A Week with Corporate Travel Executives & HRS Leadership on the California Coast

Au-delà du lit : quatre façons de valoriser les contrats hôteliers

Les contrats hôteliers d'entreprise se sont traditionnellement concentrés sur un seul point : le tarif par nuit. S'il reste essentiel d'obtenir le meilleur prix pour la chambre, cela ne suffit plus. Dans un monde où les programmes de voyages ne sont pas mesurés uniquement en termes d'économies, notamment en termes de durabilité, d'expérience des employés et de flexibilité, les responsables des achats se rendent compte que la véritable valeur se situe bien au-delà du lit.

Les programmes de voyage les plus efficaces aujourd'hui sont ceux qui négocient de manière globale, en tenant compte des équipements, des services, des données sur la durabilité, des conditions d'annulation et de l'intégration technologique. Il ne s'agit pas d'ajouter de la complexité. Il s'agit d'établir des contrats plus intelligents, plus flexibles et adaptés aux besoins de l'entreprise et de ses voyageurs.

Grâce à des plateformes telles que HRS Connect, les entreprises sont désormais équipées pour structurer des contrats hôteliers qui offrent une rentabilité et un impact stratégique, tout en préparant le terrain pour de meilleures relations avec les fournisseurs dans un paysage du voyage en mutation.

1. Privilégiez la flexibilité aux remises statiques

Dans l'environnement imprévisible d'aujourd'hui, les contrats de taux statiques et rigides constituent un handicap. Les plans des voyageurs changent. Les réunions changent. Le travail à distance ajoute de la volatilité.

Les gestionnaires de voyages progressistes recherchent désormais :
• Politiques d'annulation flexibles sans pénalités
• Garanties de disponibilité des dernières chambres
• Des niveaux de tarification dynamiques qui s'adaptent à la demande, tout en respectant les seuils budgétisés

Grâce à HRS Copilot, les acheteurs peuvent comparer les taux sur tous les marchés en temps réel, ce qui leur permet de conclure des contrats qui intègrent la flexibilité sans pour autant sacrifier le contrôle. Flexibilité ne doit plus nécessairement être synonyme d'imprévisibilité.

2. Incluez des équipements qui favorisent la satisfaction et la conformité

L'un des domaines les plus négligés de la sous-traitance hôtelière est celui des équipements. Des avantages tels que le petit-déjeuner, le Wi-Fi, l'enregistrement anticipé ou l'accès au centre de remise en forme peuvent améliorer considérablement l'expérience des voyageurs et réduire les dépenses personnelles.

Grâce à des informations personnelles via HRS Connect, les équipes chargées des achats peuvent identifier les équipements les plus importants pour des types de voyageurs spécifiques et les intégrer dans les contrats. Cela augmente non seulement la satisfaction, mais aussi la conformité au sein du canal.

Si l'hôtel approuvé comprend tout ce dont le voyageur a besoin, il y a beaucoup moins d'incitation à ne pas respecter sa politique.

3. Intégrer des clauses de durabilité et d'ESG

Le développement durable n'est plus une valeur ajoutée facultative, mais une obligation formelle de reporting pour de nombreuses entreprises internationales. Pourtant, de nombreux contrats n'incluent toujours pas de critères de performance ESG.

Les responsables des achats avant-gardistes incluent désormais :
• Participation obligatoire à des programmes tels que HRS Green Stay
• Informations sur les émissions de carbone (CO₂ par nuitée)
• Objectifs en matière d'efficacité énergétique ou de réduction des déchets
• Révisions annuelles des tableaux de bord du développement durable

Ces clauses font bien plus que satisfaire les exigences en matière de rapports internes. Ils permettent d'aligner les objectifs de l'entreprise et le comportement des fournisseurs, et garantissent que les hôtels moins performants peuvent être remplacés uniquement sur la base du prix.

4. Renforcer les dispositions relatives aux données et à la technologie

Les contrats hôteliers ignorent souvent une question cruciale : comment le fournisseur partagera-t-il les données ?

Pour que les outils d'IA et d'automatisation tels que Copilot apportent une valeur réelle, les acheteurs ont besoin de données précises et opportunes provenant de partenaires hôteliers, notamment des audits des tarifs, un suivi de la disponibilité et des indicateurs ESG.

Les contrats devraient inclure des dispositions qui :
• Exiger des hôtels qu'ils soumettent des données de niveau 3
• Engagez-vous à maintenir une disponibilité à jour sur les canaux de réservation des entreprises
• Supporte les modèles de cartes virtuelles et de règlement direct
• Participez à des audits en temps réel et à des boucles de feedback

Plus le flux de données est performant, plus les informations sont puissantes et plus il est facile d'optimiser les programmes tout au long de l'année.

Perspective HRS : libérer la valeur stratégique de chaque accord

Chez HRS, nous aidons les entreprises à aller au-delà des contrats axés sur les tarifs pour adopter des accords plus intelligents, basés sur les données, qui ont un impact réel.

Grâce à Connect et Copilot, les responsables des achats peuvent :
• Comparez les hôtels partenaires en termes de prix, d'expérience et de durabilité
• Suivez la conformité et la satisfaction des voyageurs après le contrat
• Rééquilibrez les portefeuilles en temps réel en fonction des performances réelles
• Responsabiliser les fournisseurs en fonction de plusieurs indicateurs de performance clés, et pas seulement des tarifs des chambres

Chaque ligne d'un contrat hôtelier est une opportunité de créer de la valeur. En élargissant ce qui est négocié, les entreprises assurent la pérennité de leurs programmes en créant des partenariats résilients, mesurables et alignés sur les objectifs de voyage modernes.

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