Copilot von HRS ermöglicht Maßnahmen auf der Grundlage von Erkenntnissen — ein weiterer Schritt in Richtung traditioneller Beschaffung

_{von Jay Campbell von The Company Dime/20. Juni 2025}

Unternehmenskäufer hacken seit Jahren den verabscheuten Ausschreibungsprozess für Hotels ab, indem sie sich längere Laufzeiten sichern, Portfolios verkleinern, dynamische Preise mit Obergrenzen integrieren und Anpassungen außerhalb des Zyklus vornehmen. Aber die Komplexität schwelt. Datenquellen scheinen sich zu vervielfachen statt zu vereinfachen. In der Zwischenzeit wird von Reisekäufern erwartet, dass sie Analysen besser im Griff haben.

Nach Ansicht von HRS sollte dies eine Aufgabe für KI sein.

Deloitte und etwa 15 weitere Kunden halfen dem in Deutschland ansässigen Unternehmen bei der Entwicklung eines Assistenten zur Optimierung von Hotelprogrammen, der Daten aufnimmt, sie mit Benchmarks und Best Practices vergleicht, Erkenntnisse liefert und marktspezifische Empfehlungen ausspricht. Benutzer können chatten und antworten, indem sie auf eine Schaltfläche klicken, um die Einstellungen in nachgelagerten Systemen zu ändern, einschließlich der Online-Buchungstools von Drittanbietern und der HRS-Lösungen für Beschaffung, Wiedereinkauf und Bezahlung. „Ich schlage vor, diese Zinsobergrenze zu ändern. Akzeptieren Sie mit einem Klick.“

Im letzten Monat angekündigt, die Copilot-Lösung steht HRS „Lodging as a Service“ -Kunden kostenlos zur Verfügung. Das Unternehmen gab nicht bekannt, wie viele davon es hat.

„Wir spiegeln die Fähigkeiten von Reisemanagern und Einkaufsmanagern wider und trainieren das Modell darin, so zu handeln, zu denken und zu arbeiten“, sagte Martin Biermann, Produktvorstand der HRS Group, während eines Interviews am 28. Mai. „Wir nehmen die Datenspezialisierung im Detail und möchten sie in die Lage versetzen, sich auf ihre Programme und die Bedürfnisse der Reisenden zu konzentrieren.“

Das Claude Large Language Model von Anthropic und ein spezialisiertes HRS-Branchenmodell nutzen anonymisierte Tarif- und Profildaten. HRS hostet Kundendaten in einer „sicheren, zertifizierten Cloud-Umgebung“, wie es traditionell der Fall war. Laut HRS verfügen im Durchschnitt mehr als 15 Systemanbieter über relevante Hotelprogrammdaten für einen bestimmten Kunden. Dabei kann es sich um herkömmliche Buchung, Kosten und Bezahlung Details zu Nachhaltigkeits- und Risikoinformationen.

In einer Umfrage von BCD Travel im April unter 197 Reisekäufern gaben 89 Prozent an, dass ihre Unternehmen Daten von Reisemanagementunternehmen für ihre Reiseprogramme verwendeten. Etwa zwei Drittel nutzten jeweils Daten aus Zahlungs-, Spesen- und Online-Buchungstools. Achtundfünfzig Prozent nutzten Daten von Reiseanbietern, 31 Prozent aus Umfragen unter Reisenden und 21 Prozent aus HR-Systemen.

HRS kann all das per API oder Batchdatei aufnehmen, personenbasierte Verhaltenssegmentierung anwenden und Unternehmensziele verstehen, um Programmempfehlungen abzugeben. Es enthält diese Tipps zusammen mit ihren Vor- und Nachteilen sowie die Gründe für die Schlussfolgerungen.

Um eine vertrauenswürdige KI-Ausgabe zu gewährleisten, hat HRS die Lösung mit Anti-Halluzination Schutzmaßnahmen, „Human-in-the-Loop“ -Validierung, rollenbasierte Schulungen und Erkenntnisse sowie „Denkkette“ Erklärungen.

Martin Biermann, Produktvorstand der HRS Group

„Sie sollten sicherstellen, dass, wenn Sie dem Unternehmen eine bestimmte Frage zu Ihrem Programm oder einem bestimmten Markt in Bezug auf die Leistung stellen, es in der richtigen Sprache und mit bestimmten Kennzahlen und Erkenntnissen reagiert, die für Sie und Ihre Rolle relevant sind, unabhängig davon, ob Sie Reisemanager oder Einkaufsmanager sind“, sagte Biermann.

„Wir haben diese Profile je nach Standort trainiert, denn wenn Sie ein in den USA ansässiger Reisemanager sind, stellen Sie andere Fragen als ein in Europa oder Asien ansässiger Reisemanager. Und das Gleiche gilt für die Einkaufsmanager. Und wir haben das Modell anhand der Antworten trainiert, die Experten geben würden.“

Die operative Umsetzung dieser Erkenntnisse kann auf das RFP-Management und Lieferantenvereinbarungen (z. B. automatische Vertragsbeendigungen für notleidende Hotels), die Preisberechnung und -prüfung, die Such- und Buchungskonfiguration oder das Richtlinien- und Compliance-Management angewendet werden. Es ist mehrsprachig und weltweit verfügbar.

Wer braucht Data Wranglers?

Obwohl fast jeder das traditionelle Verfahren, um sie zu erhalten, nicht mag, stellen nur wenige Käufer den Wert der ausgehandelten Hotelpreise in Frage.

In einer von Radisson Hotels gesponserten GBTA-Umfrage von April bis Mai gaben 37 Prozent der 171 Reisekäufer an, dass sie im Vergleich zum Vorjahr einen deutlichen oder moderaten Anstieg der Anzahl der zu vereinbarten Tarifen gebuchten Übernachtungen festgestellt haben. Sieben Prozent verzeichneten einen Rückgang. Gleichzeitig meldeten 20 Prozent einen Rückgang und 16 Prozent einen Anstieg der Inanspruchnahme nicht ausgehandelter Tarife. „Mehr oder viel mehr“ der ausgehandelten Tarife waren dynamisch für die Hälfte der befragten Käufer, während 31 Prozent angaben, vermehrt von kettenweit Raten und 21 Prozent beobachteten einen Anstieg der festen Zinssätze für einzelne Immobilien.

Laut HRS haben neue Anforderungen in den letzten zehn Jahren in Bereichen wie Kundenzufriedenheit, Sorgfaltspflicht, Personalisierung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Nachhaltigkeit dazu geführt, dass die Anzahl der Kriterien in Ausschreibungen sprunghaft angestiegen ist. Gleichzeitig stellt das Unternehmen fest, dass viele Reiseabteilungen in Bezug auf Ressourcen und Fähigkeiten nicht Schritt gehalten haben.

Laut der Umfrage von BCD Travel gaben 74 Prozent der Käufer an, über die notwendigen Fähigkeiten und Erfahrungen zu verfügen, um mit Daten zu interagieren. Sechsundfünfzig Prozent gaben an, dass sie „es vorziehen, die Arbeit mit Daten den Fachleuten zu überlassen“, aber 55 Prozent der Unternehmen hatten keinen Analysten, der mit Reisedaten arbeitet. Drei Viertel gaben an, keine KI für die Erfassung, Analyse und/oder Berichterstattung von Reisedaten zu verwenden. „Copilot öffnet mir jedes Mal, wenn ich mich mit seinen Funktionen beschäftige, eine neue Tür“, heißt es in einer Pressemitteilung, die dem Leonard Hornsby, leitender Reisemanager und Einkaufs- und strategischer Beschaffungsmanager für Reisetechnologie bei der Deloitte GmbH, das sowohl BCD Travel als auch HRS verwendet. „Die Geschwindigkeit der Abfrage- und Antwortfunktionen — das Wissen, dass die Antworten auf unseren umfassenden Daten basieren — hat mich dazu veranlasst, unseren Ansatz für das kurz- und langfristige Management von temporären Segmenten und Besprechungen zu überdenken. In unseren ersten Versuchen erhalten wir schneller denn je Erkenntnisse zu Problemen und nehmen präzise Programmänderungen vor, je nachdem, wie es das Szenario erfordert. Unseren ersten Schätzungen zufolge sind die Einsparungen mit Copilot um 18 Prozent höher als bei der herkömmlichen Programmoptimierung.“

HRS listet Allianz, DHL und Siemens auf seiner Website als Unternehmenskunden von Copilot auf.

Die Initiative trägt dazu bei, HRS weiter zu beleben“ langjährige Vision für „kontinuierliche“ Beschaffung:

„Wir erwägen nicht, die jährliche Ausschreibung zu ersetzen“, sagte Biermann. „Aber wir erkennen das schon von Natur aus an, in der Art und Weise, wie es strukturiert ist — was die Durchführung von Datenanalysen, die Ableitung von Strategien, die Aktualisierung der Nachfrage auf der Grundlage interner Kenntnisse, die Sie über, ich weiß nicht, Fusionen und Übernahmen haben, von dort aus eine Angebotsliste nach Märkten übergehen, diese überprüfen, die Verhandlungen beginnen, Benachrichtigungen und so weiter an nationale Kundenbetreuer und einzelne Hotels senden, Angebote einholen, sie analysieren, erneut bieten, bewerten Vergleich — dieser Prozess ist sehr langwierig und nicht für On-Demand-Optimierungen auf einem Mikro- Zielebene.

Hier hatten wir vor einigen Jahren eine neue Art der kontinuierlichen Beschaffung eingeführt, und das werden wir als Nächstes innovieren, um das Ganze anschaulicher zu machen und die Erwartungen der Benutzer zu erfüllen, die mit Copilot interagieren. Denn wenn Sie Ihre Datenanalyse jetzt sofort durchführen, erhalten Sie sofort die Strategie und die Empfehlung, und Sie können mit einem Klick aktivieren, um zu sagen: „Ja, ich möchte diese Änderung in meinem Programm auf diesem Markt“, dann müssen Sie handeln und auch entsprechend mit den Lieferanten zusammenarbeiten. Und hier bauen wir eine Magentische KI später übernimmt und automatisiert das im Wesentlichen die Verhandlungs- und Ausschreibungsdetails für kontinuierliche Beschaffungspraktiken.“

HRS testet den Einsatz von KI-Agenten für die Beschaffung, die in diesem Jahr produktionsbereit sein könnten. Das Unternehmen verfügt bereits über Sprachbots, die Kundenservice-Interaktionen bei getätigten Buchungen abwickeln.

Anstatt das Risiko einzugehen, dass einige Rollen überflüssig werden, sieht HRS die Lösung darin, ein Missverhältnis zwischen den erforderlichen Fähigkeiten und den verfügbaren Talenten im Reisemanagement zu beheben. Laut Biermann:

„KI birgt dieses allgemeine Risiko, aber das ist nicht unsere Absicht. Wir betrachten das Ganze lieber unter dem Gesichtspunkt der Stärkung von Reisemanagern und Einkaufsmanagern. Die Komplexität der Spezialisierung, über die sie verfügen müssen, um die tiefgreifenden Datendetails wie Nachhaltigkeitsinformationen, Informationen zur Sorgfaltspflicht (insbesondere nach der Pandemie) sowie all die Sparaspekte zu verstehen — zu verstehen, wie Tarife, dynamische Tarife, statische Tarife, kettenweite Rabatte — das ist nur zu der Liste der Kompetenzen hinzugefügt, die diese Profile mitbringen müssen. Das Ergebnis ist, dass die Einstellung dieser Mitarbeiter mehr Zeit in Anspruch nimmt, und das sehen wir in den Rückmeldungen unserer Kunden. Sie sagen, selbst wenn sie die Stellen, die jetzt in den Ruhestand gehen, grundsätzlich neu besetzen wollten, finden sie die richtigen Leute nicht. Wir sehen also, dass die größte Herausforderung bei der Suche nach diesen Kompetenzen der Umgang mit den Daten ist, wohingegen das Verständnis der Branche — wie Hotels funktionieren und wie Hotelverhandlungen im Rahmen einer Ausschreibung geführt werden — darin besteht, Leute zu finden. Und genau das können wir mit Copilot ausgleichen.“

Derzeit ist nicht geplant, Copilot bei der Beschaffung von Flügen, Autos oder anderen Segmenten ohne Beherbergung einzuführen.

Mit Genehmigung erneut veröffentlicht.

_{Copyright 2025 B2B Reporter dba Das Unternehmen Dime}

‍