Pay-to-Reclaim
Relever le défi des paiements et des dépenses
Transformez la complexité en contrôle. Avec HRS, les paiements, les dépenses et les remboursements de votre hébergement et de vos réunions s'effectuent en mode pilote automatique. Notre technologie brevetée automatise tout, des transactions sécurisées aux données prêtes à être auditées, ce qui permet d'économiser du temps, de l'argent et des efforts dans l'ensemble de votre organisation.
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Statu quo
Les paiements, les dépenses et les remboursements sont pénibles
Trop de moyens de paiement
Les multiples cartes, virements bancaires et paiements sur site font de la réconciliation un véritable cauchemar. Sans processus unifié, il est difficile de suivre les dépenses et les équipes perdent du temps à rechercher des données au lieu de les analyser.
Le traitement manuel est sujet aux erreurs
Le traitement manuel des factures d'hôtel entraîne des retards, des doublons et des erreurs. Chaque étape manuelle augmente le risque de paiements incorrects et ralentit les cycles de reporting entre les équipes et les régions.
Faible acceptation, portée limitée
Les solutions de paiement d'entreprise échouent souvent dans les établissements ne faisant pas partie du GDS, dans certaines régions ou lors de réunions. En cas d'échec de paiement, les voyageurs paient de leur poche. Une mauvaise expérience, qui a conduit à des réservations hors politique.
Retards de remboursement
Lorsque les voyageurs paient d'avance, le service financier paie le prix plus tard. Les remboursements sont manuels et fastidieux, ce qui représente des heures de travail fastidieuses qui pourraient être consacrées au développement stratégique. Inefficace et frustrant.
Lacunes en matière de conformité et risques coûteux
La gestion manuelle des dépenses ouvre la voie à des problèmes de conformité et à des fraudes. En l'absence de pistes de validation et d'audit automatisées, le respect des exigences fiscales et politiques mondiales devient un défi constant.
bout en bout
Une solution unique pour les séjours et les réunions
Couvrez l'intégralité du cycle de vie financier, de la réservation au remboursement de la TVA, tant pour les nuits d'hôtel que pour les réunions. Qu'il s'agisse d'une seule nuit, d'une réservation de groupe ou d'un événement de plusieurs jours, vous gérez le paiement, les dépenses et les remboursements en un seul flux continu. Pas d'étapes manuelles, pas de systèmes séparés, mais un contrôle total de vos dépenses liées aux voyages d'affaires.
Avantages
Prenez le contrôle grâce à notre solution
HRS Payments réunit automatisation, conformité et commodité sur une seule plateforme unifiée. Passez de la réservation à la réconciliation en quelques clics. Pour les séjours à l'hôtel et les réunions.
Une solution de bout en bout
Une configuration de paiement unique pour chaque segment des voyages d'affaires : voyages transitoires, réunions, longs séjours et groupes. Du paiement au remboursement, tout se déroule automatiquement dans un flux global unique.
Sécurité et protection contre la fraude
Sécurité de niveau professionnel avec détection des fraudes en temps réel et conformité à la norme PCI-DSS. Les paiements cryptés, la validation des politiques et les contrôles de taux automatisés protègent votre programme contre la fraude, les abus et les erreurs humaines.
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Conformité totale intégrée
Assurez la pérennité de vos processus de paiement grâce à une conformité totale à la PSD3, à la facturation électronique et aux normes fiscales internationales. Les données prêtes à être auditées et les traces numériques permettent de créer des rapports sans effort et en toute sécurité. Pour les audits internes ou les autorités.
Acceptation maximisée
VCC, SEPA, ERP vers ERP : HRS Payments travaille avec des fournisseurs mondiaux et votre propre réseau bancaire. Une couverture véritablement mondiale pour les établissements GDS et non GDS, afin que les paiements soient couronnés de succès partout où se rendent vos voyageurs.
La récupération de la TVA se fait sans effort
Récupérez automatiquement 100 % de la TVA éligible grâce à des données de facturation enrichies de niveau 3. Pas de formulaires, pas de travail manuel. Les contrôles d'éligibilité et les flux de soumission automatisés maximisent le potentiel de remboursement. Pour des économies supplémentaires.
Commodité accrue
Offrez aux voyageurs l'expérience qu'ils attendent grâce à des rapports de dépenses entièrement intégrés en un clic. Synchronisez les données de paiement directement dans votre système de gestion des dépenses, afin que les voyageurs n'aient pas à télécharger de reçus et que le service financier leur fasse gagner du temps.
Étape par étape
Automatisez les paiements, les dépenses et les remboursements, le tout en un seul endroit
Payez dans le monde
Traitez chaque transaction en toute sécurité, à l'aide de cartes virtuelles, de bons de paiement ou de virements bancaires. Une acceptation maximale, une conformité intégrée et une prévention de la fraude en temps réel garantissent le bon déroulement des opérations mondiales.
Auditez et enrichissez les factures
Chaque facture d'hôtel est collectée, validée et enrichie selon les normes de niveau 3. Automatiquement. Obtenez des données prêtes à l'emploi et à l'épreuve des audits qui permettent de garder le contrôle total des finances. Sans lever le petit doigt.
Approuver les dépenses
Les rapports de dépenses deviennent fluides. Les approbations en un clic et l'intégration fluide avec les principales plateformes telles que SAP Concur ou Coupa Pay éliminent le travail manuel et les retards.
Réclamer la TVA
La TVA éligible est récupérée automatiquement au-delà des frontières, ce qui augmente les taux de recouvrement et réduit les efforts administratifs grâce à une précision totale des données. Pour un maximum d'économies.
Processus de paiement pour récupérer
Propulsé par une technologie brevetée
Qu'est-ce qui différencie HRS ? Une automatisation brevetée qui élimine le travail manuel à chaque étape. Conçu pour vous faire gagner du temps. Notre technologie Pay-to-Reclaim permet à votre équipe de se concentrer sur la stratégie, et non sur les formalités administratives.
- Associe automatiquement les données de réservation, de paiement et de facturation.
- Valide les factures en vérifiant les montants, les dates, les devises et la conformité aux politiques du client, à la fois en effectuant des audits juridiques et commerciaux.
- Détecte les factures surfacturées ou manquantes et déclenche des flux de correction ou de remboursement automatiques.
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Histoires de réussite
Preuves fournies par vos pairs
Découvrez comment les grandes entreprises transforment les voyages grâce à HRS.
En route vers la carboneutralité
Deutsche Telekom s'est associée à HRS pour mettre en place un programme d'hébergement plus efficace et durable. Grâce à la plateforme numérique de HRS et à l'initiative Green Stay, l'entreprise a réussi à réduire de 31 % ses émissions de CO₂ par nuitée, à réduire les coûts de 45 % et à adopter 95 % d'utilisation en ligne. Avec des objectifs clairs visant à réduire les émissions de CO₂ de 55 % d'ici 2030 et à atteindre la neutralité carbone d'ici 2040, Deutsche Telekom continue de promouvoir les voyages d'affaires durables.
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Transformation pilotée par les données : comment PwC Italie a atteint 91 % d'adoption en ligne
PwC Italy a revu son processus fragmenté de réservation d'hôtels en s'associant à HRS pour créer un écosystème de voyages structuré, automatisé et basé sur des informations. L'initiative a atteint 91 % d'adoption en ligne, a rationalisé la conformité et a permis de réaliser des économies mesurables grâce à une transformation axée sur les données.
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Le parcours d'EnBW AG vers la neutralité climatique
EnBW AG s'est associée à HRS pour numériser et automatiser son programme d'hébergement en utilisant des informations basées sur l'IA et une hiérarchisation durable des hôtels. Grâce à la plateforme Lodging-as-a-Service et à la Green Stay Initiative, l'entreprise a réduit ses émissions de CO₂ de 28 %, augmenté l'adoption de ses programmes de 33 % et obtenu une transparence totale sur les dépenses d'hébergement, soutenant ainsi son objectif de devenir climatiquement neutre d'ici 2035.
Approvisionnement stratégique mondial en matière d'hébergement, durabilité et adoption accrue
Le Groupe Adeo s'est associé à HRS pour centraliser les achats, accroître l'adoption des programmes et réduire les émissions liées aux voyages. Grâce à une gestion complète de l'hébergement, à des solutions de paiement améliorées et à des processus axés sur la durabilité, le groupe a réalisé des économies significatives, un taux d'adoption de 84 %, une réduction de 10 % des émissions de CO₂ par nuitée et une acceptation du VCC de 98 %.
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Comment Ströer a atteint 94 % d'adoption de son programme hôtelier grâce à HRS
Ströer s'est associé à HRS pour relancer la gestion de ses voyages hôteliers grâce à une plateforme de bout en bout qui centralise les dépenses, accroît la transparence, simplifie les réservations et les paiements et renforce la conformité. L'entreprise a atteint 94 % d'adoption en ligne, 7,5 % d'économies, 97 % d'adoption des paiements numériques et de solides indicateurs de durabilité et de qualité dans l'ensemble de son programme d'hébergement.
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Intégrations
Connectez tout en un seul endroit
Avec HRS, vous pouvez choisir parmi de nombreux modes de paiement pour faciliter la réservation de votre hébergement et de vos réunions.
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