A Week with Corporate Travel Executives & HRS Leadership on the California Coast

Devenez le PDG du secteur des voyages : gagnez en visibilité et en contrôle sur les dépenses liées aux réunions grâce à une technologie stratégique

Les voyages d'affaires ont évolué, tout comme le rôle de ceux qui les gèrent. Ne se concentrant plus uniquement sur la maîtrise des coûts ou les contrats avec les fournisseurs, les leaders du secteur des voyages les plus efficaces d'aujourd'hui pensent comme les PDG d'un écosystème complexe : ils orchestrent les dépenses, l'expérience, la durabilité et la conformité dans toutes les catégories liées aux voyages.

Mais une catégorie continue de fonctionner dans l'ombre : les réunions.

Bien qu'elles représentent jusqu'à 30 % du total des dépenses d'hébergement et de voyage des entreprises, les réunions sortent souvent du cadre des programmes gérés. Les unités commerciales réservent de manière indépendante. Les budgets sont cloisonnés. Les fournisseurs sont déconnectés. Et lorsque les directeurs financiers demandent une vue consolidée des dépenses de voyage, les réunions sont absentes de la liste.

Il est temps de changer cela. Grâce à des plateformes telles que HRS Connect et Copilot, les entreprises sont enfin en mesure de visualiser pleinement les réunions et d'en avoir le contrôle total. Le résultat n'est pas simplement de meilleurs rapports. Il s'agit d'une transformation stratégique.

L'angle mort des réunions : ce que la plupart des responsables du voyage ne peuvent pas voir

Si les dépenses liées à vos réunions ne transitent pas par des plateformes centralisées, il vous manque probablement :

• Une image claire des dépenses de votre organisation pour les petites et moyennes réunions
• Visibilité des hôtels et des sites utilisés de manière répétée, souvent en dehors des contrats négociés
• Données d'émissions requises pour les rapports sur la durabilité du Scope 3
• Couverture de l'obligation de diligence pour les participants qui ne sont pas considérés comme des « voyageurs »
• Opportunités de regrouper les dépenses d'hébergement et de réunion avec des fournisseurs stratégiques

Ce manque de visibilité n'affecte pas uniquement les rapports. Cela nuit à la capacité de prendre des décisions éclairées et laisse de l'argent — et une influence stratégique — sur la table.

La gestion des réunions comme levier stratégique

Pour améliorer le leadership en matière de voyages, il faut voir au-delà de la gestion transactionnelle. Les réunions, lorsqu'elles sont intégrées à l'écosystème du voyage, deviennent un levier d'influence plus large :

Économies :

En consolidant les réunions et les volumes transitoires, les achats peuvent négocier des contrats à l'échelle de la chaîne qui reflètent les dépenses totales réelles.

Durabilité :

Grâce à l'intégration de HRS Green Stay, les entreprises peuvent calculer l'impact sur le CO₂ non seulement des vols et de l'hébergement, mais aussi de l'utilisation des sites.

Conformité :

Grâce à des flux d'approbation automatisés et à des fournisseurs pré-approuvés, l'alignement des politiques devient transparent, même lorsque les réservations sont effectuées par des assistants de direction ou des équipes de projet.

Expérience :

Grâce à une interface unique, les employés ont accès aux bons sites, au bon prix, avec une assistance quand ils en ont besoin.

Un leadership axé sur les données avec Copilot

La technologie stratégique ne consiste pas à créer davantage de tableaux de bord. Il s'agit de moins de surprises.

HRS Copilot permet aux responsables du secteur des voyages de :

• Suivez les dépenses liées aux réunions par unité commerciale, région ou type d'événement
• Identifiez les fournisseurs dont les volumes sont élevés mais qui n'ont pas de contrat officiel
• Prévoir l'impact budgétaire en fonction de la saisonnalité, de la croissance ou des changements de politique
• Signalez les réservations non conformes et suggérez des alternatives plus intelligentes
• Simulez les économies de coûts et d'émissions associées à des types ou formats de réunions changeants

C'est ainsi que les dirigeants modernes gèrent leurs programmes de voyages, non pas en tant qu'administrateurs, mais en tant que cadres dotés de données.

Habiliter l'écosystème, pas seulement l'expert

L'une des raisons pour lesquelles les réunions ne sont toujours pas gérées est qu'elles sont décentralisées de par leur conception. Les chefs d'équipe, les administrateurs ou les spécialistes du marketing les réservent souvent. Cela ne changera pas. Ce qui doit changer, c'est l'environnement dans lequel ils réservent.

Avec HRS Connect, vous pouvez :

• Permettez à chacun de demander et de réserver facilement des espaces de réunion conformes
• Restreindre les réservations aux sites et aux tarifs approuvés
• Intégrez les dépenses liées aux réunions directement dans les rapports sur les voyages et les achats
• Collectez des données sur la durabilité et les coûts sans demander aux non-voyageurs de modifier leur flux de travail

Cela déplace la responsabilité de la surveillance manuelle vers une conception intelligente, où le bon choix est le choix par défaut.

L'essor du PDG du secteur des voyages

Les programmes de voyages touchant de plus en plus de domaines de l'entreprise (finances, ressources humaines, ESG, droit, DEI), le champ d'action du Travel Manager s'élargit.

Vous ne gérez plus de catégorie. Vous gérez :

• Un budget transversal
• Un périmètre de conformité réglementaire
• Un indicateur de satisfaction du personnel
• Une source d'avantage concurrentiel

Et les réunions jouent un rôle majeur dans cette équation.

En intégrant la gestion des réunions à votre écosystème, vous vous appropriez l'une des dernières limites des dépenses non gérées et vous pouvez influencer l'intégralité du parcours des voyageurs, de l'atelier interne au sommet mondial.

HRS Perspective : donner aux dirigeants les outils nécessaires pour diriger de manière stratégique

Chez HRS, nous pensons que les Travel Managers sont les nouveaux orchestrateurs stratégiques de la mobilité d'entreprise. Mais pour diriger efficacement, vous avez besoin d'une visibilité réelle, d'une automatisation intelligente et de données permettant de prendre des décisions.

Avec HRS Connect et Copilot, nous vous aidons à :

• Afficher les dépenses liées aux réunions
• Aligner les sites sur les objectifs en matière de politique, de sécurité et de durabilité
• Consolidez les stratégies des fournisseurs dans toutes les catégories
• Améliorez la contribution de votre programme aux résultats à l'échelle de l'entreprise

Le leadership commence par la clarté. Nous sommes là pour vous aider à l'obtenir et à agir en conséquence.

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