HRS GLOBAL CORPORATE LODGING & MEETINGS PROCUREMENT TREND REPORT | 2026/2027
Una risorsa strategica per Procurement Manager e responsabili dei programmi di viaggio aziendali
- Scopri perché il tradizionale procurement alberghiero ha raggiunto i suoi limiti e quali nuovi modelli lo stanno sostituendo.
- Comprendi perché le regole globali del programma, da sole, non sono più sufficienti per generare risparmi e cosa manca a un approccio esclusivamente centralizzato.
- Scopri perché l’intelligence a livello di destinazione è ormai una necessità competitiva, non più un semplice nice-to-have.
- Comprendi il vero ruolo dell’AI nel Procurement, al di là dell’hype.
- Identifica i nuovi driver di ottimizzazione che questo cambiamento rende possibili e quali attivare per primi.
- Scopri come questi driver si traducono in risparmi effettivi e misurabili, non solo in benefici teorici.
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Punti chiave
Questo report offre ai responsabili Procurement e Travel i dati e la logica operativa necessari per colmare il divario tra risparmi negoziati e risparmi effettivamente realizzati:
- Il divario tra risparmi negoziati e realizzati è concreto e misurabile: circa il 55% dei risparmi negoziati non viene mai effettivamente realizzato e il 40% delle prenotazioni di alloggi aziendali avviene al di fuori dei canali gestiti. Su un programma da 30 milioni di euro, questo equivale a circa 2,1 milioni di euro di risparmi persi.
- Il modello tradizionale è troppo lento per correggere rapidamente la rotta: un tipico ciclo RFP aziendale può richiedere fino a 167 giorni, dall’avvio del processo al caricamento delle tariffe, lasciando pochissimo margine per intervenire una volta che il programma è operativo.
- Il sourcing a livello di destinazione permette di recuperare i risparmi che le regole globali non riescono a cogliere: fino al 5% di risparmi aggiuntivi grazie a negoziazioni specifiche per ciascun mercato, anziché a un’unica strategia tariffaria globale.
- Un programma progettato sulla base dei traveler persona riduce il gap di adozione: fino al 2,5% di risparmi aggiuntivi e una riduzione del leakage fino al 20%, adattando il programma alle reali modalità di prenotazione dei viaggiatori in ciascun mercato.
- La convergenza tra segmenti libera un potere negoziale spesso ancora inutilizzato: circa 5% di risparmi incrementali combinando in un’unica strategia negoziale la domanda relativa a viaggi individuali (transient), long stay, meeting e gruppi.
- L’esecuzione agentica accelera radicalmente l’intero processo: i cicli di sourcing possono passare da 167 a soli 17 giorni, riducendo il tempo di lavoro effettivo richiesto al cliente da circa 20 giorni a meno di 6 ore.
Capitolo 1: Perché il tradizionale procurement alberghiero non riesce più a soddisfare le aspettative delle aziende
Il procurement degli alloggi aziendali è sottoposto a pressioni crescenti su più fronti: tariffe in aumento, con differenze significative tra mercati e catene alberghiere, crescenti obblighi ESG e di duty of care, e comportamenti dei viaggiatori che variano profondamente da un mercato all’altro.
Un tipico processo RFP aziendale può richiedere fino a 167 giorni, lasciando pochissimo margine per correggere la strategia una volta che il programma è operativo. Il risultato? Circa il 55% dei risparmi negoziati non viene mai effettivamente realizzato e il 40% delle prenotazioni avviene completamente al di fuori dei canali gestiti.
Non si tratta di un problema di compliance, ma della conseguenza strutturale di un modello uniforme applicato a un mercato che uniforme non è più.
Capitolo 2: Come lavoreranno i team di Travel Procurement di domani
I programmi più evoluti stanno ripensando il proprio approccio attorno a cinque leve strategiche di procurement: intelligence di sourcing a livello di destinazione, strategie tariffarie specifiche per mercato, programmi basati sui traveler persona, potere d’acquisto trasversale ai diversi segmenti ed esecuzione agentica.
Ognuna di queste leve genera un impatto misurabile sui risparmi: dalla maggiore precisione delle negoziazioni locali alla riduzione dei cicli di procurement da mesi a pochi giorni.
Insieme, trasformano il procurement da un’attività svolta una volta all’anno a una disciplina continua e data-driven.
Capitolo 3: Dal valore negoziato ai risparmi effettivamente realizzati
Le cinque leve generano il loro pieno valore solo quando operano all’interno di un unico sistema connesso. Anche la migliore strategia di sourcing perde efficacia se la tariffa negoziata non viene visualizzata correttamente al momento della prenotazione.
È proprio qui che gran parte del mercato mostra ancora i propri limiti: soluzioni specifiche risolvono singole parti del processo, ma lasciano scoperti i passaggi e le interazioni tra una fase e l’altra.
HRS Copilot e HRS Connect colmano questo divario attraverso un unico modello operativo integrato, mentre HRS Vault protegge i dati dei viaggiatori in ogni punto di connessione del processo.
FAQ
Tutte le risposte alle tue domande.
Perché il tradizionale procurement alberghiero non funziona più e perché le regole globali del programma non sono sufficienti?
Un’unica policy globale (una sola regola di Last Room Availability (LRA), una sola policy per la colazione, un’unica lista di fornitori) non può tenere conto di oltre 40 destinazioni caratterizzate da strutture dell’offerta, dinamiche della domanda e comportamenti dei viaggiatori profondamente diversi. Il report mostra esattamente dove questo disallineamento si traduce in risparmi persi.
Perché l’intelligence a livello di destinazione è così importante e quale ruolo svolge l’AI?
Su scala enterprise, negoziare in modo diverso per ogni destinazione rilevante non è mai stato realisticamente possibile senza l’AI. L’intelligenza artificiale rende operativa un’intelligence di mercato specifica per destinazione e aggiornata continuamente, trasformando il tradizionale RFP annuale in una visione sempre attiva e aggiornata di domanda, offerta e dinamiche competitive.
Quali nuove leve di procurement rende possibili questo approccio?
Sourcing a livello di destinazione, strategie tariffarie specifiche per mercato, programmi basati sui traveler persona, potere d’acquisto trasversale ai diversi segmenti ed esecuzione agentica. Nel report, ciascuna leva è associata a un impatto misurabile sui risparmi.
Perché HRS può attivare queste leve meglio di altri provider?
La maggior parte degli strumenti di AI disponibili sul mercato affronta una singola fase del processo in modo isolato. HRS Copilot e HRS Connect sono invece progettati come un unico modello operativo nativamente integrato, che accompagna l’intero processo, dalla strategia alla prenotazione fino al pagamento. HRS Vault protegge i dati dei viaggiatori lungo l’intero ecosistema connesso.
Come si trasforma concretamente il valore negoziato in risparmi effettivamente realizzati?
Ciò che viene negoziato in HRS Copilot determina ciò che viene visualizzato in HRS Connect al momento della prenotazione. Ciò che viene prenotato determina ciò che viene pagato. E i dati di pagamento alimentano il ciclo di sourcing successivo.
In questo modo si chiude il cerchio tra ciò che il programma negozia e i risparmi che riesce effettivamente a realizzare.
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