Why corporate travel programs still operate in the dark, and how AI is changing that

Introduzione

Le barriere tra il transito e il viaggio per riunioni stanno crollando, e non per caso. In un mondo post-pandemico, caratterizzato da una forte impronta ibrida, i responsabili del procurement sono costretti a fare di più con meno risorse, tenendo conto dell'aumento dei costi, degli obiettivi di sostenibilità e della frammentazione del comportamento dei viaggiatori.

Eppure, quando si parla di approvvigionamento alberghiero, molte organizzazioni considerano ancora i viaggi transitori e quelli per riunioni come entità separate, gestite da team diversi, valutate attraverso metriche diverse e contrattate in silos.

Questo modello obsoleto non è più sostenibile. La sovrapposizione della spesa alberghiera, il disallineamento delle relazioni con i fornitori e i dati incompleti stanno costando milioni alle organizzazioni. Peggio ancora, stanno vanificando gli sforzi volti a creare programmi incentrati sui viaggiatori e conformi alle politiche, che soddisfino anche i moderni standard ESG e duty of care.

È tempo di risolvere il puzzle della convergenza, non mescolando le categorie alla cieca, ma applicando intelligenza strategica e strumenti moderni che consentano ai team di approvvigionamento di unificare il proprio approccio senza perdere le sfumature di ogni segmento.

Il problema degli acquisti paralleli

Le riunioni e le prenotazioni temporanee spesso condividono le stesse proprietà, città e team. Ma nella maggior parte delle aziende, operano su binari separati:

• Cicli di approvvigionamento diversi
• Negoziazioni tariffarie separate
• Nessuna visibilità condivisa sul volume o sulle prestazioni dei fornitori
• Nessun rapporto unificato sull'esperienza o sulla sostenibilità dei viaggiatori

Ciò crea un'inefficienza fondamentale: due programmi, una sovrapposizione della spesa alberghiera e opportunità mancate di sfruttare i volumi. Nelle grandi aziende, il risultato può essere milioni di costi duplicati e zero trasparenza tra le categorie.

L'ironia? I fornitori vedono la convergenza. Molti hotel collaborano con lo stesso cliente sia per i soggiorni temporanei che per le riunioni e sarebbero lieti di instaurare una relazione strategica più integrata.

Unificare la spesa senza sacrificare il controllo

Convergenza non significa comprimere l'approvvigionamento di transienti e riunioni in un'unica RFP. Significa invece creare una base strategica condivisa che allinei politiche, piattaforme e coinvolgimento dei fornitori.

A ORE, aiutiamo i clienti a risolvere questo problema con un approccio a tre livelli:

‍ Visibilità condivisa tra le categorie di spesa

Con Connessione HRS, le aziende possono visualizzare le spese alberghiere transitorie e per riunioni in una dashboard unificata, segmentata per regione, unità aziendale, profilo del viaggiatore e metriche di sostenibilità.

Questa unica fonte di verità consente al procurement di:
→ Identifica proprietà sovrapposte e negoziazioni duplicate
→ Scopri le opportunità di negoziazione basate sul volume
→Monitora la conformità e il feedback dei viaggiatori in tutti i segmenti

Questo non è solo utile, è trasformativo. Quando i team addetti al sourcing possono finalmente vedere il quadro generale, è naturale prendere decisioni più intelligenti.

‍La segmentazione intelligente incontra l'aggregazione strategica

Tipi di viaggio diversi richiedono tariffe, servizi e politiche diversi. Un viaggiatore transitorio che trascorre una notte per una riunione con un cliente non ha le stesse esigenze di un team di progetto che ospita una sessione di strategia di 3 giorni.

Ma con Copilota HRS, le aziende possono approvvigionarsi con granularità e aggregazione. Creando personaggi dei viaggiatori e tipi di eventi, Copilot consente al procurement di:

→ Negozia tariffe differenziate (ad esempio, dinamiche o fisse) nella stessa proprietà
→ Tieni conto della performance ESG sia nelle prenotazioni transitorie che nelle prenotazioni di riunioni
→ Simula l'impatto dello spostamento del volume tra le categorie sulla spesa totale e sugli obiettivi di sostenibilità

Non si tratta di standardizzare ogni viaggio. Si tratta di armonizzare la logica di approvvigionamento su tutta la linea, con la flessibilità necessaria per ottimizzare dove è importante.

‍Un'interfaccia, più percorsi

L'esperienza del viaggiatore spesso riflette la struttura del programma. Se le riunioni e le prenotazioni temporanee vengono effettuate su piattaforme diverse, con flussi di assistenza e opzioni alberghiere diversi, ne consegue confusione (e fughe di notizie).

Con Connessione HRS, tutte le prenotazioni di alloggi (transitorie, di lunga durata, di progetto, riunioni) possono vivere all'interno di un unico ecosistema. Ciò significa:

→ Un quadro politico con percorsi multipli
→ Visibilità costante per i responsabili dei viaggi e gli approvatori
→ Flussi di prenotazione integrati per soggiorni individuali e di gruppo

Ciò consente ai travel manager di consolidare i report, migliorare l'obbligo di assistenza e aumentare la soddisfazione dei viaggiatori, anche se la complessità dietro le quinte viene gestita in modo intelligente.

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Risultati reali: convergenza in azione

Per un cliente di ingegneria globale che gestisce migliaia di consulenti per lavori transitori e di progetto, la convergenza significava molto di più che prezzi migliori. Ha consentito:

• UN Riduzione del 22% dei costi totali di alloggio aggregando il volume
• Allineamento delle politiche tra le regioni con diversi comportamenti di prenotazione
• Rapporti sulla sostenibilità in tempo reale durante riunioni e viaggi di lavoro

Unificando la logica e le piattaforme di sourcing, senza eliminare la flessibilità locale, il cliente ha acquisito il controllo strategico su un panorama precedentemente frammentato.

Prospettiva di HRS: consentire al procurement di guidare l'ecosistema

Riteniamo che i team di approvvigionamento siano nella posizione migliore per promuovere la convergenza. Comprendono i fornitori. Gestiscono i costi. E sono sempre più responsabili dei risultati ESG, dell'esperienza dei viaggiatori e della collaborazione interfunzionale.

Con strumenti come Copilota HRS e Connetti, i responsabili del procurement possono:

• Mappa la spesa totale degli hotel in tutte le categorie
• Identifica le sinergie di approvvigionamento tra transitori e riunioni
• Monitora le prestazioni dei fornitori in modo olistico
• Crea un programma che sia flessibile all'apparenza, ma ottimizzato nella parte centrale

Il futuro degli alloggi aziendali non riguarda la gestione della complessità. Si tratta di ridurla, attraverso dati, integrazione e un'orchestrazione più intelligente.

Dal rompicapo alla strategia

La convergenza tra spese transitorie e spese per riunioni non è una sfida da superare. È un'opportunità per ridefinire l'approvvigionamento alberghiero come una funzione unificata, intelligente e strategica.

Con le piattaforme, le politiche e gli approfondimenti giusti, le aziende possono smettere di risolvere lo stesso enigma ogni anno e iniziare a progettare un sistema che funzioni all'unisono.

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