Une gestion simplifiée de vos réunions. Un contrôle sans effort.

Chapitre 1 : Le quart de vos dépenses qui échappe encore à votre visibilité

Plus de 70 % des réunions sont des réunions simples : séminaires d’équipe, dîners clients, revues d’activité trimestrielles… Elles sont souvent réservées par des assistants de direction ou des responsables d’équipe, en dehors des canaux gérés, puis rapprochées manuellement une fois l’événement terminé.

À elles seules, les dépenses hôtelières liées aux réunions simples représentent environ un quart des dépenses totales consacrées aux réunions, généralement réparties sur près de 200 contrats individuels par an.

Lorsque les entreprises intègrent cette catégorie dans un système de gestion centralisé, elles découvrent régulièrement 10 à 30 % de volume de réunions supplémentaire dont elles n’avaient jusque-là pas connaissance.

Par nature, les données issues des systèmes de gestion des dépenses et des ERP ne permettent pas d’identifier ce volume. Elles indiquent ce qui a été payé, une fois la dépense engagée, mais n’apportent aucune visibilité sur ce qui a été sourcé, contractualisé ou réservé conformément à la politique de l’entreprise.

Chapitre 2 : Tout le monde en gère une partie. Personne ne maîtrise l’ensemble.

Les réunions simples se situent à la croisée des différents systèmes déjà utilisés par l’entreprise. Elles ne relèvent totalement ni du voyage d’affaires individuel, ni des achats, ni de la gestion des dépenses. La responsabilité se répartit donc entre plusieurs fonctions sans, dans les faits, appartenir véritablement à aucune.

Les solutions de gestion des réunions disponibles sur le marché ont principalement été conçues pour répondre aux exigences des processus achats : elles sont performantes pour le sourcing et la réservation, mais restent largement manuelles une fois le contrat signé.

Paiement, rapprochement des factures, récupération de la TVA et traçabilité des opérations restent souvent en dehors du processus. Et c’est précisément à ce niveau que les programmes perdent en efficacité et en contrôle.

Chapitre 3 : Pourquoi attendre est devenu un risque

L’approche classique consiste à définir toute la stratégie avant de déployer une solution. Pourtant, les données nécessaires pour construire cette stratégie ne deviennent réellement disponibles qu’une fois qu’un système est en place pour les collecter.

Dans le même temps, le marché évolue : les volumes de réunions continuent d’augmenter, les lieux se remplissent plus rapidement et les hôtels privilégient les acheteurs structurés, capables de consolider leurs dépenses et d’assurer des paiements fiables.

Les acheteurs dont les processus restent fragmentés paient davantage pour obtenir moins, tandis que les directions financières attendent désormais le même niveau de visibilité et de rigueur sur les dépenses liées aux réunions que sur les voyages d’affaires individuels.

Chapitre 4 : Boucler la boucle, concrètement

HRS couvre l’ensemble du processus grâce à deux solutions conçues pour fonctionner ensemble.

HRS Copilot constitue la couche stratégique : les décideurs peuvent piloter les résultats et disposer d’une visibilité consolidée sur l’ensemble de leur programme.

HRS Connect est l’environnement dans lequel organisateurs et voyageurs recherchent, réservent et paient leurs prestations : hébergement individuel, longs séjours, groupes et réunions sont réunis au sein d’une même solution, intégrée aux systèmes SSO, ERP, achats et notes de frais déjà utilisés par l’entreprise.

Les parcours guidés sont conçus pour des collaborateurs dont l’organisation de réunions n’est pas le métier. Les tarifs négociés sont automatiquement proposés, faisant de la réservation conforme à la politique de l’entreprise le parcours le plus simple.

Et le processus ne s’arrête pas à la signature du contrat. HRS Connect rapproche les factures des conditions contractuelles ligne par ligne, automatise les paiements approuvés et signale les écarts avant qu’ils ne deviennent des litiges. Le taux de récupération de la TVA peut ainsi atteindre environ 95 %.

Chapitre 5 : Ce qui change et pour qui

Lorsque HRS Connect et le paiement intégré sont déployés conjointement, le taux d’adoption atteint 85 % ou plus.

Les cycles de sourcing et de réservation sont réduits de 30 à 50 %, tandis que le taux de réservations conformes atteint 80 à 95 %. Le traitement des factures est réduit de 86 à 90 minutes par événement, et les organisateurs comme les voyageurs enregistrent un niveau de satisfaction supérieur de 23 %.

Pour le Travel Manager, cela signifie une vision complète des dépenses, des volumes réels sur lesquels s’appuyer pour négocier et des données fiables pour répondre aux enjeux de coûts, de développement durable et de devoir de protection des voyageurs.

Chapitre 6 : Par où commencer ?

Les entreprises qui disposent aujourd’hui de programmes de réunions performants n’ont pas attendu que toutes les conditions soient parfaites pour se lancer.

Un moyen de paiement pouvant être virtualisé, une stratégie contractuelle de base et un groupe pilote de trois à dix personnes suffisent pour commencer à générer des données réelles avec HRS Connect.

Une seule année de réservations réelles apporte davantage d’enseignements que de nombreux ateliers internes. Chaque décision prise ensuite (de la stratégie RFP à la construction du business case) gagne ainsi en pertinence, car elle repose enfin sur des données concrètes.

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