Wie die Deutsche Bahn mit digitalem Personal- und Fahrgastmanagement bis zu 90 % Zeitersparnis erzielte
Die Deutsche Bahn hat ihre veralteten, manuellen Personal- und Fahrgastprozesse durch die Einführung einer durchgängigen digitalen Plattform transformiert – und erzielte dabei bis zu 90 % Zeiteinsparungen, eine Reduzierung der Prozesskosten um 93 % und eine deutliche Verbesserung des Services bei Störungen
Wir haben bereits mit HRS im Bereich Zahlungen zusammengearbeitet. Uns beeindruckten das professionelle Know-how, die umfassende Expertise des Unternehmens, die Zuverlässigkeit und die Geschwindigkeit in der Entwicklung. Besonders überzeugend war die Fähigkeit, uns beim Change Management zu unterstützen. Wir wollten diese vertrauensvolle Partnerschaft ausbauen und intensivieren. Die starke Ausrichtung auf die Kundenbedürfnisse unterstreicht die erfolgreiche Zusammenarbeit.
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Results:
80 %
Zeitersparnis
93 %
Prozesskosteneinsparungen
+90 %
weniger Rechnungen zu verwalten
Skalierbare Digitalisierung des Störungsmanagements für Personal und Passagiere
Die Deutsche Bahn betreibt eines der komplexesten Mobilitätsnetzwerke Europas, das bundesweite Bahnverbindungen verwaltet, die eine kontinuierliche Koordination des Personals und eine schnelle Reaktion auf Passagierstörungen erfordern. Verspätungen, Zugausfälle und Betriebsstörungen führen zu einer großen Anzahl kurzfristiger Hotelbuchungen, was erheblichen Druck auf Planung, Buchung und Kostenkontrolle ausübt.
Vor der Digitalisierung basierte das Störungsmanagement stark auf manuellen Arbeitsabläufen. Teams arbeiteten mit E-Mails, Tabellenkalkulationen, Papiervouchern und fragmentierten Lieferantenprozessen. Planungszyklen waren lang, das Rechnungsvolumen war exzessiv, und die Echtzeit-Transparenz bei Buchungen, Ausgaben und Lieferantenleistung war begrenzt. Infolgedessen verlangsamten sich die Reaktionszeiten und die Betriebskosten stiegen in kritischen Momenten.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hat die Deutsche Bahn HRS Crew & Passenger Solutions, eine durchgängige digitale Plattform, implementiert, die darauf ausgelegt ist, störungsbedingte Unterbringungsprozesse zu automatisieren. Die Lösung umfasst Planung, Hotelbeschaffung, Buchung, virtuelle Bezahlung, Kommunikation und Auditierung innerhalb eines einzigen Ökosystems.
Mit der implementierten Automatisierung zentralisierte die Deutsche Bahn die Hotelbeschaffung, ermöglichte Echtzeit-Buchungen sowohl für das Personal als auch für betroffene Passagiere und ersetzte papierbasierte Prozesse durch digitale Voucher und Benachrichtigungen. Virtuelle Bezahlung und konsolidierte Rechnungsstellung reduzierten die finanzielle Komplexität drastisch, während die Betriebsteams eine Live-Transparenz über alle Störungsszenarien erhielten.
Messbare Ergebnisse
- Bis zu 90 % Zeitersparnis im täglichen Betrieb
- 93 % Reduzierung der Prozesskosten
- Planungszyklen verkürzten sich von 6,5 Wochen auf 1,5 Wochen
- Jährliche Hotelrechnungen reduzierten sich von 41.000 auf nur 12
- Bis zu 50 % Hotelkostenersparnis bei Passagierstörungen
Operative Auswirkungen
- Schnellere, konsistentere Reaktion bei Verspätungen und Ausfällen
- Verbessertes Fahrgasterlebnis in Stresssituationen
- Stärkere Lieferantenkontrolle und Vertragseinhaltung
- Prüfungsbereite Daten zur Unterstützung von Prognosen und finanzieller Überwachung
Durch die Ablösung veralteter Prozesse durch digitale Echtzeit-Orchestrierung hat die Deutsche Bahn das Störungsmanagement von einer reaktiven, manuellen Funktion in einen optimierten, datengesteuerten Betrieb umgewandelt – was zu Effizienz, Kostenkontrolle und besseren Ergebnissen für Personal und Fahrgäste führte.
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