Der Weg der Würth-Gruppe zum global steuerbaren Travel Framework

AUSGANGSSITUATION

‍

Die Würth-Gruppe steht als global agierendes Unternehmen vor der Herausforderung, ein über Jahre gewachsenes Travel Programm zu steuern und weiterzuentwickeln. Unterschiedliche Systeme, Datenstrukturen und Zahlungsprozesse führten zu einer fragmentierten Programmlandschaft mit begrenzter Transparenz und eingeschränkter Vergleichbarkeit. Diese Komplexität wirkte sich direkt auf die Steuerbarkeit aus: Zentrale Optimierung war nur eingeschränkt möglich, während lokale Prozesse und manuelle Aufwände dominierten.

Gleichzeitig war die Zielsetzung klar definiert: Die Würth Shared Services (WSS), als konzerninterne Dienstleistungsgesellschaft, wollte das Travel Programm der Würth-Gruppe konsequent optimieren. Im Fokus standen Einsparungen, globale Zahlungsstandardisierung und datenbasierte Steuerung, ohne die Zufriedenheit der Reisenden zu beeinträchtigen.

‍

ÜBER DAS PROJEKT

‍

Gemeinsam mit HRS hat die Würth-Gruppe ein globales, integriertes Travel Framework aufgebaut, das den kompletten End-2-End-Prozess im Ökosystem abdeckt. Buchung, Zahlung und Abrechnung werden standardisiert und global harmonisiert, mit einer einheitlichen Datenbasis für globale Entscheidungen und aktiver Steuerung des gesamten Travel Programms.Die Einführung von Virtual Cards als globalem Zahlungsstandard bildet die Basis für einen vollständig integrierten Payment-to-Invoice-Prozess. Buchung, Zahlung und Abrechnung werden automatisiert miteinander verknüpft, was Transparenz schafft, manuelle Aufwände reduziert und die Grundlage für eine lückenlose Auditierbarkeit legt.

Das Programm erzielt bei den bereits ongeboardeten Gesellschaften messbare Ergebnisse über alle relevanten Dimensionen: Kosten, Zahlungsstandards und Traveler Satisfaction. Die konkreten Zahlen und den vollständigen Weg finden sich in der Case Study.

‍

GOVERNANCE UND TRANSFORMATION

‍

Die erfolgreiche Umsetzung basierte auf einer klaren Governance-Struktur und der engen Zusammenarbeit aller relevanten Konzernfunktionen. Finance, IT und Travel wurden frühzeitig eingebunden, um ein gemeinsames globales Framework zu definieren. Klare Priorisierung, transparente Kommunikation und strukturierte Entscheidungsprozesse stellten sicher, dass die Transformation effizient und nachhaltig umgesetzt werden konnte.DER BLICK NACH VORNEDie Würth-Gruppe baut ihr globales Travel Framework kontinuierlich weiter aus. Im Fokus stehen der internationale Rollout sowie die stärkere Integration von Lodging und Meetings. Mit der KI-basierten Plattform werden künftig Programmrisiken und Einsparpotenziale identifiziert, Maßnahmen zur Gegensteuerung abgeleitet und nach Freigabe automatisiert umgesetzt.Wie der vollständige Weg aussieht und welche konkreten Ergebnisse dabei erzielt wurden, zeigt die Case Study zum Download.