HRS Meetings Mgmt Tech bietet bahnbrechende Datentransparenz und automatisierte Rechnungsstellung

Neue KI-Plattform erfindet einfaches Besprechungsmanagement neu

Das neue Meetings-as-a-Service-Angebot umfasst eine bahnbrechende Fakturierungs- und Zahlungstechnologie, die Planern einen umfassenden Prozess mit nachhaltiger Beschaffung und Mehrwertsteuerrückerstattung bietet

Köln, Deutschland und New York, NY — 30. Oktober 2024 — STUNDEN, das weltweit führende Unternehmen für Unternehmensunterkünfte und Zahlungstechnologie, hat heute eine bahnbrechende einfache Automatisierung des Tagungsmanagements eingeführt. Das Die Meetings-as-a-Service-Lösung verfügt über die proprietäre CONNECT-Plattform von HRS, das sowohl Unternehmen als auch Hotelanbietern eine neue KI-gestützte Automatisierung bietet, die bestrebt sind, die Datentransparenz zu erhöhen. Mit dieser Lösung bietet HRS Unternehmen beispiellose Transparenz und Kontrolle über ihre Tagungsprogramme und integriert gleichzeitig Beschaffung, sofortige Preisgestaltung, virtuelle Zahlungen und Mehrwertsteuererstattung in einem durchgängigen Prozess. HRS wird die neue Lösung nächste Woche am Stand #9 auf der Europakonferenz der Global Business Travel Association, die vom 4. bis 6. November in Kopenhagen stattfindet.

Angesichts der steigenden Nachfrage nach einfachen Besprechungen und der laufenden Beschaffungsaktivitäten im Jahr 2025 ist der Zeitpunkt für die weltweite Einführung dieser Lösung durch HRS ideal. JErst in diesem Monat stellte Amadeus fest, dass 40 Prozent der Hotelbuchungen seiner Kunden für 2025 an Tagungen gebunden sind. Was den weltweiten Kundenstamm von HRS anbelangt, so ist der Anstieg der Anzahl der im dritten Quartal gebuchten Tagungen mit einem Anstieg der Anzahl der vertraglich vereinbarten Übernachtungen im Zusammenhang mit Besprechungen um 39 Prozent verbunden. Angesichts dieser steigenden Ausgaben bietet HRS mit Meetings-as-a-Service den Verantwortlichen in den Bereichen Beschaffung und Reisen einen zeitnahen, beispiellosen 360-Grad-Überblick über die Leistung des regionalen oder globalen Tagungsprogramms eines Unternehmens.

Die Herausforderung: Überwindung veralteter Strukturen und unzureichender einfacher Besprechungsprozesse

Trotz der jüngsten technologischen Fortschritte fehlt es viel zu vielen Unternehmen an einer einzigen Informationsquelle, wenn es um die Richtlinien und Praktiken im Zusammenhang mit der Beschaffung, Buchung und Bezahlung einfacher Besprechungen geht. Ein Mai 2024 Neuigkeiten rund um Geschäftsreisen Umfrage habe das gefunden fast die Hälfte (46 Prozent) der Planer wurden zugelassen nicht Verwendung eines definierten Prozesses für Besprechungen, Beschaffung oder Bezahlung. In zahlreichen Studien der letzten Jahre wurde festgestellt, dass Unternehmen keine Daten über Kategorien und Segmente hinweg erfassen und so Möglichkeiten zur Kostensenkung und Leistungssteigerung verpassen. Das Fehlen einer zentralen Aufsicht und symmetrischer Vertragsbedingungen erhöht auch das Risiko, sich mit der Einhaltung von Vorschriften auseinanderzusetzen.

HRS verbessert die einfache Planung und Bezahlung von Besprechungen durch unübertroffene Datentransparenz

Die KI-gestützte HRS CONNECT-Plattform ist das Schlüsselelement von HRS' Meetings-as-a-Service. Die Lösung macht das Rätselraten für Einkaufsleiter, professionelle Planer und Verwaltungsassistenten unabhängig von ihrem Erfahrungsstand überflüssig. Integrierte, von Richtlinien definierte Leitplanken beschleunigen die Entscheidungsfindung und beschleunigen Genehmigungen. Zu den weiteren Höhepunkten gehören:

• Die neue Instant-Pricing-Technologie nutzt die Preishistorie und die Vereinbarungen mit bevorzugten Lieferanten, um die Zeit, die für die Prüfung von Preisoptionen benötigt wird, erheblich zu verkürzen und die richtige Kombination aus Tagungsraum und Übernachtungen zu finden. Diese Einfachheit gewährleistet auch für Hotelpartner Einheitlichkeit und reduziert die Anzahl nachgelagerter Korrekturszenarien erheblich.
• HRS integriert sich nahtlos in bestehende Unternehmens-Ökosysteme und digitalisiert dabei wichtige Elemente. So bietet die Lösung beispielsweise mithilfe automatisierter Mechanismen zur Rechnungserfassung und -korrektur erweiterte Transaktionsdaten. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Papierstapel manuell durchzugehen, und gleichzeitig wird sichergestellt, dass Unternehmen nur für das bezahlen, was vertraglich vereinbart wurde. Letztlich die Digitalisierung und Rationalisierung aufeinanderfolgender Finanzprozesse minimiert Fehler und bereitet die Voraussetzungen für eine 100-prozentige Rückforderung der mehrwertsteuerfähigen Ausgaben vor.
• Unternehmen profitieren von unübertroffenen Benchmarking-Fähigkeiten, da sie einen klaren Überblick über die Durchschnittspreise und Konditionen ähnlicher Veranstaltungen in vergleichbaren Hotels haben. Darüber hinaus werden HRS-Kunden aus dem Bereich Meetings-as-a-Service auch Zugang zu Die preisgekrönte, ISO-zertifizierte Green Stay Initiative von HRS Anfang 2025, was die automatische Einbeziehung von Nachhaltigkeitsdaten in Ausschreibungen und Buchungen ermöglichte, einschließlich der Emissionen, die mit der Nutzung von Tagungsräumen und anderen Dienstleistungen vor Ort verbunden sind.

Meetings-as-a-Service führt bereits zu erfolgreichen Ergebnissen für HRS-Kunden

Wie bereits erwähnt, nimmt die Zahl einfacher Treffen seit dem Ende der Pandemie zu. HRS hat mehrere Vermögen 500 Firmenkunden ergreifen aggressive Maßnahmen und mehrere im Einsatz die Meetings-as-a-Service-Lösung obwohl HRS die Technologie in den letzten Monaten verfeinert hat. Einige Ergebnisse beinhalten:

• Kumulierte Kosteneinsparungen von 28 Prozent bei Studien in mehreren Ländern.
• Planer sparen mehrere Stunden Zeit pro geplanter Besprechung.
• In 96 Prozent der abgeschlossenen Verträge mit Hotels waren bevorzugte Geschäftsbedingungen enthalten.
• Die KI-gestützte automatische Rechnungsstellung von HRS ist unübertroffen. Die von HRS verarbeiteten Rechnungen sind zu 98 Prozent korrekt und übertreffen damit die Ergebnisse anderer Anbieter bei weitem.
• Die Leiter des Programms für Unternehmenstreffen suchen eindeutig nach nachhaltigeren Hotelimmobilien für ihre Tagungen. Die Anzahl der für Tagungen gebuchten Green Stay-Hotels ist in den ersten drei Quartalen 2024 um 15 Prozent gestiegen (gegenüber den Zahlen von 2023).

„Die Einführung modernster, KI-gestützter Technologie in die tägliche Verwaltung einfacher Unternehmenstreffen ist längst überfällig“, sagte Luca De Angelis, CEO der HRS-Geschäftseinheit Workforce and Meetings Solutions. „Unsere Meetings-as-a-Service-Lösung bietet Einkaufsleitern, professionellen Planern und Verwaltungsfachleuten eine Self-Service-Option, die ihnen rund um die Uhr zur Verfügung steht. Die bewährte plattformbasierte Technologie verbessert sowohl die aktuelle Leistung als auch die Projektionsszenarien. Unsere bestehenden Kunden sind bereit, diese Lösung zu implementieren, und das Engagement von zukunftsweisenden Branchen wie der Automobilindustrie, der Beratung und der Pharmazie/Biowissenschaften nimmt von Woche zu Woche zu. Es ist der richtige Zeitpunkt für diese Lösung, da dieses Segment die Vorteile der neuen Automatisierung erfordert, da das Volumen einfacher Besprechungen auf der ganzen Welt zunimmt.“

Über HRS 

HRS ist ein globales Technologieunternehmen, das sich auf die Nutzung künstlicher Intelligenz konzentriert, um Unternehmen und ihren Reisenden vollständig digitale Unterkunftserlebnisse zu bieten. Die plattformbasierten Lösungen des Unternehmens erfinden das komplette Reisemanagement und das Reiseerlebnis für vorübergehende Aufenthalte, Besprechungs- und Belegschaftssegmente neu für Vermögen 500 Unternehmen weltweit. STUNDEN preisgekrönte Green Stay Initiative ermöglicht es Hotels, ihre nachhaltigen Eigenschaften unter Beweis zu stellen und gleichzeitig Unternehmen auf ihrem Weg zu NetZero Travel zu unterstützen. HRS verfügt über ein unübertroffenes Netzwerk von Ökosystembeziehungen mit sicheren API-Integrationen für Hotelanbieter, digitale Zahlungsvermittler und Buchungslösungen. Weitere Informationen finden Sie unter www.hrs.com und auf LinkedIn.

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