Trasformazione basata sui dati: come PwC Italy ha raggiunto il 91% di adozione online

Sfida

Nel 2013-2014, PwC Italy ha gestito i viaggi in modo altamente decentralizzato. Circa 2.000 professionisti viaggiavano spesso, spesso prenotando all'ultimo minuto e al di fuori di qualsiasi processo centralizzato. I viaggi sono stati in gran parte lasciati all'iniziativa personale, con poca supervisione e strumenti limitati.

La spesa alberghiera era sparsa nelle note spese e nelle prenotazioni delle agenzie. La politica di viaggio era difficile da applicare e quasi impossibile da monitorare. L'approvvigionamento mancava di struttura: gli hotel negoziati venivano utilizzati in modo incoerente. I dipendenti dovevano affrontare flussi di prenotazioni complessi e dispendiosi in termini di tempo e servizi di scarsa qualità.

Questo approccio era gestibile su piccola scala. Ma mentre PwC si preparava alla crescita, divenne chiaro che la trasformazione era essenziale.

Le sfide principali includevano:

• Spesa alberghiera frammentata, con circa il 40% delle prenotazioni al di fuori dei sistemi delle agenzie
• Mancanza di dati centralizzati e visibilità sui costi
• Prenotazione principalmente offline, che comporta un elevato impegno manuale e una scarsa soddisfazione
• Scarsa conformità e capacità limitata di monitorare il comportamento
• Nessun recupero dell'IVA a causa di pagamenti non strutturati
• Costi di prenotazione manuale elevati e commissioni di agenzia eccessive

Soluzione

Per risolvere queste sfide, PwC Italy ha collaborato con HRS per guidare una trasformazione digitale del suo programma alberghiero, da frammentato e reattivo a semplificato, basato sui dati e scalabile.

HRS ha implementato una soluzione completamente integrata dall'approvvigionamento al pagamento, offrendo:

• Chiara visibilità sulla spesa e sulle prestazioni dei fornitori
• Prenotazione automatizzata e conforme alle politiche per i dipendenti
• Dati in tempo reale e dashboard mensili
• Recupero dell'IVA tramite pagamenti strutturati
• Maggiore soddisfazione e titolarità dei dipendenti

La soluzione si è concentrata su quattro aree chiave:

Prenotazione centralizzata
Una piattaforma completamente integrata all'interno di SAP Concur ha consentito ai viaggiatori di prenotare hotel conformi alle politiche con copertura globale e tariffe pre-negoziate, aumentando l'adozione online al 91%.

Approfondimenti automatizzati
La reportistica standardizzata ha sostituito le congetture con il monitoraggio mensile delle prestazioni.

Potenziamento dei dipendenti
Gli strumenti di self-booking conformi alle policy hanno migliorato l'esperienza utente e ridotto il carico di lavoro dell'agenzia.

Pagamenti integrati
Fatturazione centralizzata, pagamenti automatizzati e gestione delle fatture, che consente la piena conformità e il recupero dell'IVA del 10% circa consolidando i dati alla fonte.

Risultati

PwC Italy ha ottenuto:

• 91% adozione online
• Passaggio del 50% delle transazioni ai canali online
• 15% di ottimizzazione della spesa alberghiera
• Recupero dell'IVA di ~ 10%
• Riduzione significativa delle commissioni di agenzia
• Un programma di viaggio completamente conforme e scalabile pronto per la crescita

Insieme, PwC e HRS hanno creato un programma di viaggi che ottimizza i risparmi e migliora la soddisfazione dei viaggiatori, pronto a scalare e guidare.

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