A Week with Corporate Travel Executives & HRS Leadership on the California Coast

Transformer des réunions simples en stratégie

Les réunions simples constituent le géant discret des voyages d'affaires et des réunions. Qu'il s'agisse de visites d'équipe, de sessions de formation, d'ateliers destinés aux partenaires ou de tables rondes avec les clients, ces événements ont lieu tous les jours, dans les villes, les départements et les fuseaux horaires. Et bien qu'ils fassent rarement la une des journaux ou nécessitent un appel d'offres complet, ils représentent collectivement une source majeure de dépenses, de risques et d'opportunités.

Pourtant, dans de nombreuses organisations, de simples réunions ne sont toujours pas gérées. Les employés réservent des hôtels et des espaces de réunion de manière ad hoc, en utilisant des outils externes approuvés, sans aucun contrôle sur les coûts, la durabilité ou le devoir de diligence. Ils payent ces réunions sur diverses plateformes, sur des cartes conçues pour les voyages ou les achats, sur des factures directes, etc. Il en résulte des fuites, des pertes d'économies, une exposition à la conformité et une expérience fragmentée qui va à l'encontre des objectifs de l'entreprise.

Le moment est venu de considérer les simples réunions non pas comme des exceptions, mais comme un atout stratégique. Avec les bons outils et le bon état d'esprit, les entreprises peuvent apporter structure, intelligence et contrôle à cette catégorie négligée. Et grâce à HRS Connect, cela ne nécessite plus de processus complexes ni de frais d'approvisionnement au niveau de l'entreprise.

Pourquoi les réunions simples méritent une stratégie globale

‍Selon les données internes des entreprises clientes mondiales de HRS, simple meetiNGS :

• Représente plus de 70 % à 80 % de toutes les activités liées aux réunions en volume.
• Sont réservées par des non-voyageurs ou par du personnel administratif dans 85 % des cas.
• Il s'agit souvent des mêmes établissements hôteliers que ceux utilisés pour les voyages de courte durée.
• Sont rarement mentionnés dans les données centralisées sur les dépenses ou la durabilité.

Cette lacune représente à la fois un problème et une opportunité. Non gérées, ces réunions présentent des risques en matière de conformité et de reporting. Mais gérés de manière stratégique, ils permettent de débloquer :

• Consolidation des dépenses hôtelières pour de meilleures opportunités d'atténuation des risques.
• Suivi de la durabilité en temps réel pour l'utilisation des hôtels et des réunions.
• Amélioration de l'alignement des politiques sans créer de frictions entre les utilisateurs.
• Une expérience améliorée pour les voyageurs et les participants grâce à une meilleure assistance.

En résumé : les réunions simples sont le point de départ d'une amélioration de l'effet de levier, de l'efficacité grâce à l'automatisation et d'une visibilité réelle.

L'erreur : appliquer les outils de grandes réunions à des besoins simples

‍La plupart des outils de réunion d'entreprise fonctionnent comme des places de marché pour les réunions et les événements, plutôt que comme des plateformes conçues pour rationaliser les simples réunions d'entreprise. Elles impliquent de longs appels d'offres, une coordination multifournisseurs et des efforts administratifs importants. Essayer d'appliquer ces systèmes à de simples réunions revient à utiliser un camion de marchandises pour livrer une pizza. Cela ne fonctionne pas. Le processus est trop lent, l'interface utilisateur trop complexe et le retour sur investissement trop faible.

Les réunions simples ont besoin d'une couche légère et intelligente qui :

• Surfaces des hôtels et des espaces de réunion pré-approuvés.
• Applique automatiquement la politique (dépenses maximales, délai, conditions d'annulation).
• Permet aux administrateurs ou aux utilisateurs occasionnels de réserver facilement.
• Insère les données relatives aux dépenses et à la durabilité dans l'ensemble du programme.
• Garantit un paiement fluide et sans contact avec une exactitude totale des factures.

C'est exactement pour cela que HRS Connect for Meetings a été conçu.

Intégrer des réunions simples à l'écosystème du voyage

‍Au lieu de traiter les réunions comme un processus autonome, les grandes entreprises les intègrent à l'écosystème global des voyages et des réunions, harmonisant ainsi l'expérience des voyageurs et des participants. Cela leur permet de :

• Faites appel à des partenaires hôteliers existants pour les dépenses d'hébergement et de salle de réunion.
• Capturez la valeur totale lors des événements de sourcing et des appels d'offres.
• Suivez les émissions de CO₂ pour toutes les utilisations de l'hôtel, et pas seulement pour les nuitées.
• Garantir la sécurité et le devoir de diligence des participants à la réunion.

L'expérience de réservation devient également unifiée. Avec HRS Connect, des réunions simples peuvent être demandées via la même interface que celle utilisée par les employés pour les hôtels, avec des garanties politiques et des contrôles des fournisseurs intégrés. Cela encourage l'adoption, réduit les fuites et permet de visualiser les dépenses, sans imposer aux utilisateurs des systèmes ou des étapes supplémentaires.

Le rôle de l'IA : rendre les choses simples encore plus intelligentes

‍Avec HRS Copilot, les entreprises peuvent aller plus loin en appliquant l'IA à la gestion des réunions. Cela inclut :

• Recommandation de lieux de réunion en fonction des données de localisation des équipes et de l'optimisation du CO₂.
• Suggérer des forfaits hôtel et réunion pour réduire le coût total.
• Prévision des tendances relatives aux petites réunions par département ou fonction.
• Signaler les réservations non conformes ou inefficaces en temps réel.

En appliquant l'intelligence à de simples réunions, les organisations accèdent à de nouveaux niveaux d'efficacité et à des informations qui peuvent influencer des décisions politiques et fournisseurs plus larges.

Exemple de réussite : transformer de simples réunions en valeur stratégique

‍Un client pharmaceutique mondial utilisant HRS Connect a pu :

• Transférez 78 % du volume des petites réunions sur les canaux gérés en six mois.
• Regroupez les réservations auprès de partenaires hôteliers préférés existants, afin de réduire la prolifération des fournisseurs.
• Économisez en moyenne 84€ par réunion grâce à l'application automatisée des politiques et à la réservation groupée.
• Intégrez les données relatives au CO₂ des réunions dans leur tableau de bord ESG d'entreprise pour le suivi des émissions de Scope 3.
• Réalisez des économies de bout en bout sur les processus de contrats, de facturation et de paiement, y compris la récupération automatique de la TVA.

Rien de tout cela n'a nécessité de nouveaux systèmes, de formation ou de modifications majeures des processus. Cela nécessitait simplement la bonne couche technologique et un changement de mentalité.

HRS Perspective : redéfinir la gestion des réunions pour les stratégies relatives aux réunions et aux voyages

‍Chez HRS, nous pensons que les réunions simples sont le point de départ d'une gestion moderne des réunions. En intégrant l'automatisation, les politiques et les rapports dans les flux de réservation quotidiens, les entreprises peuvent :

• Prenez le contrôle de dépenses auparavant invisibles.
• Optimisez les relations avec les fournisseurs grâce à une vision globale de l'approvisionnement et résolvez enfin la partie la plus délicate de l'espace M&E : le paiement.
• Renforcer le devoir de diligence et de durabilité pour tous les participants, et pas seulement pour les voyageurs.

HRS CONNECT vous facilite la tâche. Flux de travail légers. Commandes intelligentes. Données intégrées. Et une expérience fluide pour les utilisateurs finaux.

Les entreprises qui repensent les réunions simples aujourd'hui seront mieux préparées à relever les défis de demain grâce à un programme de voyages et de réunions plus intelligent, agile et résilient dans son ensemble.

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