La tecnologia HRS Meetings Mgmt offre una visibilità dei dati rivoluzionaria e una fatturazione automatizzata

La nuova piattaforma AI reinventa la gestione semplice delle riunioni

La nuova offerta Meetings-as-a-Service include una tecnologia rivoluzionaria di fatturazione e pagamento, che offre ai pianificatori un processo end-to-end con approvvigionamento sostenibile e recupero dell'IVA

Colonia, Germania e New York, NY — 30 ottobre 2024 — ORE, la principale società globale di tecnologia per gli alloggi aziendali e i pagamenti, ha introdotto oggi una rivoluzionaria automazione semplice per la gestione delle riunioni. La La soluzione Meetings-as-a-Service include la piattaforma CONNECT proprietaria di HRS, che fornisce una nuova automazione basata sull'intelligenza artificiale sia per le aziende che per i fornitori di hotel mentre si sforzano di aumentare la visibilità dei dati. Con questa soluzione, HRS offre alle aziende una trasparenza e un controllo senza precedenti sui loro programmi di riunioni, integrando acquisti, prezzi istantanei, pagamenti virtuali e recupero dell'IVA in un unico processo end-to-end. HRS presenterà la nuova soluzione allo stand #9 la prossima settimana al Conferenza europea della Global Business Travel Association, che si terrà a Copenaghen dal 4 al 6 novembre.

Con la crescente domanda di riunioni semplici e le attività di sourcing in corso per il 2025, la tempistica del lancio globale di questa soluzione da parte di HRS è ideale. JProprio questo mese, Amadeus ha notato che il 40% delle prenotazioni alberghiere effettuate dai suoi clienti per il 2025 sono legate a riunioni. Tra la base clienti globale di HRS, l'aumento del numero di riunioni prenotate nel terzo trimestre è legato a un aumento del 39% del numero di pernottamenti contrattati legati alle riunioni. Alla luce di questa spesa crescente, i Meetings-as-a-Service di HRS forniscono ai responsabili dell'approvvigionamento e dei viaggi una visione a 360 gradi tempestiva e senza precedenti delle prestazioni dei programmi di riunioni regionali o globali di un'azienda.

La sfida: superare la struttura precedente e i processi di riunione semplici inadeguati

Nonostante i recenti progressi tecnologici, troppe aziende non hanno un'unica fonte di verità per quanto riguarda le politiche e le pratiche legate all'approvvigionamento, alla prenotazione e al pagamento di semplici riunioni. A maggio 2024 Notizie sui viaggi d'affari indagine ho scoperto che quasi la metà (46 percento) dei pianificatori ha ammesso di non utilizzando un processo definito per le riunioni, l'approvvigionamento o il pagamento. Numerosi studi condotti negli ultimi anni hanno rilevato che le aziende non raccolgono dati su categorie e segmenti, perdendo opportunità per ridurre i costi e migliorare le prestazioni. Questa mancanza di supervisione centralizzata e condizioni contrattuali simmetriche aumenta anche l'esposizione ai rischi di conformità.

HRS migliora la semplicità di pianificazione e pagamento delle riunioni grazie a una trasparenza dei dati senza pari

La piattaforma HRS CONNECT basata sull'intelligenza artificiale è l'elemento chiave dei Meetings-as-a-Service di HRS. La soluzione elimina le incertezze per i responsabili degli acquisti, i pianificatori professionisti e gli assistenti amministrativi, indipendentemente dal loro livello di esperienza. Parametri integrati definiti da policy velocizzano il processo decisionale e velocizzano le approvazioni. Altri punti salienti includono:

• La nuova tecnologia di determinazione dei prezzi istantanei sfrutta la cronologia dei prezzi e gli accordi con i fornitori preferiti per ridurre significativamente il tempo necessario per prendere in considerazione le opzioni tariffarie e garantire la giusta combinazione di spazi per riunioni e pernottamenti in camera. Questa semplicità garantisce inoltre la coerenza per gli hotel partner, riducendo in modo significativo gli scenari di correzione a valle.
• HRS si integra perfettamente negli ecosistemi aziendali esistenti, digitalizzando elementi vitali lungo il percorso. Ad esempio, la soluzione offre dati sulle transazioni arricchiti tramite meccanismi automatizzati di raccolta e correzione delle fatture. Ciò riduce drasticamente la necessità di esaminare manualmente pile di carta, garantendo al contempo che le aziende paghino solo ciò che è stato contrattato. In ultima analisi, la digitalizzazione e la semplificazione dei processi finanziari successivi minimizza commette errori e pone le basi per il recupero del 100% delle spese ammissibili all'IVA.
• Le aziende traggono vantaggio da capacità di benchmarking senza pari, con una visione chiara delle tariffe medie, dei termini e delle condizioni di eventi simili in hotel comparabili. Inoltre, i clienti Meetings-as-a-Service di HRS avranno accesso anche a La pluripremiata iniziativa Green Stay di HRS e certificata ISO all'inizio del 2025, consentendo l'integrazione automatica dei dati sulla sostenibilità nelle RFP e negli esercizi di prenotazione, comprese le emissioni legate all'uso delle sale riunioni e di altri servizi in loco.

Meetings-as-a-Service sta già generando risultati di successo per i clienti HRS

Come notato, il numero di riunioni semplici è in aumento dalla fine della pandemia. HRS ne ha diversi Fortuna 500 clienti aziendali che hanno adottato misure aggressive e diversi sono stati implementati la soluzione Meetings-as-a-Service anche se HRS ha perfezionato la tecnologia negli ultimi mesi. Alcuni risultati includono:

• Risparmio cumulativo dei costi del 28% tra le sperimentazioni in più Paesi.
• I pianificatori risparmiano più ore di tempo per riunione pianificata.
• I termini e le condizioni preferenziali sono stati inclusi nel 96% degli accordi stipulati con gli hotel.
• La capacità di fatturazione automatica basata sull'intelligenza artificiale di HRS non ha eguali. Le fatture elaborate da HRS sono accurate al 98%, superando di gran lunga i risultati di altri fornitori.
• I responsabili dei programmi per riunioni aziendali sono chiaramente alla ricerca di strutture alberghiere più sostenibili per le loro riunioni. Il numero di strutture Green Stay prenotate per riunioni è aumentato del 15% nei primi tre trimestri del 2024 (oltre i dati del 2023).

«L'infusione di una tecnologia all'avanguardia basata sull'intelligenza artificiale nella gestione quotidiana di semplici riunioni aziendali è attesa da tempo», ha affermato Luca De Angelis, CEO della business unit Workforce and Meetings Solutions di HRS. «La nostra soluzione Meetings-as-a-Service offre ai responsabili degli acquisti, ai pianificatori professionisti e ai professionisti amministrativi un'opzione self-service a loro disposizione 24 ore su 24, 7 giorni su 7, con una comprovata tecnologia basata su piattaforma che migliora le prestazioni attuali e gli scenari di proiezione. I nostri clienti esistenti sono pronti a implementare questa soluzione e il coinvolgimento di settori verticali all'avanguardia come l'automazione, la consulenza e il settore farmaceutico e delle scienze della vita aumenta di settimana in settimana. È il momento giusto per questa soluzione, poiché questo segmento richiede i vantaggi della nuova automazione poiché il volume delle semplici riunioni cresce in tutto il mondo».

Informazioni su HRS 

HRS è un'azienda tecnologica globale focalizzata sullo sfruttamento dell'intelligenza artificiale per creare esperienze di alloggio completamente digitali per le aziende e i loro viaggiatori. Le soluzioni basate sulla piattaforma dell'azienda stanno reinventando la gestione completa dei viaggi e l'esperienza dei viaggiatori per i segmenti transitori, riunioni e forza lavoro per Fortuna 500 aziende in tutto il mondo. ORE pluripremiata iniziativa Green Stay consente agli hotel di mostrare le loro caratteristiche sostenibili aiutando le aziende nella loro ricerca verso NetZero travel. HRS dispone di una rete insuperabile di relazioni ecosistemiche, con integrazioni API sicure per fornitori alberghieri, facilitatori di pagamenti digitali e soluzioni di prenotazione. Maggiori informazioni su www.hrs.com e su LinkedIn.

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