Einsparungen stehen wieder ganz oben auf der Agenda. Doch eine weitere Verhandlungsrunde stößt irgendwann an ihre Grenzen. Die größere Chance liegt darin, dass Ihre Reisenden auch wirklich das nutzen, was Sie verhandelt haben.

Deshalb sehe ich die Programmnutzung als einen der größten Sparhebel bei Hotels und Meetings.

Hotels und Meetings machen rund 40 % der Ausgaben für Geschäftsreisen aus. Gleichzeitig sind sie stark fragmentiert. Kurzaufenthalte laufen über ein System. Langzeitaufenthalte über ein anderes. Meetings und Gruppen folgen oft ganz eigenen Prozessen.

Das Ergebnis? Ein großer Teil der Ausgaben erreicht das gemanagte Programm nie. In den Daten, die wir sehen, liegen bis zu rund 58 % der Ausgaben für Hotels und Meetings außerhalb des Programms. Und das macht einen Unterschied: In gemanagten Kanälen sind die durchschnittlichen Tagesraten rund 17 % niedriger. Die CO₂-Emissionen fallen rund 28 % geringer aus.

Die Chance ist also klar. Nutzung erhöhen. Mehr Kontrolle gewinnen. Mehr Einsparungen realisieren. Bleibt die Frage: wie?

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FÜNF WEGE ZU MEHR NUTZUNG UND MEHR EINSPARUNGEN

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1. Geben Sie Reisenden einen Grund, im Programm zu bleiben.
Beginnen Sie mit den Basics: das richtige Angebot zum richtigen Preis. Wenn Reisende das Hotel, die Langzeitunterkunft oder den Meeting-Ort nicht finden, suchen sie woanders. Auch Loyalitätsprogramme zählen – vor allem bei Vielreisenden. Ihr Programm muss abdecken, was Menschen wirklich buchen wollen. Und es sollte sie zur besten Option für Ihr Unternehmen führen.

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2. Machen Sie den gemanagten Weg zum einfachsten Weg.
Ich gebe es zu: Wir haben eine Reiserichtlinie, und ich habe sie nie von vorne bis hinten gelesen. Damit bin ich vermutlich nicht allein. Mehr Regeln ändern das Verhalten nicht automatisch. Ein besseres Erlebnis schon. Machen Sie das Buchen einfach. Automatisieren Sie die Zahlung. Nehmen Sie Rechnungen und manuelle Spesenarbeit heraus, wo immer es geht. Geben Sie Reisenden etwas, das sie wirklich schätzen: weniger Aufwand. Wenn Ihr Prozess einfacher ist als die Buchung außerhalb, folgt die Nutzung von selbst.

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3. Zeigen Sie weniger, dafür passendere Optionen.
Mehr Angebot darf nicht mehr Suchaufwand bedeuten. Nutzen Sie Daten und Präferenzen Ihrer Reisenden, um passende Optionen nach vorne zu holen. Denken Sie an Lage, Loyalität, Reiseanlass, Reisetyp und Unternehmensziele. Die Wahl bleibt bei den Reisenden. Sie machen die beste Wahl nur leichter auffindbar. Die Zukunft liegt nicht in besseren Filtern. Sie liegt darin, die richtige Option offensichtlich zu machen.

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4. Führen Sie fragmentierte Nachfrage zusammen.
Ihren Reisenden ist es egal, ob eine Reise Kurzaufenthalt, Langzeitaufenthalt, Gruppe oder Meeting heißt. Sie brauchen einfach einen Ort zum Übernachten oder für ein Treffen. Bauen Sie das Erlebnis um diesen Bedarf und nicht um Ihre internen Kategorien. Die Bündelung stärkt außerdem den Einkauf. Wenn Sie Nachfrage über Segmente hinweg zusammenführen, können Sie Lieferanten klarere Volumen zusagen. Das gibt Ihnen mehr Gewicht am Verhandlungstisch.

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5. Verbinden Sie Ihre Strategie mit dem, was Reisende tatsächlich tun.
Hier verlieren viele Programme noch Wert. Der Einkauf verhandelt. Das Travel Management setzt die Strategie. Die Reisenden buchen. Doch die drei greifen nicht immer ineinander. Ändern Sie das. Übersetzen Sie Ihre Ziele in klare Empfehlungen. Spielen Sie diese Empfehlungen dorthin aus, wo gebucht wird. Messen Sie, was danach passiert. Und justieren Sie nach. Planen. Empfehlen. Umsetzen. Messen. Optimieren. So werden aus verhandelten Einsparungen realisierte Einsparungen.

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MACHEN SIE NUTZUNG ZU EINEM BUSINESS-KPI

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Einige Unternehmen zeigen bereits, was möglich ist.

Mit einem integrierten Source-to-Pay-Prozess erreicht die Nutzung rund 95 %. Und das Zusammenführen bisher getrennter Einkaufsvolumen hat in Einzelfällen rund 5 % zusätzliche Einsparungen gebracht, ganz ohne zusätzliches Reisevolumen.

Deshalb verdient Nutzung mehr Aufmerksamkeit als einen einfachen KPI im Buchungstool. Sie beeinflusst Ihre Einkaufsmacht. Ihre Einsparungen. Ihre Compliance. Ihre Fähigkeit, Lieferanten zu steuern. Und am Ende die Leistung Ihres gesamten Programms für Hotels und Meetings.

Verantwortlichen im Travel Management würde ich eine einfache Frage empfehlen:

Wo verlassen Menschen heute Ihr gemanagtes Programm – und warum?

Finden Sie diese Lücken. Schließen Sie die größten zuerst. Denn der schnellste Weg zu mehr Einsparungen ist vielleicht nicht die nächste Verhandlung.

Vielleicht ist es der Weg, mehr Reisende dazu zu bringen, den Wert zu nutzen, den Sie längst geschaffen haben.