Meetings Knowledge Base
HRS CONNECT USER GUIDE
Dieser zentrale Leitfaden enthält alle Informationen, die Sie für ein effizientes und professionelles Management Ihrer Meetings und Gruppenbuchungen mit HRS CONNECT benötigen.
HRS CONNECT
HRS CONNECT USER GUIDE
Erhalten Sie ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen, um HRS CONNECT souverän zu nutzen. Ganz gleich, ob Sie ein Konto anlegen, Angebotsanfragen (RFPs) versenden oder Zahlungen und Rechnungen verwalten – dieser Leitfaden unterstützt Sie dabei, jede Aufgabe sicher und effizient zu meistern.
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VIDEO-TUTORIALS
Unsere kurzen, aber smarten Video-Tutorials zeigen Ihnen die wichtigsten Funktionen von HRS CONNECT – klar erklärt und direkt anwendbar. So finden Sie sich schnell und sicher in der Plattform zurecht.
KONTO EINRICHTUNG UND ANMELDUNG
DIE SUCHSEITE IN CONNECT
VERANSTALTUNGSORTE FINDEN & SHORTLIST ERSTELLEN
ANGEBOTE ANFORDERN & ÜBERPRÜFEN
ZAHLUNGS- UND BUCHUNGSMANAGEMENT
RECHNUNGS- & FREIGABE-PROZESS
Häufig gestellte Fragen
Überschrift
Was ist HRS Connect?
Ob Hotel Zimmer, Tagungsräume, Veranstaltungsflächen oder Coworking-Spaces: Mit HRS Connect finden und buchen Nutzer: innen alle relevanten Angebote für Meetings und Gruppenreisen einfach, schnell und sicher – inklusive Preisübersicht und direkter Verfügbarkeit.
Von Workshops über Schulungen bis zu mehrtägigen Veranstaltungen: HRS Connect vereinfacht den gesamten Ablauf – von der Suche bis zur Abrechnung.
Dank integrierter Zahlungsoptionen und automatischer Richtlinieneinhaltung profitieren Unternehmen von mehr Kontrolle, Transparenz und einem durchgängig reibungslosen Buchungserlebnis.
Überschrift
Brauche ich ein benutzerkonto, um die plattform nutzen zu können?
Die Nutzung im Gastmodus ist möglich – für die reine Suche oder zur ersten Orientierung.
Für Buchungen, Angebotsanfragen oder die Kommunikation mit Anbietern ist jedoch ein Benutzerkonto erforderlich. Dieses bietet Ihnen Zugang zu:
- Ihrer Buchungsübersicht
- Angebotsdetails und Kommunikation
- Verwaltung von Rechnungsadressen und Nutzerdaten
- Zugriff auf exklusive Angebote, die im Gastmodus nicht sichtbar sind
Ein Konto sorgt für mehr Effizienz – insbesondere bei wiederkehrenden Buchungen.
Überschrift
Brauche ich ein benutzerkonto, um die plattform zu nutzen?
Ja – für HRS Connect ist ein Benutzerkonto erforderlich.
Mit Ihrem persönlichen Login erhalten Sie Zugriff auf alle Funktionen der Plattform:
• Übersicht über Ihre Buchungen und Angebotsanfragen
• Direkte Kommunikation mit Anbietern
• Verwaltung von Rechnungsadressen und Nutzerdaten
• Zugriff auf exklusive Angebote
• Volle Transparenz und Reporting – vollständig compliant mit Ihren Reiserichtlinien
So funktioniert’s:
• Sie haben bereits ein Konto? Loggen Sie sich einfach mit Ihrer bestehenden E-Mail-Adresse ein.
• Sie sind neu? Jetzt registrieren – der Vorgang dauert weniger als eine Minute.
Überschrift
Was ist der Unterschied zwischen „Buchung“ und „Angebotsanfrage“?
Wenn Sie nach einem Veranstaltungsort suchen, sehen Sie zwei Möglichkeiten: direkt buchen oder ein Angebot anfragen – je nachdem, ob der Anbieter bereits vollständige Preisinformationen hinterlegt hat.
Buchung:
Sind alle relevanten Preise bereits hinterlegt, können Sie direkt eine Buchung auslösen. Der Veranstaltungsort wird automatisch um Bestätigung der Verfügbarkeit gebeten. Sobald diese Rückmeldung vorliegt, ist Ihre Buchung verbindlich – ohne weiteren Abstimmungsaufwand.
Angebotsanfrage:
Fehlen noch Preisinformationen, nutzen Sie die Angebotsanfrage. In diesem Fall erstellt der Veranstaltungsort ein individuelles Angebot auf Basis Ihrer Anforderungen. Dafür hat er bis zu 48 Stunden Zeit. Das Angebot bleibt bis zu dem von Ihnen definierten Optionstermin gültig. Bestätigen Sie innerhalb dieser Frist, wird daraus eine verbindliche Buchung.
Hinweis:
Bei Angebotsanfragen können Sie auch mehrere Hotels gleichzeitig auswählen – so lassen sich Leistungen und Preise bequem vergleichen.
Überschrift
Wie kann ich ausstattung und catering zu meiner meeting-anfrage hinzufügen?
Über die „Erweiterte Suche“ können Sie gezielt Anforderungen wie Catering, Ausstattung oder Zusatzservices definieren.
Basierend auf Ihren Angaben ergänzt HRS Connect passende Empfehlungen – direkt in Ihrer Anfrage.
Im Bearbeitungsmodus haben Sie volle Kontrolle:
Sie können Mengen anpassen, Optionen hinzufügen oder zusätzliche Leistungen wie AV-Technik, Kaffeeservice oder Frühstück ergänzen.
Preise auf einen Blick:
• Sind Preisangaben bereits vom Anbieter hinterlegt, werden diese sofort angezeigt.
• Fehlen Preisdetails, können die Leistungen trotzdem angefragt werden – der Anbieter ergänzt die Informationen im Angebotsprozess.