Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab Januar 2027 beginnt die Pflicht zur Ausstellung. Viele Finanzabteilungen fragen sich, was das für ihre Hotelrechnungen bedeutet.

HRS ist darauf vorbereitet. Der Prozess für Ihre Hotelrechnungen steht, und XRechnung und ZUGFeRD sind bei HRS bereits live. HRS sammelt die Rechnungen ein, prüft sie und liefert sie konform in Ihre Buchhaltung. Für Ihre Reisenden bleibt alles, wie es ist. Dieser Beitrag zeigt, was sich ändert und wie HRS die neuen Anforderungen für Sie umsetzt.
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1. Was sich ändert: drei Stufen bis 2028

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 stellen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre inländischen Rechnungen an andere Unternehmen strukturiert aus. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Bestehende EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 zulässig. Rechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto sind von der Pflicht ausgenommen.
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2. Was als E-Rechnung gilt: das XML

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Datei nach der europäischen Norm EN 16931. Die XRechnung ist ein reines XML-Format. Systeme lesen sie direkt, Menschen sehen darin vor allem Code. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit dem eingebetteten XML. Rechtlich maßgeblich ist in beiden Fällen das XML. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt das XML.
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3. Warum Hotelrechnungen besondere Aufmerksamkeit brauchen

Die Rechnung stellt immer das Hotel aus. Ein Reiseprogramm stützt sich auf hunderte Häuser, von großen Ketten bis zu kleinen Familienbetrieben. Sie stellen je nach Umsatz zu unterschiedlichen Zeitpunkten um, und kleine Rechnungen bleiben ausgenommen. Deutschland setzt dazu auf ein dezentrales Modell: Rechnungen gehen direkt vom Hotel an das empfangende Unternehmen. Jedes Hotel braucht deshalb die Angabe, wohin und in welchem Format die Rechnung geht. Genau diese Steuerung übernimmt HRS für Sie.
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4. So setzt HRS die E-Rechnung für Sie um

Der Prozess beginnt mit der Buchung. HRS schickt dem Hotel eine Zahlungsanweisung mit allen Vorgaben: was abgerechnet werden darf, welche Referenzfelder Sie benötigen und wohin die Rechnung geht. Das Hotel stellt die Rechnung auf Ihre Gesellschaft aus und sendet sie an HRS, als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD. HRS prüft jede Rechnung automatisch, technisch, inhaltlich und umsatzsteuerlich. Dabei gleicht HRS die richtige Gesellschaft sowie den verhandelten, gebuchten, belasteten und abgerechneten Preis ab. Ist eine Rechnung fehlerhaft, geht HRS direkt zurück ans Hotel. Bei einer XRechnung heißt das Storno und Neuausstellung, und HRS veranlasst beides. Aus der XRechnung erstellt HRS zusätzlich ein ZUGFeRD-Dokument: ein lesbares PDF mit der Original-XRechnung im Anhang.
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5. Geprüfte Rechnungen, dort wo Sie sie brauchen

HRS liefert die geprüften Rechnungen über den Kanal, den Sie heute nutzen: per E-Mail an Ihr Reisepostfach, per SFTP oder Schnittstelle oder direkt an die reisende Person. Mit SAP Concur Expense und Cytric Expense spielt HRS Rechnung und Daten automatisch in die Spesenabrechnung ein. Dort sieht die reisende Person das Rechnungsbild und die Mehrwertsteuer je Position. Grundlage sind Level-3-Daten, also jede Rechnungsposition mit Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Buchhaltung, Spesenabrechnung und Vorsteuererstattung arbeiten so mit denselben geprüften Daten.
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Was für Sie bleibt

Zwei Punkte liegen bei Ihnen. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Ihrer Gesellschaften betroffen sind. Die Pflicht greift in der Regel, wenn Lieferant und Empfänger in Deutschland umsatzsteuerlich registriert sind. Stimmen Sie außerdem ab, welche Formate Ihr ERP verarbeitet. HRS bespricht beides gern direkt mit Ihrer Buchhaltung oder Steuerabteilung.
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Die HRS Perspektive

HRS ist bereit für die E-Rechnungspflicht. HRS betreibt konforme Rechnungsflüsse seit Jahren in Märkten mit E-Rechnungspflicht, in Italien seit 2019. Diese Erfahrung bringt HRS jetzt nach Deutschland. XRechnung und ZUGFeRD sind bei HRS bereits live, und HRS ist vor dem Start der Ausstellungspflicht im Januar 2027 vollständig einsatzbereit. Ihre Reisenden buchen, checken ein und reisen ab. Um die Rechnung kümmert sich HRS, vom Hotel bis in Ihre Buchhaltung. Auf dieser Grundlage holt HRS bis zu 100% der erstattungsfähigen Vorsteuer zurück.
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Das Whitepaper zum Thema

Die E-Rechnung ist mehr als die digitale Fassung einer Papierrechnung. Sie verlangt strukturierte Daten, die in jedem Land eigene rechtliche und steuerliche Vorgaben erfüllen. Das HRS Whitepaper „From Transaction to Control“ zeigt, wie HRS Zahlung, geprüfte Rechnungen und Vorsteuererstattung verbindet, für Übernachtungen und Meetings. So entstehen prüfungsfeste Finanzdaten in allen Märkten.

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