Come il Gruppo Würth ha creato un framework globale per i viaggi aziendali

Il contesto

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Con oltre 86.000 collaboratori distribuiti in più di 80 Paesi, il Gruppo Würth si trovava ad affrontare una sfida importante: governare e sviluppare un programma di viaggi d'affari cresciuto nel tempo in modo decentralizzato.

La presenza di sistemi, strutture dati e processi di pagamento differenti aveva dato origine a un ecosistema frammentato, caratterizzato da una visibilità limitata e da una ridotta capacità di confronto tra le diverse società del Gruppo. Questa complessità rendeva difficile una governance centralizzata del programma, mentre i processi locali e le attività manuali continuavano a prevalere.

L'obiettivo di Würth Shared Services (WSS), la società di servizi condivisi del Gruppo, era chiaro: ottimizzare il programma di business travel a livello globale. Le priorità erano ridurre i costi, standardizzare i pagamenti su scala internazionale e migliorare la governance attraverso una gestione basata sui dati, senza compromettere l'esperienza dei viaggiatori.

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Il progetto

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In collaborazione con HRS, il Gruppo Würth ha realizzato un framework globale e integrato per la gestione dei viaggi d'affari, capace di coprire l'intero processo end-to-end. Prenotazione, pagamento e fatturazione sono stati standardizzati e armonizzati a livello internazionale, facendo leva su un'unica base dati per supportare decisioni globali e una gestione proattiva dell'intero programma.

L'introduzione delle Virtual Card come standard globale di pagamento rappresenta il fondamento di un processo completamente integrato, dal pagamento alla fattura. Prenotazioni, pagamenti e riconciliazione delle spese sono collegati automaticamente, aumentando la trasparenza, riducendo le attività manuali e garantendo la piena tracciabilità delle operazioni.

Nelle società già coinvolte nel programma, i risultati sono concreti e misurabili sotto tutti gli aspetti principali: riduzione dei costi, standardizzazione dei processi di pagamento e maggiore soddisfazione dei viaggiatori. Tutti i risultati e gli indicatori chiave sono illustrati nel case study.

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Governance e trasformazione

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Il successo dell'iniziativa è stato possibile grazie a una struttura di governance chiara e a una stretta collaborazione tra le principali funzioni aziendali. Finance, IT e Travel sono stati coinvolti fin dalle prime fasi del progetto per definire un framework globale condiviso.

Priorità ben definite, una comunicazione trasparente e processi decisionali strutturati hanno consentito di guidare la trasformazione in modo efficiente, coerente e sostenibile nel lungo periodo.

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Lo sguardo al futuro

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Il Gruppo Würth continua a sviluppare il proprio framework globale per la gestione dei viaggi d'affari. Le prossime fasi prevedono l'estensione del programma a livello internazionale e una maggiore integrazione delle soluzioni dedicate a hotel e meeting.

Grazie alla piattaforma basata sull'intelligenza artificiale, sarà possibile individuare in modo proattivo i rischi del programma e le opportunità di risparmio, suggerire le azioni più efficaci e, una volta approvate, implementarle automaticamente.

Scopri nel case study come il Gruppo Würth ha realizzato questa trasformazione e quali risultati concreti ha ottenuto.