Riunioni
Un’unica piattaforma per gestire tutti i meeting, dall’inizio alla fine
Organizzare meeting e viaggi di gruppo non dovrebbe voler dire gestire fogli Excel, telefonate e scambi di e-mail infiniti.
Con HRS puoi gestire l’intero processo da un’unica piattaforma: dalla ricerca della location al rimborso dell’IVA. Prenota riunioni singole o di gruppo con facilità e ottieni finalmente visibilità totale su ogni euro speso.
Status quo
I meeting non gestiti ti stanno costando caro
Sforzi manuali
I planner sprecano ore confrontando location manualmente, inseguendo RFP via e-mail, facendo telefonate di follow-up, ricostruendo pagamenti da riunioni passate e correggendo le fatture a mano.
Dati frammentati
I dati sono sparsi tra reparti e piattaforme diverse, mentre la maggior parte dei meeting viene prenotata al di fuori del programma. Questo rende difficile analizzare la spesa complessiva o individuare opportunità di ottimizzazione.
Tempo sprecato
Ogni volta che prenoti un meeting o un viaggio di gruppo, parti da zero.
Nessun processo standardizzato, nessuna lista fornitori approvata, termini e condizioni ignorati. Queste inefficienze ti costano tempo e denaro.
Spesa non controllata
Meeting e soggiorni rappresentano fino al 40% delle spese di viaggio.
Eppure l’80% dei meeting resta fuori controllo: alta dispersione, bassa visibilità. I tassi medi di adozione per meeting e gruppi possono scendere fino al 20%.
Vantaggi
Trasforma la spesa invisibile in valore istantaneo
Trasforma le riunioni e le prenotazioni di gruppo dal tuo più grande punto cieco nella tua fonte più intelligente di risparmi, conformità e approfondimenti.
Garantisci la conformità senza sforzi
Mantieni ogni meeting conforme alle policy aziendali in automatico.
HRS mostra solo fornitori, tariffe e condizioni approvate, garantendo il rispetto delle normative interne ed esterne.
Include il calcolo dell’impronta ambientale.
Un’esperienza di prenotazione fluida per ridurre i rischi, migliorare la duty of care e raggiungere gli obiettivi di sostenibilità.
Trasparenza totale, controllo completo
Ottieni dati su ogni fase del tuo programma travel dalla prenotazione al pagamento.
I dati proprietari HRS offrono una visione dettagliata su spese e performance dei fornitori.
Prendi decisioni basate sui dati e risparmia fino al 15% con tariffe strategiche, consorzi per meeting e gruppi e condizioni pre-negoziate applicate in automatico.
Semplifica i pagamenti, risparmia tempo
Abilita i pagamenti virtuali per una prenotazione senza intoppi.
Le fatture vengono raccolte automaticamente, risparmiando in media 86 minuti per ciascuna grazie al controllo riga per riga.
I dati di livello 3 si sincronizzano con i sistemi di spesa.
Riduci attività manuali, elimina errori e garantisci la compliance. E sei pronto per ogni audit.
Perché HRS
Scopri un nuovo modo di gestire i meeting
È il momento di portare analisi basate sull’IA e trasparenza in tempo reale nella gestione di meeting e prenotazioni di gruppo.
Confronta location globali, scegli opzioni sostenibili, automatizza pagamenti e richieste di rimborso IVA senza cambiare strumenti o flussi di lavoro.
Dalla prenotazione al pagamento, per ogni esigenza: da una semplice riunione a eventi di gruppo con pernottamento.
Benvenuto nei Meetings 2.0!
Prodotti
Due piattaforme. Un'unica missione.
Unisci la gestione strategica e data-driven del programma di viaggio con un’esperienza di prenotazione fluida. Tutto in un’unica piattaforma.
HRS COPILOT
La tua strategia guidata dall’IA
Pensato per chi si occupa di viaggi e procurement, Copilot trasforma i dati in decisioni intelligenti: ottimizza risparmi, compliance, esperienza del viaggiatore e impatto ambientale.
Ricevi raccomandazioni proattive su cui agire con un clic e centralizza tutti i tuoi dati ESG. La tua gestione più smart, di sempre.
HRS CONNECT
La tua piattaforma all-in-one
Gestisci alloggi e meeting in modo integrato. I viaggiatori possono prenotare soluzioni compliant per soggiorni brevi, lunghi, meeting e gruppi sempre alle tariffe migliori.
Automatizza pagamenti e fatturazione, alimentando sistemi di spesa e rimborso IVA. Tutto in un’unica soluzione.
Storie di successo
Successi che parlano chiaro
Scopri come le aziende leader stanno rivoluzionando la gestione dei viaggi con HRS.
Siemens x HRS: innovazione sostenibile nel business travel
Siemens sta ripensando il proprio programma globale di viaggi aziendali grazie alla trasformazione digitale, a una strategia di sostenibilità e a una partnership con HRS. In questa intervista, Elisa Amerio racconta come Siemens ha standardizzato gli strumenti, connesso tecnologie “smart” e dato priorità a hotel con certificazioni ambientali per aumentare l’efficienza, migliorare l’esperienza dei viaggiatori e rendere i costi più trasparenti.
La strada verso lo zero netto
Deutsche Telekom ha collaborato con HRS per creare un programma di alloggi più efficiente e sostenibile. Utilizzando la piattaforma digitale di HRS e la Green Stay Initiative, l'azienda ha ottenuto una riduzione del 31% delle emissioni di CO₂ per camera a notte, una riduzione dei costi del 45% e un'adozione online del 95%. Con obiettivi chiari per ridurre le emissioni di CO₂ del 55% entro il 2030 e raggiungere lo zero netto entro il 2040, Deutsche Telekom continua a promuovere i viaggi aziendali sostenibili.
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Trasformazione basata sui dati: come PwC Italy ha raggiunto il 91% di adozione online
PwC Italy ha rivisto il suo frammentato processo di prenotazione alberghiera collaborando con HRS per creare un ecosistema di viaggi strutturato, automatizzato e basato sulle informazioni. L'iniziativa ha raggiunto il 91% di adozione online, semplificato la conformità e consentito risparmi misurabili attraverso una trasformazione basata sui dati.
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Il percorso di EnBW AG verso la neutralità climatica
EnBW AG ha collaborato con HRS per digitalizzare e automatizzare il suo programma di alloggi utilizzando approfondimenti basati sull'intelligenza artificiale e una prioritizzazione sostenibile degli hotel. Attraverso la piattaforma Lodging-as-a-Service e la Green Stay Initiative, l'azienda ha ridotto le emissioni di CO₂ del 28%, aumentato l'adozione del programma del 33% e ottenuto la piena trasparenza sulla spesa per gli alloggi, a sostegno del suo obiettivo di diventare neutrale dal punto di vista climatico entro il 2035.
Approvvigionamento globale di alloggi strategici, sostenibilità e adozione migliorata
Groupe Adeo ha collaborato con HRS per centralizzare gli acquisti, aumentare l'adozione del programma e ridurre le emissioni legate ai viaggi. Attraverso una gestione completa degli alloggi, soluzioni di pagamento migliorate e processi incentrati sulla sostenibilità, il gruppo ha ottenuto una significativa riduzione dei costi, un tasso di adozione dell'84%, una riduzione di CO₂ del 10% per camera a notte e il 98% di accettazione del VCC.
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Come Ströer ha raggiunto il 94% dell'adozione del programma alberghiero con HRS
Ströer ha collaborato con HRS per rilanciare la gestione dei viaggi alberghieri con una piattaforma end-to-end che centralizzasse la spesa, aumentasse la trasparenza, semplificasse le prenotazioni e i pagamenti e aumentasse la conformità. L'azienda ha ottenuto il 94% di adozione online, un risparmio del 7,5%, l'adozione dei pagamenti digitali del 97% e solide metriche di sostenibilità e qualità in tutto il suo programma di alloggi.
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Trasforma il modo in cui gestisci le riunioni
E se i meeting aziendali potessero offrire la stessa visibilità, conformità e risparmio del tuo programma hôtel?
Con HRS è possibile. Collega sourcing, prenotazioni, pagamenti e dati in un unico processo integrato. Visualizza l’intero quadro della spesa per i meeting e migliora la compliance in automatico.
FAQs
Le risposte a tutte le tue domande.
Intestazione
In che modo Connect cambia il modo in cui gestiamo riunioni e gruppi rispetto a oggi?
Con HRS Connect, le aziende dispongono finalmente di una piattaforma unificata per gestire tutte le categorie di alloggio: transitori, di lunga durata, riunioni e gruppi. Per queste ultime, in particolare, ciò significa passare da catene di e-mail, fogli di calcolo e processi manuali frammentati a un flusso di lavoro strutturato, automatizzato e trasparente. Dalla ricerca delle sedi alla prenotazione e al pagamento, ogni fase è digitalizzata. Per i responsabili del procurement, questo si traduce in visibilità e controllo end-to-end, mentre per chi prenota, offre un'esperienza semplificata e intuitiva che ne favorisce l'adozione in tutta l'azienda.
Intestazione
Quali sono i vantaggi aziendali derivanti dalla gestione di riunioni e gruppi in Connect?
Il business case è chiaro: Connect centralizza tutte le attività delle riunioni, elimina le inefficienze e garantisce la conformità. I team addetti agli acquisti ottengono la trasparenza sulla spesa totale, mentre l'automazione riduce il carico di lavoro manuale sia per i pianificatori che per i fornitori. L'applicazione integrata delle politiche garantisce che i dipendenti prenotino nel rispetto delle linee guida aziendali e le metriche di sostenibilità sono disponibili per ogni sede attraverso il programma HRS Green Stay. Consolidando riunioni e gruppi con la sistemazione in un unico ecosistema, le aziende ottengono risparmi misurabili sui costi, una maggiore conformità e riduzioni tangibili delle emissioni di CO₂.
Intestazione
In che modo Connect migliora la gestione dei fornitori per riunioni e gruppi?
Connect offre ai decisori un ecosistema di fornitori curato e conforme alle politiche. Invece di reperire e negoziare in modo frammentario, le aziende definiscono quali fornitori sono disponibili per chi effettua prenotazioni, garantendo qualità, conformità e allineamento con la strategia aziendale. Il monitoraggio delle prestazioni è integrato nella piattaforma e consente al procurement di valutare i fornitori in base a tempi di risposta, tariffe e prestazioni di sostenibilità. Soprattutto, le aziende possono ora riunire riunioni e gruppi nello stesso quadro strategico di gestione dei fornitori in cui si trovano gli alloggi, consolidare le trattative e promuovere partnership più solide.
Intestazione
In che modo Connect garantisce l'adozione da parte di viaggiatori e persone che prenotano in riunioni e gruppi?
Il flusso di lavoro per riunioni e gruppi in Connect è progettato per essere intuitivo come prenotare una camera d'albergo. Chi prenota può cercare le strutture in base a filtri approvati dall'azienda, confrontare le offerte fianco a fianco in una dashboard strutturata e finalizzare le prenotazioni applicando automaticamente il pagamento e la conformità. Questa semplicità elimina le difficoltà legate all'approvvigionamento e alla negoziazione manuali, mentre una comunicazione chiara, i tutorial integrati nella piattaforma e l'abilitazione «train-the-trainer» assicurano un'implementazione senza intoppi in tutta l'organizzazione. Il risultato sono tassi di adozione elevati senza la necessità di una formazione complessa.
Intestazione
Possiamo tenere traccia delle spese per riunioni e gruppi insieme al nostro programma di alloggi?
Sì. Uno dei principali fattori di differenziazione di Connect è la sua capacità di consolidare i dati in tutte le categorie di alloggi. I decisori ottengono una visione olistica della spesa, delle prestazioni dei fornitori e dell'impatto sulla sostenibilità in caso di riunioni e gruppi transitori, di lunga durata e di gruppo. Questa rendicontazione unificata non solo consente migliori negoziazioni contrattuali, ma fornisce anche la trasparenza necessaria per la governance e la definizione del budget. Abbattendo i silos tra riunioni e viaggi transitori, Connect offre alle aziende una vera visibilità end-to-end.