Erkenntnisse statt Instinkte — KI-Funktionen, die zu Ergebnissen bei der Hotelbeschaffung beitragen

Bei der Beschaffung von Hotels handelt es sich nicht mehr um eine einmal im Jahr stattfindende Verhandlung, auf die ein statisches Preisblatt folgt. Im heutigen Umfeld, in dem Nachhaltigkeit, Reisezufriedenheit und Kostenkontrolle alle dynamisch gesteuert werden müssen, werden traditionelle Einkaufsinstinkte durch etwas Mächtigeres ersetzt: KI-gestützte Erkenntnisse in Echtzeit.

Die besten Einkaufsleiter verlassen sich nicht auf Bauchgefühl oder veraltete Tabellen. Sie orchestrieren Reiseprogramme auf der Grundlage realer Daten — granular, zukunftsorientiert und auf umfassendere Unternehmensziele ausgerichtet. Plattformen wie HRS Copilot stehen im Mittelpunkt dieses Wandels und ermöglichen es Käufern, intelligenter zu suchen, schneller zu handeln und ihre Hotelportfolios kontinuierlich zu optimieren.

Das Ergebnis? Reiseprogramme, die nicht nur reaktiv, sondern auch reaktionsschnell, belastbar und bereit für die Zukunft sind.

Warum traditionelle Beschaffungsmodelle nicht ausreichen

Jahrzehntelang folgte die Hotelbeschaffung einem vertrauten Schema: eine Ausschreibung durchführen, Tarife aushandeln, eine Liste bevorzugter Lieferanten erstellen und den Prozess im nächsten Jahr erneut überprüfen. Dieses Modell passt jedoch nicht mehr zum modernen Reiseökosystem.

Bedenken Sie die Herausforderungen:

• Die Erwartungen der Reisenden ändern sich ständig, was auf neue Arbeitsmuster und Generationenpräferenzen zurückzuführen ist.
• Die ESG-Ziele von Unternehmen erfordern messbare Scope-3-Emissionsreduktionen — nicht nur Kosteneinsparungen.
• Das Aufkommen von Remote- und Hybrid-Teams bedeutet, dass Buchungen stärker verteilt sind als je zuvor.
• Dynamische Hotelpreise erfordern Agilität, die statische Sourcing-Modelle nicht unterstützen können.

Sich in dieser Umgebung auf veraltete Methoden zu verlassen, ist wie die Verwendung einer Papierkarte in einer GPS-Welt. KI liefert die Informationen in Echtzeit, die zur Bewältigung der Komplexität erforderlich sind.

Drei KI-Funktionen, die die Hotelbeschaffung neu gestalten

1. Dynamische Szenariomodellierung

Mit HRS Copilot können Einkaufsteams Beschaffungsstrategien simulieren, bevor sie umgesetzt werden, und dabei Parameter anpassen wie:

• Gewichtung der Nachhaltigkeit im Vergleich zum Preis
• Anpassung der Reisepräferenzen
• Kettenweites Konsolidierungspotenzial

Möchten Sie wissen, wie viel Sie sparen könnten, wenn Sie 25% des Volumens auf Hotels mit niedrigeren CO₂-Emissionen verlagern würden? Copilot berechnet die Zahlen in Sekunden. Diese Fähigkeit, Kompromisse zu modellieren, ermöglicht es der Beschaffung, datengestützte Strategien an Interessengruppen — nicht an Annahmen.

Außerdem wird aus der jährlichen Ausschreibung ein lebendiger Prozess, der sich an die Entwicklung von Märkten, Bedürfnissen und ESG-Zielen anpasst.

2. Einblicke in personengestützte Beschaffung und Kundenzufriedenheit

Nicht alle Reisenden sind gleich. Einige legen Wert auf Standort oder Nachhaltigkeit. Andere legen Wert auf Treuepunkte oder Annehmlichkeiten. Mit integrierten KI-gesteuerten Personas für Reisende HRS Connect, bei der Beschaffung können reale Nutzungsmuster berücksichtigt werden — nicht nur Richtlinientexte.

Wenn Unternehmen verstehen, wie sich die verschiedenen Arten von Mitarbeitern unterwegs verhalten, können sie die Hotelauswahl an den tatsächlichen Präferenzen ausrichten und so die Akzeptanz verbessern und verhindern, dass Kunden aus dem Vertriebskanal gelangen.

Bessere Zufriedenheit führt zu einer besseren Einhaltung der Vorschriften, was zu besseren Daten führt — wodurch ein Kreislauf von Einkaufsinformationen entsteht, der sich von selbst verbessert.

3. Kontinuierliche Frequenz- und Leistungsüberwachung

KI schläft nicht zwischen den Beschaffungszyklen. Mit Copilot wird die Hotelleistung — Preisverfügbarkeit, Zufriedenheit der Reisenden, Einhaltung der CO2-Berichterstattung — kontinuierlich überwacht.

Wenn ein bevorzugtes Objekt schlechter abschneidet oder die vereinbarten Annehmlichkeiten nicht bietet, wird die Beschaffung benachrichtigt. Wenn die Preise nicht mehr wettbewerbsfähig sind, werden Alternativen vorgeschlagen. Durch diese Sichtbarkeit in Echtzeit wird die Beschaffung von einer statischen Aufsicht zu proaktives Portfoliomanagement.

Es geht nicht nur darum, gut zu beschaffen — es geht darum, das ganze Jahr über gut beschafft zu sein.

Von der Personalisierung zu Personas: Ein intelligenterer Weg in die Zukunft

Viele Reiseprogramme verfolgen Personalisierung als Antwort auf die Zufriedenheit der Reisenden. Aber es gibt eine intelligentere, skalierbarere Alternative: Personas.

Anstatt alles für jeden Einzelnen individuell anzupassen, kann die Beschaffung Reisende nach Verhalten und Vorlieben gruppieren und dann Hoteloptionen auswählen, die auf die Bedürfnisse der einzelnen Gruppen zugeschnitten sind. Dadurch wird Folgendes ausgeglichen:

• Relevanz für Reisende
• Effizienz bei der Beschaffung
• Skalierbarkeit der Plattform

Das ist der Unterschied zwischen dem Mikromanagement von Präferenzen und dem strategischen Management — und KI macht es möglich.

HRS-Perspektive: Förderung einer intelligenteren, schnelleren Beschaffung

Bei HRS sehen wir den Einkauf als die treibende Kraft hinter zukunftsfähigen Reiseprogrammen. Aber nur, wenn es auf echter Intelligenz basiert — nicht auf Instinkt.

Durch die Datenintegration von Copilot, Connect und Green Stay helfen wir unseren Kunden:

• Wechseln Sie von taktischen RFPs zu dynamischen Sourcing-Strategien
• Richten Sie Hotelportfolios sowohl auf die Persönlichkeit der Reisenden als auch auf die ESG-Ziele aus
• Überwachen Sie die Leistung Ihrer Lieferanten in Echtzeit
• Verbessern Sie die Akzeptanz von Reisenden und die Einhaltung von Programmen durch intelligenteres Sourcing

Die besten Beschaffungsstrategien werden nicht mehr einmal im Jahr entwickelt — sie werden täglich entwickelt. Und mit KI sind die besten Erkenntnisse bereits da — es ist an der Zeit, sie zu nutzen.

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