LONGSTAY
Langzeitaufenthalte gehören in Ihr Travel-Programm – nahtlos integriert und gesteuert.
Projekteinsätze, Trainings oder temporäre Versetzungen: Aufenthalte ab acht Nächten sind ein fester Bestandteil moderner Geschäftsreisen. Gleichzeitig finden Langzeitaufenthalte häufig außerhalb des gemanagten Programms statt – und stellen damit die größte Steuerungslücke im Lodging-Bereich dar. Mit HRS Connect integrieren Sie Langzeitaufenthalte strukturiert in Ihr Programm und gewinnen Transparenz, Kontrolle und Effizienz zurück.
Status quo
Warum Langzeitaufenthalte häufig außerhalb des Programms gebucht werden
Fehlende passende Unterkünfte
67 % der Travel Manager nennen fehlende Hotel-Optionen als Hauptursache für die Buchungs-Lücke bei Langzeitaufenthalten. Klassische Hotelangebote decken die Anforderungen mehrwöchiger Aufenthalte oft nicht ab. Apartments und wohnungsähnliche Optionen fehlen – und damit auch eine realistische Alternative innerhalb des Programms.
Bestehende Buchungssysteme sind nicht auf Langzeitaufenthalte ausgelegt
Online-Buchungsportale wurden für kurzfristige Geschäftsreisen entwickelt. Relevante Filter, Preise für längere Aufenthalte sowie wichtige Ausstattungsmerkmale wie Küche, Waschmöglichkeiten oder Arbeitsplätze werden nicht ausreichend dargestellt. Der Bedarf ist da – das System bildet ihn nicht ab.
Komplexe und manuelle Prozesse
Formulare, Wartezeiten und manuelle Abstimmungen führen zu unnötigem Aufwand im Buchungsprozess. Sie reduzieren die Nachfrage nicht – sie verlagern Buchungen außerhalb des Programms.
Ergebnisse
Das Ergebnis: die höchste Quote an Buchungen außerhalb des Programms
Bei Langzeitaufenthalten liegt der Anteil an Buchungen außerhalb des Programms nahezu doppelt so hoch wie im Durchschnitt.
Benefits
Bringen Sie Longstay in Ihr gemanagtes Ökosystem – und schließen Sie die größte Lücke in Ihrem Programm.
HRS erweitert die bestehende Infrastruktur Ihres Hotel-Programms gezielt um Langzeitaufenthalte – von der Beschaffung über die Buchung bis hin zu Zahlung, Rechnungsmanagement und Merhwertsteuer-Rückerstattung. So entsteht eine durchgängige, integrierte Steuerung über alle Aufenthaltsarten hinweg.
Höhere Programmadoption
Wenn passende Unterkünfte, relevante Suchkriterien und eine nahtlose Buchung im Programm verfügbar sind, wird die konforme Buchung zur naheliegenden Wahl für Ihre Reisenden.
Transparenz über bislang unkontrollierte Ausgaben
Langzeitaufenthalte finden bereits statt – häufig außerhalb des Programms. Durch die Integration gewinnen Sie vollständige Transparenz, stärken Ihre Verhandlungsposition und reduzieren unkontrollierte Ausgaben.
Stärkere Steuerung und Compliance
Mit integrierten Langzeitaufenthalten greifen Ihre Richtlinien konsequent. Duty of Care ist gewährleistet, Rechnungsprozesse werden zentralisiert und Reporting wird vollständig.
Ganzheitliche Steuerung der Lodging-Ausgaben
Durch die Integration von Longstay entsteht erstmals ein vollständiges Bild Ihres Unterkunftsbedarfs. Procurement erhält die Datengrundlage, um Programme strategisch weiterzuentwickeln und nachhaltig zu optimieren.
Warum HRS
Die effiziente Lösung für die Steuerung von Longstay
Mit HRS Connect integrieren Sie Langzeitaufenthalte vollständig in Ihr bestehendes Hotelprogramm. Sie profitieren von durchgängiger Transparenz, stärken Ihre Steuerungsfähigkeit und bieten Ihren Reisenden eine konsistente Buchungserfahrung – innerhalb Ihrer bestehenden Systemlandschaft.
Über 380.000 langzeitaufenthaltsrelevante Unterkünfte
Weltweit verfügbare Auswahl mit Fokus auf Serviced Apartments und wohnungsähnliche Unterkünfte.
Gezielte Suche nach relevanten Kriterien für Langzeitaufenthalte
Spezielle Filter in Connect ermöglichen die Auswahl nach Ausstattung wie Küche, Waschmöglichkeiten, Arbeitsplatz oder Zimmergröße
Integration in bestehende Buchungssysteme
HRS Connect ist sowohl als eigenständige Plattform als auch integriert in Ihre bestehenden OBEs verfügbar – genau dort, wo Ihre Reisenden buchen
End-to-End Integration entlang der gesamten Prozesskette
Von der Beschaffung über die Buchung bis hin zu Zahlung, Rechnungsmanagement und VAT-Reclaim – vollständig integriert in Ihre bestehende Finanz- und Compliance-Struktur
Video
Einblicke vom Corporate Lodging Forum
Produkte
Zwei Plattformen. Eine Mission.
HRS hilft Ihrem Programm, ganzheitlich durchzustarten: Entwickeln Sie Strategien und führen Sie Änderungen mit Copilot durch. Buchen Sie Unterkünfte und Tagungen mit Connect.
HRS Copilot
Ihre KI-gestützte Strategie
Copilot wurde für Reise- und Einkaufsführer entwickelt und wandelt Daten in Entscheidungen um. So werden Einsparungen, die Einhaltung von Vorschriften, das Reiseerlebnis und Ihr Fußabdruck optimiert. Erhalten Sie proaktive Empfehlungen, auf die Sie mit einem Klick reagieren können. Bewahren Sie all Ihre ESG-Daten an einem Ort auf. Für Ihr bisher intelligentestes Programm.
HRS Connect
Ihre intelligente All-in-One-Plattform
Verwalte Unterkünfte und Tagungen von Anfang bis Ende. Lassen Sie Reisende Kurzaufenthalte, Gruppen, längere Aufenthalte und Tagungen buchen. Connect zeigt nur konforme Optionen zu den besten Tarifen. Darüber hinaus automatisiert es Zahlungen und Fakturierungen und unterstützt gleichzeitig die Spesen- und Erstattungssysteme. Alles in einem.
Erfolgsgeschichten
So profitieren Kunden in der Praxis
Führende Unternehmen setzen HRS bereits erfolgreich ein – mit messbarem Mehrwert.
Der Weg der Würth-Gruppe zum global steuerbaren Travel Framework
Ein Konzern mit über 86.000 Mitarbeitenden in mehr als 80 Ländern, dezentral organisiert, mit gewachsenen Strukturen in jedem Markt. Wie die WSS Würth Shared Services gemeinsam mit HRS trotzdem globale Steuerbarkeit geschaffen hat, zeigt diese Case Study.
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Der Weg zu Net Zero
Die Deutsche Telekom optimierte mit HRS ihr Beherbergungsprogramm: 31 % weniger CO₂ pro Übernachtung, 45 % Kostenersparnis und 95 % Akzeptanz. Green Stay unterstützt klare Klimaziele: –55 % CO₂ bis 2030, Net Zero bis 2040.
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Datengestützte Transformation: Wie PwC Italien die Online-Akzeptanz von 91% erreichte
PwC Italien modernisierte mit HRS seinen fragmentierten Hotelbuchungsprozess und schuf ein strukturiertes, automatisiertes Reiseprogramm. Ergebnis: 91 % Online-Akzeptanz, bessere Compliance und messbare Einsparungen.
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Der Weg der EnBW AG zur Klimaneutralität
EnBW digitalisierte mit HRS ihr Beherbergungsprogramm: 28 % weniger CO₂, 33 % höhere Akzeptanz und volle Kostentransparenz. KI und Green Stay unterstützen das Ziel, bis 2035 klimaneutral zu werden.
Strategische Beschaffung von globalen Unterkünften für Nachhaltigkeit und Akzeptanz
Groupe Adeo zentralisierte mit HRS die Unterkunftsbeschaffung weltweit. Ergebnis: 84 % Programmakzeptanz, 98 % VCC-Nutzung, 6,5 % Kostenvermeidung und 10 % weniger CO₂ pro Zimmernacht durch nachhaltige Prozesse.
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So erreichte Ströer mit HRS eine Akzeptanz von 94% des Hotelprogramms
Ströer startete mit HRS sein Hotelprogramm neu: Prozesse wurden vereinheitlicht, Zahlungen automatisiert und Daten gebündelt. Das führte zu 94 % Programmtreue, klarer Kostenkontrolle, hoher Zahlungssicherheit und mehr Nachhaltigkeit.
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Langzeitaufenthalte gehören in Ihr Programm – und lassen sich gezielt steuern
Die Ausgaben existieren bereits. Was bislang gefehlt hat, ist die passende Infrastruktur, um sie in das gemanagte Programm zu integrieren. Mit HRS Connect für Langzeitaufenthalte erhält Procurement die notwendige Transparenz, Reisende eine passende Buchungserfahrung und Ihr Programm die Vollständigkeit, die bisher gefehlt hat.
FAQs
Ihre Fragen – klar beantwortet
Überschrift
Warum stellen Langzeitaufenthalte die größte Lücke in gemanagten Hotel-Programmen dar?
Onlinebuchungsportale wurden ursprünglich für kurzfristige Geschäftsreisen entwickelt. Langzeitaufenthalte passen daher nicht in die Logik dieser Systeme. In der Folge liegt der Anteil an Buchungen außerhalb des Programms bei rund 21 % – nahezu doppelt so hoch wie im Gesamtdurchschnitt von 12 %. Die Ursachen sind strukturell, nicht verhaltensbedingt: Travel Manager nennen fehlende passende Unterkünfte (67 %), fehlende Preisstrukturen für längere Aufenthalte (65 %) sowie aufwendige Buchungsprozesse als Hauptgründe. Reisende buchen nicht bewusst außerhalb des Programms – sie tun es, weil ihnen innerhalb des Programms keine geeignete Alternative zur Verfügung steht.
Überschrift
Unterstützt HRS Connect unterschiedliche Arten von Langzeitaufenthalten oder gibt es einen einheitlichen Ansatz?
HRS Connect ist auf die gesamte Bandbreite von Langzeitaufenthalten ausgelegt. Bei Aufenthalten von 8–14 Nächten – etwa für Projekteinsätze oder Trainings – sind Hotelzimmer oder Serviced Apartments mit Zugang zu Küchen oft ausreichend. Bei 15–29 Nächten verschieben sich die Anforderungen hin zu einem wohnähnlichen Aufenthalt: Waschmöglichkeiten, voll ausgestattete Küchen, Arbeitsbereiche und Apartmentlösungen werden wichtiger. Ab 30 Nächten erwarten Reisende vollständig ausgestattete Apartments, monatliche Preisstrukturen und flexible Vertragsbedingungen. Mit über 380.000 relevanten Unterkünften und gezielten Filtern unterstützt HRS Connect alle diese Anforderungen und ermöglicht es Reisenden, genau die passende Option zu finden.
Überschrift
Welche Unterkunftsarten stehen für Langzeitaufenthalte zur Verfügung?
Die mehr als 380.000 über HRS Connect verotelzimmer hinaus. Das Angebot umfasst insbesondere Serviced Apartments sowie wohnungsähnliche Unterkünfte, die speziell auf die Anforderungen von Projektaufenthalten und mehrwöchigen Einsätzen ausgerichtet sind. Die Abdeckung ist global und orientiert sich an den Märkten mit hoher Nachfrage nach Langzeitaufenthalten im Corporate Travel.
Überschrift
Wie funktioniert die Zahlung bei Langzeitaufenthalten?
Langzeitaufenthalte in HRS Connect folgen dem gleichen durchgängigen Zahlungsprozess wie klassische Hotelbuchungen – inklusive virtueller Kreditkarte, zentraler Rechnungsstellung und Mehrwertsteuer-Rückerstattung. Dabei wird bewusst kein separater Prozess geschaffen: Langzeitaufenthalte sind vollständig in die bestehenden Finanzprozesse integriert. Gleichzeitig berücksichtigt die Infrastruktur die Besonderheiten längerer Aufenthalte, wie höhere Gesamtbeträge, mehrere Abrechnungszeiträume und längere Aufenthaltsdauern – ohne zusätzlichen Aufwand für Reisende, Bucher oder Finance.
Überschrift
Muss unser Unternehmen neue Systeme einführen, um Langzeitaufenthalte über HRS Connect zu buchen?
Nein. HRS Connect ist so konzipiert, dass es sich nahtlos in bestehende Programme integriert. Reisende können Langzeitaufenthalte entweder über das bestehende OBE buchen oder direkt über die HRS Connect Plattform. Die neuen Funktionen stehen damit genau dort zur Verfügung, wo Ihre Reisenden bereits heute buchen.