Tagungen
Meeting & Gruppenreisen, endlich im Griff
Schluss mit Tabellen, Telefonaten und endlosen E-Mail-Ketten. Mit HRS steuern Sie Ihren kompletten Prozess auf einer Plattform – Anfragen, Buchungen, Abrechnungen und Rückerstattungen.
Planen Sie alles von einfachen Meetings bis hin zu großen Gruppen mühelos. Immer mit dem Budget im Blick.
Problem
Blindflug bei Besprechungen
Manuelle Prozesse
Stundenlang werden Veranstaltungsorte von Hand verglichen, Ausschreibungen per E-Mail versendet oder Telefonate geführt. Oft dauert es ewig, Zahlungen aus früheren Meetings zusammenzustellen und Rechnungen werden erst im Nachhinein kontrolliert.
Zerstreute Daten
Die wichtigsten Kennzahlen liegen oft auf verschiedenen Techplattformen, bei anderen Abteilungen oder sogar in irgendeinem Postfach. Da die meisten Meetings außerhalb des Programms gebucht werden, fehlt der Überblick. Niemand weiß, wie viel bei welchen Anbietern ausgegeben wurde oder wo es Sparpotenzial gibt.
Kein klarer Ablauf
Bei jeder Konferenz- oder Gruppenbuchung müssen Sie wieder von vorne beginnen. Es gibt keinen standardisierten Prozess und keine zugelassenen Anbieter. Manchmal werden nicht einmal Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen akzeptiert. Solche Ineffizienzen können Sie teuer zu stehen kommen.
Unkontrollierte Kosten
Meetings und Unterkünfte machen 40 % der Reiseausgaben aus. Dennoch werden 80 % der Meetings außerhalb des Programms gebucht. Hohe Verlustquote, wenig Transparenz und Compliance. Nur rund 20 % aller Tagungen werden tatsächlich über die vorgesehenen Systeme gebucht.
VORTEILE
Machen Sie Meetings zu Mehrwert
Verwandeln Sie Meetings und Gruppenreisen vom blinden Fleck im Budget zum Wettbewerbsvorteil.
Compliance ohne Chaos
Halten Sie bei jeder Buchung automatisch Ihre Unternehmensrichtlinien ein. HRS zeigt ausschließlich zugelassene Anbieter, Konditionen und Tarife. So bleiben Teams regelkonform auf Knopfdruck – passend zu internen oder branchenspezifischen Vorschriften. Weniger Risiko, bessere Sorgfaltspflicht.
Volle Transparenz und Kontrolle
Sammeln Sie Daten in jeder Phase Ihres Reiseprogramms – von der Beschaffung bis zur Bezahlung. Echtzeitdaten zeigen Ihnen Ausgaben, Leistungen der Lieferanten und Optimierungspotenzial auf einen Blick. Sparen Sie bis zu 15 % – dank strategischer Beschaffung, Tagungs- und Gruppenpreisen für Konsortien sowie automatisch angewandten Vertragstarifen.
Zahlungen integrieren und Zeit sparen
Ermöglichen Sie virtuelle Zahlungen für ein vollautomatisiertes Buchungserlebnis. Rechnungen werden automatisch erfasst und zeilenweise geprüft – das spart im Schnitt 86 Minuten pro Rechnung. Level-3-Daten fließen direkt in Ihre Spesensysteme. Reduzieren Sie so Ihren Aufwand, vermeiden Sie Fehler und halten Sie Vorschriften einfach ein.
Warum HRS
Der Goldstandard für Meeting- & Gruppenbuchungen
Bringen Sie Transparenz und Struktur in Ihren Prozess – unterstützt von KI. Vergleichen Sie Veranstaltungsorte weltweit und erhalten Sie Vorschläge passend zu Ihren Nachhaltigkeitszielen. Wickeln Sie Zahlungen ab und holen Sie sich die Mehrwertsteuer automatisch zurück. Ohne Ihren Software-Anbieter oder Ablauf ändern zu müssen. Von der Beschaffung bis zur Bezahlung. Für alles, vom einfachen Meeting bis hin zur Gruppenveranstaltung.
So gehen Meetings heute!
Produkte
Zwei Plattformen.
Eine Mission.
HRS hilft Ihnen ganzheitlich durchzustarten: Entwickeln Sie Strategien und führen Sie Änderungen mit Copilot durch. Buchen Sie Unterkünfte und Tagungen mit Connect.
HRS Copilot
Ihr strategischer KI-Assistent
Copilot wurde für Reisemanager oder Einkaufsteams entwickelt und liefert proaktiv Empfehlungen. Mit diesen Tipps können Sie einfach Einsparungen erzielen, Vorschriften einhalten, das Reiseerlebnis optimieren, Ihren CO2-Ausstoß reduzieren und vieles mehr. Unterstützt von Echtzeitdaten, auf die Sie mit einem einzigen Klick reagieren können.
HRS Connect
Ihre smarte All-in-One-Lösung
Verwalten Sie Geschäftsreisen und Meetings zentral an einem Ort. Ermöglichen Sie es Ihren Teams, Kurzreisen, Gruppentrips, Langzeitaufenthalte oder Tagungsräume online zu buchen. Aus programmkonformen Optionen zum besten Preis. Connect automatisiert zudem Zahlungen, erstellt Rechnungen und füttert Ihre Spesensysteme mit Daten.
Erfolgsgeschichten
So profitieren Kunden in der Praxis
Führende Unternehmen setzen HRS bereits erfolgreich ein – mit messbarem Mehrwert.
Driving Sustainable Innovation in Business Travel: Siemens x HRS
Siemens is reshaping its global travel program through digital transformation, sustainability, and strategic partnership with HRS. In this interview, Elisa Amerio shares how Siemens standardized tools, integrated smart technology, and prioritized eco-certified hotels to boost efficiency, traveler satisfaction, and cost transparency.
Der Weg zu Net Zero
Die Deutsche Telekom optimierte mit HRS ihr Beherbergungsprogramm: 31 % weniger CO₂ pro Übernachtung, 45 % Kostenersparnis und 95 % Akzeptanz. Green Stay unterstützt klare Klimaziele: –55 % CO₂ bis 2030, Net Zero bis 2040.
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Datengestützte Transformation: Wie PwC Italien die Online-Akzeptanz von 91% erreichte
PwC Italien modernisierte mit HRS seinen fragmentierten Hotelbuchungsprozess und schuf ein strukturiertes, automatisiertes Reiseprogramm. Ergebnis: 91 % Online-Akzeptanz, bessere Compliance und messbare Einsparungen.
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Der Weg der EnBW AG zur Klimaneutralität
EnBW digitalisierte mit HRS ihr Beherbergungsprogramm: 28 % weniger CO₂, 33 % höhere Akzeptanz und volle Kostentransparenz. KI und Green Stay unterstützen das Ziel, bis 2035 klimaneutral zu werden.
Strategische Beschaffung von globalen Unterkünften für Nachhaltigkeit und Akzeptanz
Groupe Adeo zentralisierte mit HRS die Unterkunftsbeschaffung weltweit. Ergebnis: 84 % Programmakzeptanz, 98 % VCC-Nutzung, 6,5 % Kostenvermeidung und 10 % weniger CO₂ pro Zimmernacht durch nachhaltige Prozesse.
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So erreichte Ströer mit HRS eine Akzeptanz von 94% des Hotelprogramms
Ströer startete mit HRS sein Hotelprogramm neu: Prozesse wurden vereinheitlicht, Zahlungen automatisiert und Daten gebündelt. Das führte zu 94 % Programmtreue, klarer Kostenkontrolle, hoher Zahlungssicherheit und mehr Nachhaltigkeit.
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Machen Sie mehr aus Meetings und Gruppen
Bringen Sie Beschaffung, Buchung, Bezahlung und Analyse an einen Ort. Für einen effizienten Prozess. Verschaffen Sie sich endlich einen Überblick über Ihre Meetingausgaben und verbessern Sie Ihre Compliance. Auf Knopfdruck!
FAQs
Finden Sie Antworten auf alle Ihre Fragen.
Überschrift
Wie verändert Connect die Art und Weise, wie wir Besprechungen und Gruppen verwalten, im Vergleich zu heute?
Mit HRS Connect verfügen Unternehmen endlich über eine einheitliche Plattform zur Verwaltung aller Unterkunftskategorien — Kurzaufenthalte, Langzeitaufenthalte, Tagungen und Gruppen. Insbesondere für letztere bedeutet dies, sich von fragmentierten E-Mail-Ketten, Tabellenkalkulationen und manuellen Prozessen zu verabschieden und hin zu einem strukturierten, automatisierten und transparenten Arbeitsablauf überzugehen. Von der Suche nach Veranstaltungsorten bis hin zur Buchung und Bezahlung ist jeder Schritt digitalisiert. Für Einkaufsleiter bedeutet dies eine durchgängige Transparenz und Kontrolle, während es für Buchende ein optimiertes und intuitives Erlebnis bietet, das die Akzeptanz im gesamten Unternehmen fördert.
Überschrift
Was ist der geschäftliche Vorteil der Verwaltung von Besprechungen und Gruppen in Connect?
Der Geschäftsszenario ist klar: Connect zentralisiert alle Besprechungsaktivitäten, beseitigt Ineffizienzen und gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften. Beschaffungsteams erhalten Transparenz über die Gesamtausgaben, während die Automatisierung den manuellen Arbeitsaufwand sowohl für Planer als auch für Lieferanten reduziert. Die integrierte Durchsetzung der Richtlinien stellt sicher, dass die Mitarbeiter innerhalb der Unternehmensrichtlinien buchen. Nachhaltigkeitskennzahlen sind im Rahmen des HRS Green Stay-Programms für jeden Veranstaltungsort verfügbar. Durch die Zusammenführung von Tagungen und Gruppen mit Unterkünften in einem Ökosystem erzielen Unternehmen messbare Kosteneinsparungen, eine bessere Einhaltung der Vorschriften und eine spürbare Reduzierung der CO₂-Emissionen.
Überschrift
Wie verbessert Connect das Lieferantenmanagement für Besprechungen und Gruppen?
Connect bietet Entscheidungsträgern ein kuratiertes und richtlinienkonformes Lieferanten-Ökosystem. Anstatt verstreute Beschaffung und Verhandlungen abzuwickeln, definieren Unternehmen, welche Lieferanten Buchern zur Verfügung stehen, um Qualität, Konformität und Abstimmung mit der Unternehmensstrategie sicherzustellen. Die Leistungsverfolgung ist in die Plattform integriert und ermöglicht es der Beschaffung, Lieferanten anhand von Reaktionszeiten, Raten und Nachhaltigkeitsleistungen zu bewerten. Am wichtigsten ist, dass Unternehmen jetzt Besprechungen und Gruppen in denselben strategischen Rahmen für das Lieferantenmanagement integrieren können wie die Unterbringung, die Konsolidierung von Verhandlungen und die Förderung stärkerer Partnerschaften.
Überschrift
Wie stellt Connect sicher, dass Reisende und Bucher in Tagungen und Gruppen aufgenommen werden?
Der Workflow für Besprechungen und Gruppen in Connect ist so intuitiv wie die Buchung eines Hotelzimmers. Bucher können anhand von vom Unternehmen freigegebenen Filtern nach Veranstaltungsorten suchen, Angebote in einem strukturierten Dashboard Seite an Seite vergleichen und Buchungen abschließen, wobei die Bezahlung und die Einhaltung der Vorschriften automatisch berücksichtigt werden. Durch diese Einfachheit entfällt der Reibungsaufwand bei der manuellen Beschaffung und Verhandlung, während eine klare Kommunikation, plattforminterne Tutorials und die Möglichkeit, den Trainer auszubilden, für einen reibungslosen Rollout im gesamten Unternehmen sorgen. Das Ergebnis sind hohe Akzeptanzraten, ohne dass komplexe Schulungen erforderlich sind.
Überschrift
Können wir die Ausgaben für Tagungen und Gruppen neben unserem Veranstaltungsprogramm nachverfolgen?
Ja. Eines der stärksten Unterscheidungsmerkmale von Connect ist die Fähigkeit, Daten aus allen Unterkunftskategorien zu konsolidieren. Entscheidungsträger erhalten einen ganzheitlichen Überblick über die Ausgaben, die Leistung der Anbieter und die Auswirkungen auf die Nachhaltigkeit bei vorübergehenden Aufenthalten, längeren Aufenthalten sowie bei Tagungen und Gruppen. Diese einheitliche Berichterstattung ermöglicht nicht nur bessere Vertragsverhandlungen, sondern bietet auch die Transparenz, die für Unternehmensführung und Budgetierung erforderlich ist. Connect überwindet die Silos zwischen Besprechungen und vorübergehenden Reisen und bietet Unternehmen so echte, durchgängige Transparenz.