Le groupe Würth : vers une gestion mondiale des voyages d'affaires

Contexte

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Présent dans plus de 80 pays et fort de plus de 86 000 collaborateurs, le groupe Würth devait relever un défi majeur : piloter et faire évoluer un programme de voyages d'affaires construit progressivement au fil des années.

La coexistence de systèmes, de structures de données et de processus de paiement différents avait entraîné un écosystème fragmenté, offrant une visibilité limitée et des possibilités de comparaison restreintes. Cette complexité freinait le pilotage global du programme : les optimisations centralisées restaient limitées, tandis que les processus locaux et les tâches manuelles continuaient de prédominer.

Face à ce constat, Würth Shared Services (WSS), l'entité de services partagés du groupe, s'est fixé un objectif clair : optimiser durablement le programme de voyages d'affaires à l'échelle mondiale. Les priorités étaient d'accroître les économies, de standardiser les paiements au niveau international et d'améliorer le pilotage grâce aux données, sans compromettre l'expérience des voyageurs.

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Le projet

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En collaboration avec HRS, le groupe Würth a conçu un cadre mondial intégré de gestion des voyages couvrant l'ensemble du processus de bout en bout. Les étapes de réservation, de paiement et de facturation ont été harmonisées autour d'une plateforme unique et d'une base de données commune, permettant un pilotage mondial cohérent et une meilleure prise de décision.

L'introduction des cartes virtuelles comme standard de paiement international constitue le socle d'un processus entièrement intégré, du paiement à la facture. Les réservations, les paiements et la facturation sont automatiquement reliés, ce qui améliore la transparence, réduit les interventions manuelles et garantit une traçabilité complète des opérations.

Dans les entités déjà déployées, le programme produit des résultats mesurables sur l'ensemble des indicateurs clés : réduction des coûts, standardisation des paiements et amélioration de la satisfaction des voyageurs. Les résultats détaillés ainsi que les chiffres clés sont présentés dans l'étude de cas.

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Gouvernance et transformation

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Le succès du projet repose sur une gouvernance clairement définie et sur une collaboration étroite entre les principales fonctions du groupe. Les équipes Finance, IT et Travel ont été associées dès les premières étapes afin de définir un cadre de gestion commun à l'ensemble des filiales.

Une gouvernance structurée, des priorités clairement établies, une communication transparente et des processus de décision efficaces ont permis de conduire la transformation de manière progressive, maîtrisée et durable.

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Perspectives

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Le groupe Würth poursuit le déploiement de son cadre mondial de gestion des voyages. Les prochaines étapes portent notamment sur l'extension internationale du programme ainsi que sur une intégration renforcée des activités d'hébergement et de réunions.

À terme, la plateforme enrichie par l'intelligence artificielle permettra d'identifier automatiquement les risques liés au programme et les opportunités d'économies, de recommander les actions les plus pertinentes et, après validation, de les mettre en œuvre de manière automatisée.

Découvrez dans l'étude de cas comment le groupe Würth a mené cette transformation et les résultats concrets obtenus.