Datengestützte Transformation: Wie PwC Italien die Online-Akzeptanz von 91% erreichte

Herausforderung

In den Jahren 2013-2014 verwaltete PwC Italien Reisen auf stark dezentrale Weise. Rund 2.000 Mitarbeitende waren häufig unterwegs und buchten oft in letzter Minute und außerhalb eines zentralisierten Prozesses. Reisen erfolgten größtenteils aus eigener Initiative, mit wenig Kontrolle und begrenzten Hilfsmitteln.

Das Budget verteilt sich auf Spesenabrechnungen und Agenturbuchungen. Die Reiseleitlinien waren schwer durchsetzbar und fast unmöglich zu überwachen ohne Struktur. Vertragshotels wurden uneinheitlich genutzt. Die Mitarbeiter mussten sich mit zeitaufwändigen Buchungsabläufen und einer schlechten Servicequalität herumschlagen.

Dieser Ansatz war in Ordnung bei kleinen Teams. Doch als sich PwC auf das Wachstum vorbereitete, war eine Transformation unerlässlich.

Zu den wichtigsten Herausforderungen gehörten:

• Fragmentierte Hotelausgaben, wobei ~ 40% der Buchungen außerhalb der Agentursysteme liegen
• Mangel an zentralisierten Daten und Kostentransparenz
• Primäre Offline-Buchung, was zu hohem manuellem Aufwand und geringer Zufriedenheit führt
• Schlechte Einhaltung der Vorschriften und eingeschränkte Fähigkeit, das Verhalten zu überwachen
• Keine Mehrwertsteuerrückerstattung aufgrund unstrukturierter Zahlungen
• Hohe manuelle Buchungskosten und überhöhte Agenturgebühren

Lösung

Um diese Herausforderungen zu lösen, arbeitet PwC Italia mit HRS zusammen, um eine digitale Transformation des Hotelprogramms sicherzustellen. Von fragmentiert und reaktiv hin zu datengestützten und skalierbaren Prozessen.

HRS implementierte eine vollständig integrierte Lösung – von der Beschaffung bis zur Bezahlung mit folgenden Vorteilen:

• Klare Transparenz der Ausgaben und der Lieferantenleistung
• Automatisierte, richtlinienkonforme Buchung für Mitarbeiter
• Echtzeitdaten und monatliche Dashboards
• Mehrwertsteuererstattung durch strukturierte Zahlungen
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Eigenverantwortung

Die Lösung konzentrierte sich auf vier Schlüsselbereiche:

Zentralisierte Buchung
Eine vollständig integrierte Plattform in SAP Concur ermöglichte die Buchung einer Reise, richtlinienkonforme Hotels mit weltweiter Abdeckung und verfügbaren Vorhersagen, da die Online-Akzeptanz zu 91% liegt.

Automatisierte Einblicke
Die standardisierte Berichterstattung ersetzte die Rätselraten durch eine monatliche Leistungsverfolgung.

Stärkung des Mitarbeiters
Richtlinien-konforme Tools zur Selbstbuchung verbessern die Benutzererfahrung und reduzieren den Arbeitsaufwand der Agentur.

Integrierte Zahlungen
Die zentrale Buchhaltung automatisierte Zahlungen und Buchhaltungsabwicklung, ermöglichte die vollständige Einhaltung und Rückerstattung der Mehrwertsteuer ab ~ 10% sowie der Daten in der Quelle.

Ergebnisse

PwC Italien erreichte:

• 91% Online-Akzeptanz
• 50-prozentige Verlagerung der Transaktionen auf Online-Kanäle
• Optimierung der Hotelausgaben um 15%
• Mehrwertsteuerrückerstattung von ~ 10%
• Signifikante Bewertung der Agenturgebühren
• Ein vollständig konformes, skalierbares Reiseprogramm, das bereit für Wachstum ist

PwC und HRS haben ein Reiseprogramm entwickelt, mit dem die Ersparnisse gesteigert und die Zufriedenheit der Reisenden gesteigert werden sollen — eines, das bereit, skalierbar und zukunftsweisend ist.

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