Im Zeitalter von Echtzeit-Dashboards, prädiktiven Analysen und hyperpersonalisierten digitalen Diensten kann man leicht davon ausgehen, dass Geschäftsreisen Schritt gehalten haben. Doch unter der Oberfläche vieler globaler Programme verbirgt sich ein hartnäckiger blinder Fleck — einer, der weiterhin Kontrolle, Einhaltung von Vorschriften und Kosteneffizienz untergräbt. Das Problem ist nicht neu, aber es wird immer sichtbarer.

HRS veranstaltete eine Webinar-Sitzung, in der diese Herausforderung ins Rampenlicht gerückt wurde. Unter der Leitung von Branchenveteranen Will Pinnell (SVP Americas, HRS) und Greeley Koch (Geschäftsführer, 490 Consulting), die Diskussion konzentrierte sich auf die anhaltende Undurchsichtigkeit der Ausgaben für Unterkünfte und darauf, warum künstliche Intelligenz endlich einen sinnvollen Weg in die Zukunft bieten könnte.

Der Vergleich zu Beginn der Sitzung war frappierend. Pinnell bezog sich auf die Apollo-8-Mission und ihre 47 Minuten Funkstille, während sie die andere Seite des Mondes umkreiste, und zog eine scharfe Parallele zu der Art und Weise, wie Reiseleiter große Teile ihrer Hotelausgaben wahrnehmen: unsichtbar, nicht überprüfbar und unumsetzbar. Im Durchschnitt 40% der vorübergehenden Hotelausgaben liegt außerhalb des Geltungsbereichs verwalteter Programme. Diese Zahl steigt deutlich an, wenn Langzeitaufenthalte, einfache Tagungen und mit einer Karte erstattete Hotelübernachtungen enthalten sind. Dies sind keine isolierten Transaktionen. Es handelt sich um systemische Lücken in der Programmarchitektur, und sie gefährden weit mehr als nur die Finanzaufsicht.

Die Folgen gehen weit über die Finanzaufsicht hinaus. Mangelnde Transparenz wirkt sich auf die Sicherheit der Reisenden, die ESG-Tracking, die Einhaltung von Richtlinien und die Sorgfaltspflicht aus. Dies setzt Unternehmen finanziellen Verlusten und Reputationsrisiken aus. Zumal Führungskräfte im Finanz- und Beschaffungswesen einer zunehmenden Kontrolle der indirekten Ausgaben und der grenzüberschreitenden Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ausgesetzt sind.

Die vielleicht kritischste Implikation ist jedoch die strategische. Wenn Reisemanager gezwungen sind, ihre Zeit damit zu verbringen, fragmentierte Tarifprobleme zu lösen oder Datenquellen abzugleichen, sind sie nicht mehr als strategische Akteure tätig. Wie Koch feststellte, haben sich die Erwartungen an Führungskräfte in der Reisebranche dramatisch verändert, die Tools, die sie unterstützen, jedoch nicht.

„Sie [Reisemanager] werden gebeten, sich strategischer zu konzentrieren... wirklich darauf, was der Zweck des Reiseprogramms ist. Aber dann verzetteln sie sich im Prozess, im Unkraut. Und ich denke wirklich, dass das, Sie wissen schon, ein guter Anwendungsfall für KI ist, wenn Sie so wollen.“
GREELEY KOCH

Ein Großteil des Problems ist auf das Ökosystem selbst zurückzuführen. Geschäftsreiseprogramme basieren auf miteinander verbundenen, aber oft schlecht integrierten Systemen: Buchungstools, Spesenplattformen, Kartendatenfeeds und Lieferantenverträge. Diese Systeme sprechen selten dieselbe Sprache, und die Folge ist ein Flickenteppich von Teilwahrheiten. Für viele Unternehmen variiert sogar die Definition von „Hotelausgaben“ je nach der Datenquelle, auf die verwiesen wird.

Was dies zu mehr als einem operativen Problem macht — was es zu einer strategischen Dringlichkeit macht — sind die Daten, die von der Angebotsseite stammen. Aktuelle Daten der School of Hospitality der NYU, die von Koch gemeinsam geleitet wird, unterstreichen das Problem von der Angebotsseite aus.

„66% der großen Hotelketten gaben an, dass ihnen die Ressourcen oder das Fachwissen fehlten, um die ausgehandelten Tarife für Geschäftsreisen in das GDS und andere Kanäle zu laden und zu überprüfen. Und dann schauen Sie sich mittelgroße Hotels [58%] und unabhängige Hotels [62%] an. Als ich das sah, war ich überrascht, weil ich dachte, nach all den Jahren hatten wir diesen Prozess im Stich, aber das ist eindeutig nicht der Fall, und wir sehen deutlich die Frustration der Reisenden, wenn sie ihren ausgehandelten Tarif nicht erhalten können. Wir sehen, dass die Reiseabteilungen frustriert sind. Wir sehen, dass alle frustriert sind, aber wir haben immer versucht herauszufinden, wo im Prozess die Panne liegt.“
‍GREELEY KOCH

Mit anderen Worten, die Trennung liegt nicht nur auf der Käuferseite. Lieferanten haben Schwierigkeiten, genau die Vereinbarungen einzuhalten, auf die sich Unternehmensprogramme stützen, um ihre Wirkung zu entfalten.

Um dieses Problem zu lösen, sind keine marginalen Prozessverbesserungen erforderlich. Es erfordert Orchestrierung — und zunehmend eine KI-gestützte Orchestrierung.

Das ist wo Copilot, die KI-gestützte Plattform von HRS, nimmt an der Konversation teil. Als echte Orchestrierungsebene positioniert, Copilot wurde entwickelt, um Erkenntnisse zu gewinnen und sofortige Maßnahmen zu ermöglichen. Die Plattform basiert auf umfassender Datenintegration und intelligenter Automatisierung und ermöglicht es Reiseführern, von statischen Analysen zur Entscheidungsfindung in Echtzeit überzugehen.

„Zum ersten Mal können Sie wirklich auf eine Weise auf Informationen zugreifen, für die jahrelang nur jemand Tabellenkalkulationsdaten verarbeitet hat. Und jetzt können Sie das auf eine ganzheitliche strategische Weise zusammenführen... Eines der Dinge, die dieses Produkt anders macht als vielleicht ein Berichts-Dashboard oder andere Tools, die Sie in der Vergangenheit erhalten haben, ist, dass Sie mit ihnen sprechen können. Sie können ihm Fragen stellen, und es liefert nicht nur Ergebnisse in Echtzeit, sondern Sie können diese Ergebnisse auch in Echtzeit umsetzen.“
WIRD PINNELL

Reiseleiter können offene Fragen stellen — aus „Was ist mein ADR in New York in diesem Quartal?“ bis „Bei welchen Immobilien treten anhaltende Ratenschwankungen auf?“ — und erhalten Sie sofort Antworten. Noch wichtiger ist, dass sie auf der Grundlage der Erkenntnisse sofort Maßnahmen ergreifen können, ohne auf eine vierteljährliche Überprüfung oder Offline-Folgemaßnahmen warten zu müssen.

Einer der Werte des Copiloten liegt in seiner Flexibilität. Programme können Prioritäten nach Region, Politik oder Persona setzen — ganz gleich, ob das bedeutet, den Schwerpunkt auf Spareinlagen in den USA zu legen oder Nachhaltigkeit in Europa zu betonen. Die Orchestrierungslogik kann sich an das anpassen, was am wichtigsten ist, und zwar dort, wo es am wichtigsten ist.

Natürlich ist die Technologie nur ein Teil der Gleichung. Eine echte Transformation hängt nicht nur von der Offenheit für Innovationen ab, sondern auch von der Bereitschaft, die Struktur und Bewertung von Reiseprogrammen neu zu überdenken. Für Unternehmen, die sich noch mit dem Geschäftsszenario befassen, bot Pinnell einen klaren nächsten Schritt an:

„Mit unserer Technologie sparen Sie Geld bei Ihren Hotelausgaben, Punkt. Aber wir wollen nicht, dass Sie uns einfach beim Wort nehmen. Wir nehmen also tatsächlich Ihre Daten für das letzte Jahr, schließen eine Geheimhaltungsvereinbarung ab, schauen sie uns an und analysieren sie. Und dann geben wir Ihnen zurück, was Ihrer Meinung nach Ihre Einsparungen hätten sein können. Unserer Meinung nach verpasste Einsparmöglichkeiten bei durchschnittlichen Unternehmen, die HRS einsetzen. Sie sparen 17% ihrer Hotelausgaben. Je nach Umfang Ihres Programms kann dies also zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Aber wie ich bereits erwähnt habe, geht es nicht immer um Einsparungen. Oft geht es darum, die Zufriedenheit der Reisenden oder die Nachhaltigkeit usw. zu steigern.“
WIRD PINNELL

Die Sitzung war ein offenes Gespräch über die Notwendigkeit von Veränderungen und die Tools, die diesen Wandel endlich ermöglichen. Da die Erwartungen steigen und die Programme immer komplexer werden, wird die Orchestrierung zu einer Kernkompetenz.

„Je mehr ich mit Leuten spreche, desto mehr höre ich über diese gesamte Reiseplanung... es geht nicht nur um die Einhaltung von Sparvorschriften. Aber es ist die Benutzererfahrung. Es ist der Inhalt. Es sind all diese anderen Dinge, die verfügbar sind und wie wir diese Art von durchgehender Reise betrachten. Und Sie wissen, wie das orchestriert und zusammengeführt wird. Und weil es komplexer geworden ist, wissen Sie, auch hier denke ich, dass diese KI-Tools und verschiedene Dinge für die Reiseleiter und die Anbieter da draußen sehr hilfreich sein können. Also habe ich viel Zeit damit verbracht, mit Unternehmen über diese Orchestrierung, diese Reiseorchestrierung zu sprechen. Es ist... wir werden mehr und mehr darüber hören, glaube ich.“
GREELEY KOCH

In diesem Zusammenhang ist KI ein echtes strategisches Unterscheidungsmerkmal — eines, das sich Geschäftsreisen nicht länger leisten können, zu ignorieren. Und das ist vielleicht der einzig gangbare Weg aus der Dunkelheit.

Die Erkenntnis aus dieser Diskussion ist klar: Die Sichtbarkeitslücke bei Firmenunterkünften hält Unternehmen strategisch zurück. KI-gestützte Orchestrierung wird für die Verwaltung, Messung und Optimierung von Reiseprogrammen immer wichtiger. Für Reiseleiter, die bereit sind, Patchwork-Systeme und schnelle Lösungen zu überwinden, sind die Plattformen endlich da, um echte, dauerhafte Veränderungen voranzutreiben.

Sehen Sie sich die vollständige Webinar-Aufzeichnung an wo Will Pinnell und Greeley Koch tiefer in diese Erkenntnisse eintauchen, um die Komplexität zu durchbrechen und Klarheit zu schaffen.

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