A Week with Corporate Travel Executives & HRS Leadership on the California Coast

Présentation

Les barrières entre les déplacements temporaires et les voyages pour des réunions sont en train de tomber, et ce n'est pas un hasard. Dans un monde post-pandémique marqué par l'hybridation, les responsables des achats sont soumis à des pressions pour faire plus avec moins, tout en faisant face à la hausse des coûts, aux objectifs de développement durable et au comportement fragmenté des voyageurs.

Pourtant, en ce qui concerne l'approvisionnement hôtelier, de nombreuses organisations continuent de traiter les voyages transitoires et les voyages pour réunions comme des entités distinctes, gérées par différentes équipes, évaluées selon différents indicateurs et contractées de manière cloisonnée.

Ce modèle obsolète n'est plus viable. Le chevauchement des dépenses hôtelières, les relations avec les fournisseurs mal alignées et les données incomplètes coûtent des millions aux entreprises. Pire encore, ils sapent les efforts visant à créer des programmes centrés sur les voyageurs et conformes aux politiques, qui répondent également aux normes modernes en matière d'ESG et de devoir de diligence.

Il est temps de résoudre le casse-tête de la convergence, non pas en mélangeant les catégories à l'aveuglette, mais en appliquant une intelligence stratégique et des outils modernes qui permettent aux équipes d'approvisionnement d'unifier leur approche sans perdre les nuances de chaque segment.

Le problème des achats parallèles

Les réunions et les réservations transitoires partagent souvent les mêmes propriétés, villes et équipes. Mais dans la plupart des entreprises, elles opèrent sur des voies distinctes :

• Différents cycles d'approvisionnement
• Négociations tarifaires séparées
• Aucune visibilité partagée sur les volumes ou les performances des fournisseurs
• Pas de rapports unifiés sur l'expérience des voyageurs ou la durabilité

Cela crée une inefficacité fondamentale : deux programmes, des dépenses hôtelières qui se chevauchent et des occasions manquées de tirer parti des volumes. Dans les grandes entreprises, cela peut se traduire par des millions de dollars de coûts dupliqués et une transparence nulle entre les catégories.

L'ironie ? Les fournisseurs constatent la convergence. De nombreux hôtels travaillent avec le même client, qu'il s'agisse de réunions ou de réunions, et seraient favorables à une relation stratégique plus intégrée.

Unifier les dépenses sans sacrifier le contrôle

La convergence ne signifie pas la fusion des sources transitoires et des réunions dans un seul appel d'offres. Il s'agit plutôt de créer une base stratégique partagée qui aligne les politiques, les plateformes et l'engagement des fournisseurs.

À HEURES, nous aidons nos clients à résoudre ce problème grâce à une approche à trois niveaux :

‍ Visibilité partagée entre les catégories de dépenses

Avec HRS Connect, les entreprises peuvent consulter les dépenses des hôtels pour les séjours transitoires et les réunions dans un tableau de bord unifié, segmenté par région, unité commerciale, profil de voyageur et indicateurs de durabilité.

Cette source unique de vérité permet à la fonction achats de :
→ Identifier les propriétés qui se chevauchent et les négociations dupliquées
→ Découvrez les opportunités de négociation basées sur le volume
→Suivez la conformité et les commentaires des voyageurs sur tous les segments

Ce n'est pas seulement utile, c'est transformateur. Lorsque les équipes d'approvisionnement peuvent enfin avoir une vue d'ensemble, des décisions plus intelligentes s'ensuivent naturellement.

‍Quand la segmentation intelligente rencontre l'agrégation stratégique

Les différents types de voyages nécessitent des tarifs, des équipements et des politiques différents. Un voyageur de passage séjournant une nuit pour une réunion avec un client n'a pas les mêmes besoins qu'une équipe de projet qui organise une session stratégique de 3 jours.

Mais avec Copilote HRS, les entreprises peuvent s'approvisionner avec granularité et agrégation. En créant des personnages de voyageurs et des types d'événements, Copilot permet aux achats de :

→ Négocier des tarifs différenciés (par exemple, dynamiques ou fixes) dans le même établissement
→ Tenez compte de la performance ESG dans les réservations transitoires et les réservations de réunions
→ Simuler l'impact du changement de volume entre les catégories sur les dépenses totales et les objectifs de durabilité

Il ne s'agit pas de standardiser chaque trajet. Il s'agit d'harmoniser la logique d'approvisionnement à tous les niveaux, avec la flexibilité nécessaire pour l'affiner là où cela compte.

‍Une interface, plusieurs chemins

L'expérience du voyageur reflète souvent la structure du programme. Si les réunions et les réservations transitoires se déroulent sur des plateformes différentes, avec des flux d'assistance et des options hôtelières différents, il en résulte de la confusion (et des fuites).

Avec HRS Connect, toutes les réservations d'hébergement (transitoires, longs séjours, projets, réunions) peuvent vivre au sein d'un écosystème unique. Cela signifie que :

→ Un cadre politique unique avec de multiples voies
→ Visibilité constante pour les responsables de voyages et les approbateurs
→ Flux de réservation intégrés pour les séjours individuels et en groupe

Cela permet aux gestionnaires de voyages de consolider les rapports, d'améliorer le devoir de diligence et d'accroître la satisfaction des voyageurs, même si la complexité en coulisses est gérée de manière intelligente.

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Des résultats concrets : la convergence en action

Pour un client d'ingénierie mondial qui gérait des milliers de consultants dans le cadre de travaux transitoires et de projets, la convergence ne se limitait pas à une meilleure tarification. Il a permis :

• UNE Réduction de 22 % du coût total de l'hébergement par volume agrégé
• Harmonisation des politiques entre les régions avec des comportements de réservation différents
• Rapports sur le développement durable en temps réel pour les réunions et les voyages d'affaires

En unifiant la logique et les plateformes d'approvisionnement, sans éliminer la flexibilité locale, le client a acquis le contrôle stratégique d'un paysage auparavant fragmenté.

Perspective HRS : donner aux achats les moyens de diriger l'écosystème

Nous pensons que les équipes d'approvisionnement sont les mieux placées pour favoriser la convergence. Ils comprennent les fournisseurs. Ils gèrent les coûts. Et ils sont de plus en plus responsables des résultats ESG, de l'expérience des voyageurs et de la collaboration interfonctionnelle.

Avec des outils tels que Copilote HRS et Connecter, les responsables des achats peuvent :

• Cartographiez le total des dépenses hôtelières dans toutes les catégories
• Identifier les synergies d'approvisionnement entre les périodes transitoires et les réunions
• Surveillez les performances des fournisseurs de manière globale
• Créez un programme flexible en apparence, mais optimisé à la base

L'avenir de l'hébergement d'entreprise ne dépend pas de la gestion de la complexité. Il s'agit de le réduire grâce aux données, à l'intégration et à une orchestration plus intelligente.

Du casse-tête à la stratégie

La convergence des dépenses transitoires et des dépenses liées aux réunions n'est pas un défi à surmonter. C'est l'occasion de redéfinir l'approvisionnement hôtelier en tant que fonction unifiée, intelligente et stratégique.

Avec les bonnes plateformes, politiques et informations, les entreprises peuvent arrêter de résoudre le même casse-tête chaque année et commencer à concevoir un système qui fonctionne comme un seul système.

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