Werden Sie der Reise-CEO — verschaffen Sie sich mit strategischer Technologie Transparenz und Kontrolle über Ihre Tagungsausgaben

Geschäftsreisen haben sich weiterentwickelt — und damit auch die Rolle derer, die sie verwalten. Die effektivsten Reiseleiter von heute konzentrieren sich nicht mehr nur auf Kostensenkung oder Lieferantenverträge, sondern denken wie CEOs eines komplexen Ökosystems: Sie koordinieren Ausgaben, Erfahrung, Nachhaltigkeit und Compliance in allen reisebezogenen Kategorien.

Eine Kategorie spielt sich jedoch weiterhin im Schatten ab: Treffen.

Obwohl bis zu 30% der gesamten Unterkunfts- und Reisekosten von Unternehmen auf Tagungen entfallen, fallen sie häufig nicht in den Rahmen verwalteter Programme. Geschäftsbereiche buchen unabhängig voneinander. Budgets sind isoliert. Die Lieferanten sind getrennt. Und wenn CFOs nach einem konsolidierten Überblick über die Reisekosten fragen, fehlen Besprechungen.

Es ist Zeit, das zu ändern. Mit Plattformen wie HRS Connect und Copilot sind Unternehmen endlich in der Lage, Besprechungen stets im Blick — und unter voller Kontrolle — zu haben. Das Ergebnis ist nicht nur eine bessere Berichterstattung. Es ist eine strategische Transformation.

Der blinde Fleck bei Konferenzen: Was die meisten Reiseleiter nicht sehen

Wenn Ihre Ausgaben für Besprechungen nicht über zentrale Plattformen fließen, fehlt Ihnen wahrscheinlich:

• Ein klares Bild davon, wie viel Ihr Unternehmen für kleine und mittelgroße Besprechungen ausgibt
• Überblick darüber, welche Hotels und Veranstaltungsorte wiederholt genutzt werden — oft außerhalb ausgehandelter Verträge
• Emissionsdaten, die für die Scope-3-Nachhaltigkeitsberichterstattung erforderlich sind
• Deckung der Sorgfaltspflicht für Teilnehmer, die nicht als „Reisende“ gelten
• Möglichkeiten, die Ausgaben für Unterkunft und Tagungen bei strategischen Anbietern zu konsolidieren

Dieser Mangel an Transparenz wirkt sich nicht nur auf die Berichterstattung aus. Es untergräbt die Fähigkeit, fundierte Entscheidungen zu treffen, und lässt Geld — und strategischen Einfluss — auf dem Tisch.

Tagungsmanagement als strategischer Hebel

Um die Führungsrolle im Bereich Reisen auszubauen, muss über das Transaktionsmanagement hinausgegangen werden. Treffen werden, wenn sie in das Reiseökosystem aufgenommen werden, zu einem Hebel für breiteren Einfluss:

Ersparnisse:

Durch die Konsolidierung von Besprechungen und vorübergehenden Volumina kann die Beschaffung kettenübergreifende Verträge aushandeln, die die tatsächlichen Gesamtausgaben widerspiegeln.

Nachhaltigkeit:

Mit der HRS Green Stay-Integration können Unternehmen die CO₂-Auswirkungen nicht nur von Flügen und Unterkünften, sondern auch von der Nutzung des Veranstaltungsortes berechnen.

Einhaltung:

Automatisierte Genehmigungsabläufe und vorab zugelassene Lieferanten sorgen für eine reibungslose Abstimmung der Richtlinien — selbst wenn Buchungen von Assistenten der Geschäftsleitung oder Projektteams vorgenommen werden.

Erfahrung:

Über eine einzige Oberfläche erhalten Mitarbeiter Zugriff auf die richtigen Standorte zum richtigen Preis und erhalten Unterstützung, wenn sie ihn benötigen.

Datengestützte Führung mit Copilot

Bei strategischer Technologie geht es nicht um mehr Dashboards. Es geht um weniger Überraschungen.

HRS Copilot ermöglicht es Reiseleitern:

• Verfolgen Sie die Ausgaben für Besprechungen nach Geschäftsbereich, Region oder Veranstaltungstyp
• Identifizieren Sie Lieferanten mit hohem Volumen, aber ohne formellen Vertrag
• Prognostizieren Sie die Auswirkungen auf den Haushalt auf der Grundlage von Saisonalität, Wachstum oder politischen Änderungen
• Melden Sie nicht konforme Buchungen — und schlagen Sie intelligentere Alternativen vor
• Simulieren Sie die Kosten- und Emissionseinsparungen, die sich aus wechselnden Arten oder Formaten von Besprechungen ergeben

Auf diese Weise führen moderne Führungskräfte ihre Reiseprogramme durch — nicht als Administratoren, sondern als Führungskräfte, die durch Daten gestärkt werden.

Stärkung des Ökosystems, nicht nur des Experten

Einer der Gründe, warum Besprechungen nicht verwaltet werden, ist, dass sie von Natur aus dezentralisiert sind. Teamleiter, Admins oder Vermarkter buchen sie häufig. Das wird sich nicht ändern. Was sich ändern muss, ist das Umfeld, in dem sie buchen.

Mit HRS Connect können Sie:

• Machen Sie es jedem leicht, konforme Tagungsräume anzufordern und zu buchen
• Beschränken Sie Buchungen auf genehmigte Veranstaltungsorte und Tarife
• Nutzen Sie die Ausgaben für Besprechungen direkt in die Reise- und Einkaufsberichte
• Erfassen Sie Nachhaltigkeits- und Kostendaten, ohne Nichtreisende zu bitten, ihren Arbeitsablauf zu ändern

Dadurch verlagert sich die Verantwortung von der manuellen Überwachung hin zum intelligenten Design, bei dem die richtige Wahl die Standardwahl ist.

Der Aufstieg des Reise-CEO

Da Reiseprogramme immer mehr Geschäftsbereiche betreffen — Finanzen, Personalwesen, ESG, Recht, DEI — erweitert sich der Anwendungsbereich des Travel Managers.

Sie verwalten keine Kategorie mehr. Du verwaltest:

• Ein funktionsübergreifendes Budget
• Ein Perimeter zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Ein Indikator für die Mitarbeiterzufriedenheit
• Eine Quelle von Wettbewerbsvorteilen

Und Treffen sind ein wichtiger Teil dieser Gleichung.

Durch die Integration des Tagungsmanagements in Ihr Ökosystem übernehmen Sie die Verantwortung für eine der letzten Grenzen unkontrollierter Ausgaben — und gewinnen Einfluss auf die gesamte Reise der Reisenden, vom internen Workshop bis zum globalen Gipfel.

HRS-Perspektive: Führungskräften die Werkzeuge an die Hand geben, um strategisch zu führen

Wir bei HRS glauben, dass Travel Manager die neuen strategischen Koordinatoren der Unternehmensmobilität sind. Aber um effektiv zu führen, benötigen Sie echte Transparenz, intelligente Automatisierung und entscheidungsrelevante Daten.

Mit HRS Connect und Copilot helfen wir Ihnen:

• Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Ausgaben für Meetings
• Passen Sie die Veranstaltungsorte an Richtlinien-, Sicherheits- und Nachhaltigkeitszielen an
• Konsolidieren Sie Lieferantenstrategien für alle Kategorien
• Erhöhen Sie den Beitrag Ihres Programms zu unternehmensweiten Ergebnissen

Führung beginnt mit Klarheit. Wir sind hier, um Ihnen zu helfen, sie zu verstehen — und danach zu handeln.

‍