A Week with Corporate Travel Executives & HRS Leadership on the California Coast

Améliorer la visibilité des dépenses hôtelières cachées

À l'ère des tableaux de bord en temps réel, des analyses prédictives et des services numériques hyperpersonnalisés, il est facile de supposer que les voyages d'affaires ont suivi le rythme. Mais sous la surface de nombreux programmes mondiaux se cache un angle mort persistant, qui continue de compromettre le contrôle, la conformité et la rentabilité.

HRS a organisé un webinaire qui a mis ce défi sous le feu des projecteurs. Dirigé par des vétérans de l'industrie Will Pinnell (vice-président principal pour les Amériques, HRS) et Greeley Koch (directrice générale, 490 Consulting), la discussion a porté sur l'opacité persistante des dépenses d'hébergement et sur les raisons pour lesquelles l'intelligence artificielle pourrait enfin offrir une solution significative.

L'écart de visibilité

La comparaison faite au début de la session était frappante. Référencement du Mission Apollo 8 et ses 47 minutes de silence radio en orbite autour de la face cachée de la lune, Pinnell a établi un parallèle frappant avec la façon dont les agences de voyages perçoivent une grande partie de leurs dépenses hôtelières : invisibles, incontrôlables et impossibles à agir.

En moyenne, 40 % des dépenses hôtelières transitoires ne sont pas couvertes par les programmes gérés. Ce chiffre augmente considérablement si l'on inclut les hébergements de longue durée, les réunions simples et les nuits d'hôtel remboursées par carte. Il ne s'agit pas de transactions isolées. Il s'agit de lacunes systémiques dans l'architecture du programme, qui ne se limitent pas à la supervision financière.

Le coût de l'invisibilité

Les conséquences vont bien au-delà de la supervision financière. Le manque de visibilité a des répercussions sur la sécurité des voyageurs, le suivi des critères ESG, la conformité aux politiques et le devoir de diligence. Cela expose les entreprises à des fuites financières et à des risques de réputation, d'autant plus que les responsables des finances et des achats font l'objet d'une surveillance croissante en matière de dépenses indirectes et de conformité transfrontalière.

Pourtant, l'implication la plus critique est peut-être stratégique. Lorsque les gestionnaires de voyages sont contraints de passer leur temps à résoudre des problèmes de tarification fragmentés ou à réconcilier des sources de données, ils ne jouent plus le rôle de contributeurs stratégiques. Comme l'a noté Koch, les attentes à l'égard des responsables du secteur des voyages ont radicalement changé, mais les outils qui les soutiennent n'ont pas évolué.

Systèmes fragmentés, vérités fragmentées

Le problème provient en grande partie de l'écosystème lui-même. Les programmes de voyages d'affaires s'appuient sur des systèmes interconnectés mais souvent mal intégrés : outils de réservation, plateformes de gestion des dépenses, flux de données de cartes et contrats fournisseurs.

Ces systèmes parlent rarement le même langage, ce qui se traduit par une mosaïque de vérités partielles. Pour de nombreuses entreprises, même la définition des « dépenses hôtelières » varie en fonction de la source de données référencée.

Ce qui fait qu'il s'agit d'un problème plus qu'opérationnel, ce sont les données émanant de l'offre qui en font un problème d'urgence stratégique. Données récentes de École d'hospitalité de l'Université de New York, codirigé par Koch, met en lumière le problème du côté de l'offre.

En d'autres termes, la déconnexion n'est pas uniquement du côté de l'acheteur. Les fournisseurs ont du mal à se conformer aux accords mêmes sur lesquels les programmes d'entreprise s'appuient pour tirer parti.

Du processus à l'orchestration

Résoudre ce problème ne nécessite pas d'améliorations marginales des processus. Cela nécessite orchestration — et de plus en plus, une orchestration alimentée par l'IA.

C'est là Copilot, la plateforme HRS pilotée par l'IA, entre dans la conversation. Positionné comme une véritable couche d'orchestration, Copilot est conçu pour apporter des informations et permettre une action immédiate. Basée sur une intégration approfondie des données et une automatisation intelligente, la plateforme permet aux responsables du secteur des voyages de passer de l'analyse statique à la prise de décisions en temps réel.

De l'intuition à l'action

Les responsables des voyages peuvent poser des questions ouvertes, auprès de « Quel est mon ADR à New York ce trimestre ? » pour « Quelles propriétés présentent une fuite de débit persistante ? » — et recevez des réponses instantanées.

Plus important encore, ils peuvent prendre des mesures immédiates sur la base de ces informations, sans attendre un examen trimestriel ou un suivi hors ligne.

L'une des valeurs de Copilot réside dans sa flexibilité. Les programmes peuvent établir des priorités par région, par politique ou par personnalité, qu'il s'agisse de mettre l'accent sur l'épargne aux États-Unis ou de mettre l'accent sur la durabilité en Europe. La logique d'orchestration peut s'adapter à ce qui compte le plus, là où cela compte le plus.

Une nouvelle ère de leadership en matière de voyages

La session a été une conversation franche sur la nécessité du changement et sur les outils enfin capables de le permettre.

À mesure que les attentes augmentent et que les programmes deviennent de plus en plus complexes, l'orchestration devient une capacité essentielle. Dans ce contexte, L'IA est un véritable facteur de différenciation stratégique — celui que les voyages d'affaires ne peuvent plus se permettre d'ignorer. Et c'est peut-être la seule solution viable pour sortir de l'obscurité.

‍