Einführung

Die Grenzen zwischen Transienten- und Tagungsreisen fallen — und das nicht zufällig. In einer Welt nach der Pandemie, in der Hybriden an erster Stelle stehen, stehen Einkaufsleiter unter dem Druck, mit weniger mehr zu erreichen und gleichzeitig steigende Kosten, Nachhaltigkeitsziele und fragmentiertes Reiseverhalten zu bewältigen.

Dennoch behandeln viele Unternehmen bei der Hotelbeschaffung Transitions- und Tagungsreisen immer noch als separate Einheiten, die von verschiedenen Teams verwaltet, anhand verschiedener Kennzahlen bewertet und in Silos abgeschlossen werden.

Dieses veraltete Modell ist nicht mehr nachhaltig. Überlappende Hotelausgaben, falsch ausgerichtete Lieferantenbeziehungen und unvollständige Daten kosten Unternehmen Millionen. Schlimmer noch, sie untergraben die Bemühungen, reiseorientierte, richtlinienkonforme Programme zu entwickeln, die auch modernen ESG- und Sorgfaltspflicht-Standards entsprechen.

Es ist an der Zeit, das Konvergenzrätsel zu lösen — nicht durch blindes Kombinieren von Kategorien, sondern durch den Einsatz strategischer Informationen und moderner Tools, die es den Beschaffungsteams ermöglichen, ihren Ansatz zu vereinheitlichen, ohne die Nuancen der einzelnen Segmente zu verlieren.

Das Problem mit der parallelen Beschaffung

Besprechungen und vorübergehende Buchungen teilen sich häufig dieselben Immobilien, Städte und Teams. In den meisten Unternehmen arbeiten sie jedoch auf unterschiedlichen Wegen:

• Verschiedene Beschaffungszyklen
• Separate Tarifverhandlungen
• Keine gemeinsame Sichtbarkeit des Volumens oder der Lieferantenleistung
• Keine einheitliche Berichterstattung über das Reiseerlebnis oder die Nachhaltigkeit

Dies führt zu einer grundlegenden Ineffizienz: Zwei Programme, sich überschneidende Hotelausgaben und verpasste Gelegenheiten zur Volumensteigerung. In großen Unternehmen kann dies zu doppelten Kosten in Millionenhöhe und zu mangelnder Transparenz zwischen den Kategorien führen.

Die Ironie? Die Lieferanten sehen die Konvergenz. Viele Hotels arbeiten sowohl bei Kurzaufenthalten als auch bei Besprechungen mit demselben Kunden zusammen — und würden eine stärker integrierte, strategische Beziehung begrüßen.

Vereinheitlichung der Ausgaben ohne Abstriche bei der Kontrolle

Konvergenz bedeutet nicht, dass vorübergehende Besprechungen und Besprechungen in einer einzigen Ausschreibung zusammengefasst werden. Stattdessen bedeutet es, eine gemeinsame strategische Grundlage zu schaffen, die Richtlinien, Plattformen und Lieferantenbindung aufeinander abstimmt.

Bei STUNDEN, wir helfen unseren Kunden, dieses Problem mit einem dreischichtigen Ansatz zu lösen:

‍ Gemeinsamer Überblick über alle Ausgabenkategorien

Mit HRS Connect, können Unternehmen die Ausgaben für vorübergehende Hotels und Tagungen in einem einheitlichen Dashboard einsehen — segmentiert nach Region, Geschäftseinheit, Reiseprofil und Nachhaltigkeitskennzahlen.

Diese zentrale Informationsquelle ermöglicht es der Beschaffung:
→ Identifizieren Sie sich überschneidende Eigenschaften und doppelte Verhandlungen
→ Entdecken Sie volumenbasierte Verhandlungsmöglichkeiten
→Verfolgen Sie die Einhaltung von Vorschriften und das Feedback von Reisenden in allen Segmenten

Das ist nicht nur hilfreich — es ist transformativ. Wenn die Sourcing-Teams endlich das Gesamtbild sehen können, ergeben sich von selbst intelligentere Entscheidungen.

‍Intelligente Segmentierung trifft auf strategische Aggregation

Verschiedene Reisetypen erfordern unterschiedliche Tarife, Annehmlichkeiten und Richtlinien. Ein vorübergehender Reisender, der für ein Kundengespräch eine Nacht bleibt, hat nicht die gleichen Bedürfnisse wie ein Projektteam, das eine dreitägige Strategiesitzung veranstaltet.

Aber mit HRS Copilot, Unternehmen können mit Granularität beschaffen und Aggregation. Durch die Erstellung von Personas für Reisende und Veranstaltungstypen ermöglicht Copilot der Beschaffung Folgendes:

→ Verhandeln Sie unterschiedliche Tarife (z. B. dynamisch oder fest) für dieselbe Immobilie
→ Berücksichtigen Sie die ESG-Leistung sowohl bei kurzfristigen Buchungen als auch bei Buchungen für Besprechungen
→ Simulieren Sie die Auswirkungen der Volumenverlagerung zwischen den Kategorien auf die Gesamtausgaben und die Nachhaltigkeitsziele

Es geht nicht darum, jede Reise zu standardisieren. Es geht darum, die Beschaffungslogik auf ganzer Linie zu harmonisieren — mit der Flexibilität, Feinabstimmungen vorzunehmen, wo es darauf ankommt.

‍Eine Oberfläche, mehrere Pfade

Das Reiseerlebnis spiegelt oft die Programmstruktur wider. Wenn Besprechungen und vorübergehende Buchungen auf verschiedenen Plattformen stattfinden, mit unterschiedlichen Supportabläufen und Hoteloptionen, ist Verwirrung (und undichte Stellen) die Folge.

Mit HRS Connect, alle Buchungen von Unterkünften — für Kurzaufenthalte, Projekte, Besprechungen — können in einem einzigen Ökosystem zusammengefasst werden. Das bedeutet:

→ Ein politischer Rahmen mit mehreren Pfaden
→ Konsistente Sichtbarkeit für Reisemanager und Genehmigungsberechtigte
→ Integrierte Buchungsabläufe für Einzel- und Gruppenaufenthalte

Dies ermöglicht es Reisemanagern, ihre Berichterstattung zu konsolidieren, die Sorgfaltspflicht zu verbessern und die Zufriedenheit der Reisenden zu erhöhen — auch wenn die Komplexität hinter den Kulissen intelligent verwaltet wird.

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Ergebnisse aus der Praxis: Konvergenz in Aktion

Für einen globalen technischen Kunden, der Tausende von Beratern bei vorübergehenden Arbeiten und Projekten betreut, bedeutete Konvergenz mehr als eine bessere Preisgestaltung. Sie ermöglichte:

• EIN Senkung der gesamten Unterbringungskosten um 22% durch Aggregieren des Volumens
• Abstimmung der Richtlinien in verschiedenen Regionen mit unterschiedlichem Buchungsverhalten
• Nachhaltigkeitsberichterstattung in Echtzeit sowohl bei Besprechungen als auch bei Geschäftsreisen

Durch die Vereinheitlichung der Beschaffungslogik und der Plattformen — ohne die lokale Flexibilität zu beeinträchtigen — erlangte der Kunde die strategische Kontrolle über eine zuvor fragmentierte Landschaft.

HRS-Perspektive: Die Beschaffung befähigen, das Ökosystem anzuführen

Wir glauben, dass die Beschaffungsteams am besten positioniert sind, um die Konvergenz voranzutreiben. Sie verstehen Lieferanten. Sie verwalten die Kosten. Und zunehmend sind sie für ESG-Ergebnisse, das Reiseerlebnis und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit verantwortlich.

Mit Tools wie HRS Copilot und Verbinde, Einkaufsleiter können:

• Kartieren Sie die Gesamtausgaben der Hotels in allen Kategorien
• Identifizieren Sie Sourcing-Synergien zwischen Transient und Meetings
• Überwachen Sie die Lieferantenleistung ganzheitlich
• Entwickeln Sie ein Programm, das an der Oberfläche flexibel ist — aber im Kern optimiert ist

In der Zukunft von Firmenunterkünften geht es nicht darum, Komplexität zu bewältigen. Es geht darum, sie zu reduzieren — durch Daten, Integration und intelligentere Orchestrierung.

Vom Puzzle zur Strategie

Die Konvergenz der Ausgaben für vorübergehende Aufenthalte und Besprechungen ist keine Herausforderung, die es zu bewältigen gilt. Es ist eine Gelegenheit, die Hotelbeschaffung als einheitliche, intelligente und strategische Funktion neu zu definieren.

Mit den richtigen Plattformen, Richtlinien und Erkenntnissen können Unternehmen aufhören, jedes Jahr dasselbe Rätsel zu lösen — und beginnen, ein System zu entwickeln, das als Einheit funktioniert.

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