
Papierkram war gestern! Sparen Sie Zeit und Arbeit bei jedem Schritt mit unserer Pay-to-Reclaim-Innovation. Ermöglichen Sie es dem Team, die Strategie voranzutreiben und das Beste aus Ihrem Budget zu holen. Überlassen Sie alles andere unserer Lösung:
- Verknüpft Buchungs-, Zahlungs- und Rechnungsdaten automatisch
- Überprüft Rechnungen auf Beträge, Daten, Währung und Compliance – in rechtlicher und wirtschaftlicher Hinsicht
- Erkennt überrechnete oder fehlende Rechnungen, löst automatische Korrekturen und Rückerstattungsprozesse aus
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Erfolgsgeschichten
So profitieren Kunden in der Praxis
Führende Unternehmen setzen HRS bereits erfolgreich ein – mit messbarem Mehrwert.
Driving Sustainable Innovation in Business Travel: Siemens x HRS
Siemens is reshaping its global travel program through digital transformation, sustainability, and strategic partnership with HRS. In this interview, Elisa Amerio shares how Siemens standardized tools, integrated smart technology, and prioritized eco-certified hotels to boost efficiency, traveler satisfaction, and cost transparency.
Der Weg zu Net Zero
Die Deutsche Telekom optimierte mit HRS ihr Beherbergungsprogramm: 31 % weniger CO₂ pro Übernachtung, 45 % Kostenersparnis und 95 % Akzeptanz. Green Stay unterstützt klare Klimaziele: –55 % CO₂ bis 2030, Net Zero bis 2040.
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Datengestützte Transformation: Wie PwC Italien die Online-Akzeptanz von 91% erreichte
PwC Italien modernisierte mit HRS seinen fragmentierten Hotelbuchungsprozess und schuf ein strukturiertes, automatisiertes Reiseprogramm. Ergebnis: 91 % Online-Akzeptanz, bessere Compliance und messbare Einsparungen.
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Der Weg der EnBW AG zur Klimaneutralität
EnBW digitalisierte mit HRS ihr Beherbergungsprogramm: 28 % weniger CO₂, 33 % höhere Akzeptanz und volle Kostentransparenz. KI und Green Stay unterstützen das Ziel, bis 2035 klimaneutral zu werden.
Strategische Beschaffung von globalen Unterkünften für Nachhaltigkeit und Akzeptanz
Groupe Adeo zentralisierte mit HRS die Unterkunftsbeschaffung weltweit. Ergebnis: 84 % Programmakzeptanz, 98 % VCC-Nutzung, 6,5 % Kostenvermeidung und 10 % weniger CO₂ pro Zimmernacht durch nachhaltige Prozesse.
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So erreichte Ströer mit HRS eine Akzeptanz von 94% des Hotelprogramms
Ströer startete mit HRS sein Hotelprogramm neu: Prozesse wurden vereinheitlicht, Zahlungen automatisiert und Daten gebündelt. Das führte zu 94 % Programmtreue, klarer Kostenkontrolle, hoher Zahlungssicherheit und mehr Nachhaltigkeit.
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Integrationen
Alle Anbieter an einem Ort
Mit HRS können Sie aus unzähligen Zahlungsmethoden für Unterkünfte und Meetings wählen. Auf Knopfdruck.
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