Einfache Besprechungen strategisch gestalten

Einfache Besprechungen sind der stille Riese unter Geschäftsreisen und Tagungen. Von Team-Check-Ins und Schulungen bis hin zu Workshops mit Partnern und Gesprächsrunden mit Kunden — diese Veranstaltungen finden täglich statt — in verschiedenen Städten, Abteilungen und Zeitzonen. Und obwohl sie selten Schlagzeilen machen oder eine umfassende Ausschreibung erfordern, stellen sie zusammen eine wichtige Quelle für Ausgaben, Risiken und Chancen dar.

In vielen Organisationen werden einfache Besprechungen jedoch nicht verwaltet. Mitarbeiter buchen Hotels und Tagungsräume ad hoc, außerhalb zugelassener Tools, ohne dabei Kosten, Nachhaltigkeit oder Sorgfaltspflichten im Auge zu behalten. Sie bezahlen diese Besprechungen auf verschiedenen Plattformen, mit Kartenprodukten, die für Reisen oder die Beschaffung entwickelt wurden, auf direkten Rechnungen und vielem mehr. Das Ergebnis sind undichte Stellen, entgangene Einsparungen, ein Risiko für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und eine fragmentierte Erfahrung, die den Unternehmenszielen zuwiderläuft.

Es ist an der Zeit, einfache Besprechungen nicht als Ausnahmen, sondern als strategischen Vorteil zu betrachten. Mit den richtigen Tools — und der richtigen Denkweise — können Unternehmen dieser übersehenen Kategorie Struktur, Intelligenz und Kontrolle verleihen. Und mit HRS Connect sind dafür keine komplexen Prozesse oder Beschaffungskosten mehr auf Unternehmensebene erforderlich.

Warum einfache Besprechungen eine große Strategie verdienen

‍Laut internen Daten der globalen Unternehmenskunden von HRS sind einfache Treffenngs:

• Sie machen, gemessen am Volumen, über 70 bis 80% aller Besprechungsaktivitäten aus.
• Werden in 85% der Fälle von Nichtreisenden oder Verwaltungspersonal gebucht.
• Dabei handelt es sich häufig um dieselben Hotelimmobilien, die für vorübergehende Reisen verwendet wurden.
• Werden selten in zentralisierten Ausgaben- oder Nachhaltigkeitsdaten gemeldet.

Diese Lücke ist sowohl ein Problem als auch eine Chance. Diese Treffen, die nicht verwaltet werden, bergen Risiken in Bezug auf die Einhaltung der Vorschriften und die Berichterstattung. Aber strategisch verwaltet bieten sie folgende Vorteile:

• Konsolidierte Hotelausgaben für bessere Möglichkeiten zur Risikominderung.
• Nachhaltigkeitstracking in Echtzeit für die Nutzung von Hotels und Tagungen.
• Bessere Politikausrichtung, ohne dass es zu Unstimmigkeiten bei den Nutzern kommt
• Verbessertes Erlebnis für Reisende und Teilnehmer durch besseren Support.

Kurzum: Bei einfachen Besprechungen beginnen eine verbesserte Hebelwirkung, Effizienz durch Automatisierung und echte Transparenz.

Der Fehler: Tools für große Besprechungen auf einfache Besprechungsanforderungen anwenden

‍Die meisten Tools für Unternehmenstreffen dienen als Marktplätze für Besprechungen und Veranstaltungen und nicht als Plattformen, die darauf ausgelegt sind, einfache Unternehmenstreffen zu optimieren. Sie erfordern langwierige Ausschreibungen, die Koordination mehrerer Lieferanten und einen hohen Verwaltungsaufwand. Der Versuch, diese Systeme auf einfache Besprechungen anzuwenden, ist so, als würde man einen Lastwagen benutzen, um eine Pizza auszuliefern. Es funktioniert nicht. Der Prozess ist zu langsam, die Benutzeroberfläche zu komplex und der ROI zu niedrig.

Was einfache Besprechungen benötigen, ist eine schlanke, intelligente Ebene, die:

• Oberflächen von vorab genehmigten Hotels und Tagungsräumen.
• Wendet die Richtlinie automatisch an (maximale Ausgaben, Lieferzeit, Stornierungsbedingungen).
• Ermöglicht eine einfache Buchung durch Admins oder Gelegenheitsnutzer.
• Führt Ausgaben- und Nachhaltigkeitsdaten in das umfassendere Programm ein.
• Sorgt für eine nahtlose, berührungslose Zahlung mit voller Rechnungsgenauigkeit.

Genau dafür wurde HRS Connect for Meetings entwickelt.

Einfache Besprechungen in das Reiseökosystem einbetten

‍Anstatt Besprechungen als eigenständigen Prozess zu behandeln, betten führende Unternehmen sie in das gesamte Reise- und Tagungsökosystem ein, um das Erlebnis sowohl für Reisende als auch für Teilnehmer aufeinander abzustimmen. Auf diese Weise können sie:

• Nutzen Sie bestehende Hotelpartner sowohl für die Unterkunft als auch für die Buchung von Tagungsräumen.
• Erfassen Sie den Gesamtwert bei Beschaffungsveranstaltungen und Angebotsanfragen.
• Verfolgen Sie die CO₂-Emissionen bei allen Hotelnutzungen — nicht nur bei Übernachtungen.
• Sorgen Sie für Sicherheit und Fürsorgepflicht der Tagungsteilnehmer.

Das Buchungserlebnis wird ebenfalls vereinheitlicht. Mit HRS Connect können einfache Besprechungen über dieselbe Oberfläche angefordert werden, die Mitarbeiter für Hotels verwenden — mit integrierten Richtlinien und Lieferantenkontrollen. Das fördert die Akzeptanz, reduziert undichte Stellen und sorgt für einen besseren Überblick über die Ausgaben — ohne die Benutzer mit zusätzlichen Systemen oder Schritten zu belasten.

Die Rolle der KI: Das Einfache noch intelligenter machen

‍Mit HRS Copilot können Unternehmen noch einen Schritt weiter gehen, indem sie KI auf das Sitzungsmanagement anwenden. Dies beinhaltet:

• Empfehlung von Tagungsorten auf der Grundlage von Teamstandortdaten und CO₂-Optimierung.
• Wir schlagen Pakete mit Hotel- und Tagungspaketen vor, um die Gesamtkosten zu senken.
• Prognose kleiner Besprechungstrends nach Abteilung oder Funktion.
• Meldung nicht konformer oder ineffizienter Buchungen in Echtzeit.

Durch die Anwendung intelligenter Informationen auf einfache Besprechungen erschließen Unternehmen neue Ebenen der Effizienz — und gewinnen Erkenntnisse, die umfassendere politische Entscheidungen und Lieferantenentscheidungen beeinflussen können.

Erfolgsgeschichte: Einfache Besprechungen in strategischen Wert verwandeln

‍Ein globaler Pharmakunde, der HRS Connect nutzte, konnte:

• Bringen Sie innerhalb von sechs Monaten 78% des Volumens kleiner Besprechungen in verwaltete Kanäle.
• Konsolidieren Sie Buchungen bei bestehenden bevorzugten Hotelpartnern und reduzieren Sie so die Anbieterflut.
• Sparen Sie durchschnittlich 84€ pro Meeting, indem Sie Ihre Richtlinien automatisch durchsetzen und als Paket buchen.
• Geben Sie die CO₂-Daten von Meeting in ihr ESG-Dashboard für das Scope-3-Emissions-Tracking ein.
• Erzielen Sie umfassende Einsparungen bei Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsprozessen — einschließlich automatisierter Mehrwertsteuerrückerstattung.

Nichts davon erforderte neue Systeme, Schulungen oder größere Prozessänderungen. Es erforderte einfach die richtige Technologieebene — und eine Änderung der Denkweise.

HRS-Perspektive: Neudefinition des Tagungsmanagements für Tagungs- und Reisestrategien

‍Wir bei HRS sind davon überzeugt, dass modernes Tagungsmanagement mit einfachen Besprechungen beginnt. Durch die Integration von Automatisierung, Richtlinien und Berichterstattung in die täglichen Buchungsabläufe können Unternehmen:

• Gewinnen Sie die Kontrolle über bisher unsichtbare Ausgaben.
• Optimieren Sie die Lieferantenbeziehungen mit einer ganzheitlichen Einkaufsansicht — und lösen Sie endlich den schwierigsten Teil des M&E-Bereichs: die Bezahlung.
• Erhöhen Sie die Sorgfaltspflicht und Nachhaltigkeit für alle Teilnehmer — nicht nur für Reisende.

HRS CONNECT macht es einfach. Leichte Arbeitsabläufe. Intelligente Steuerungen. Integrierte Daten. Und ein nahtloses Erlebnis für Endbenutzer.

Unternehmen, die einfache Besprechungen jetzt überdenken, werden besser auf die Herausforderungen von morgen vorbereitet sein — mit einem insgesamt intelligenteren, agileren und robusteren Reise- und Tagungsprogramm.

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