Hart arbeiten, härter spielen — Drei Schritte zur Erfassung und Verwaltung steigender Freizeitausgaben

Bleisure — die Mischung aus Geschäfts- und Urlaubsreisen — hat sich vom Nischenverhalten zur Mainstream-Erwartung entwickelt. Da die Arbeit flexibler wird und die Mobilität immer flüssiger wird, verlängern die Mitarbeiter ihre Geschäftsreisen zunehmend um ihre Freizeit. Manche fügen Wochenenden hinzu. Andere bringen Familie mit. Viele buchen einfach ein paar zusätzliche Tage, um neue Städte auf eigene Faust zu erkunden.

Diese Veränderung ist nicht anekdotisch. Jüngsten Umfragen zufolge verzeichnen 46% der Käufer von Geschäftsreisen einen Anstieg der Buchungen von Freizeitreisen — eine Zahl, die weiter wächst, insbesondere bei Reisenden der Generation Y und Generation Z.

Aber obwohl Freizeit die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Reisenden verbessern kann, bringt sie auch neue Komplexitäten mit sich: Wer bezahlt wofür, wie gehen wir mit Risiken um und welche Auswirkungen hat das auf die Nachhaltigkeitsberichterstattung und die Einhaltung der Steuervorschriften?

Unternehmen, die Freizeitaktivitäten ignorieren, sind dem Risiko ausgesetzt. Aber diejenigen, die sich darauf einlassen — mit Richtlinien, Plattformen und Prozessen —, können daraus einen strategischen Vorteil machen, der Kundenbindung, Zufriedenheit und intelligenteres Reisedesign unterstützt.

So geht's.

Schritt 1: Definieren Sie Ihr Framework — was zählt, was abgedeckt ist, was verfolgt wird

Der erste Fehler, den Unternehmen mit Bleisure machen, ist Mehrdeutigkeit. Ohne klare Richtlinien gehen die Mitarbeiter von Annahmen aus, buchen außerhalb der genehmigten Kanäle und lassen die Compliance-Teams im Dunkeln.

Eine moderne Freizeitpolitik sollte antworten:

Können Geschäftsreisen verlängert werden? Wenn ja, wie viele Tage?
Können Privatreisen mit vom Unternehmen bezahlten Flügen kombiniert werden?
Dürfen Reisende Begleiter mitbringen? Wie wirkt sich das auf Risiko und Sorgfaltspflicht aus?
Was passiert, wenn es während des Freizeitabschnitts der Reise zu einer Störung (wie Streik oder Krankheit) kommt?

Mit HRS Connect können Unternehmen diese Richtlinien direkt in den Buchungsablauf integrieren. Das bedeutet:

Zugelassene Hotels sind für den Business-Bereich sichtbar
Von Reisenden bezahlte Optionen für Freizeitaufenthalte sind deutlich gekennzeichnet
Datensegmentierung zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben

Dies schafft Klarheit — für Mitarbeiter und Administratoren gleichermaßen — und alle Buchungen, unabhängig vom Zweck, bleiben auf der Plattform.

Schritt 2: Automatisieren Sie Kosten- und Risikogrenzen

Verschwommene Grenzen zwischen Geschäft und Freizeit verschwimmen auch darüber, wer haftet — und was erstattungsfähig ist.

Mit HRS Payment & Expense können Unternehmen:

Stellen Sie virtuelle Karten aus, die am Ende des Geschäftsaufenthalts ablaufen, um sicherzustellen, dass private Kosten nicht von Firmenkonten abgebucht werden
Integrieren Sie ERP-Systeme, um reine Geschäftsausgaben für Steuer- und Berichtszwecke zu verfolgen
Legen Sie standortbezogene Regeln fest: Wenn z. B. ein persönlicher Aufenthalt in einer Hochrisikoregion stattfindet, können automatische Benachrichtigungen ausgelöst werden

Diese automatisierte Segmentierung hilft:

Finanzen: durch Vereinfachung der Abstimmung und Kostenzuweisung
Recht und Risiko: durch die Einhaltung klarer Grenzen in Bezug auf die Sorgfaltspflicht
Reisende: indem wir Sorgenfreiheit und Transparenz bieten

Das Ergebnis? Ein nahtloses Erlebnis, das sowohl Freiheit als auch Konformität würdigt.

Schritt 3: Verwenden Sie Bleisure Data, um Ihre Reisestrategie zu gestalten

Bleisure kann aussagekräftige Einblicke in das Verhalten von Reisenden bieten — sofern es richtig erfasst und analysiert wird.

Zum Beispiel:

In welchen Städten gibt es die meisten Bleisure Extensions? Könnte dies die zukünftige Auswahl bevorzugter Hotels oder Veranstaltungsorte beeinflussen?
Halten sich Urlaubsreisende besser an die Buchungskanäle und sind sie mit ihrer Erfahrung zufriedener?
Wie wirkt sich Bleisure auf Emissionen aus? Könnte die Verlängerung von Reisen die Zahl der Flüge reduzieren und so die ESG-Ziele unterstützen?

Mit HRS Copilot können Unternehmen Trends im Zusammenhang mit der Freizeitgestaltung über Regionen, Rollen und Funktionen hinweg verfolgen — und diese Erkenntnisse nutzen, um:

Passen Sie die Richtlinie an die Nutzungsmuster an
Bessere Entscheidungen bei der Auswahl von Hotels und Reisezielen
Kommunizieren Sie den Wert von HR-, DEI- und ESG-Stakeholdern

Auf diese Weise ist Bleisure kein Randfall mehr. Sie wird zu einem wichtigen Beitrag zu einer intelligenteren, menschenorientierteren Reisestrategie.

HRS-Perspektive: Platz schaffen für die Realitäten des modernen Reisens

Wir bei HRS wissen, dass Arbeit und Leben nicht immer klar voneinander getrennt sind — und dass Reisen diese Komplexität widerspiegelt. Unsere Lösungen sind so konzipiert, dass sie die Art und Weise unterstützen, wie sich Menschen tatsächlich bewegen:

Flexibel genug, um auf persönliche Bedürfnisse einzugehen
Strukturiert genug, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten
Intelligent genug, um im Laufe der Zeit zu lernen und sich zu verbessern

HRS Connect, Payment & Expense und Copilot bieten die Tools zur Erfassung, Verwaltung und Optimierung von Freizeitaktivitäten — bei gleichzeitiger Steigerung der Zufriedenheit und Senkung des Risikos.

Unternehmen, die den Anstieg des Freizeitangebots erkennen — und ihn proaktiv managen — werden eine stärkere Akzeptanz, zufriedenere Reisende und ein insgesamt zukunftsfähigeres Reiseprogramm erleben.

Es geht nicht darum, die Kontrolle loszulassen. Es geht darum, Systeme zu schaffen, in denen Kontrolle Teil der Freiheit ist.

‍