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現状
支払い、経費、回収は面倒です
支払い方法が多すぎる
複数のカード、電信送金、現地での支払いにより、照合は悪夢のようなものになります。統一されたプロセスがないと、支出を追跡するのが難しく、チームはデータを分析する代わりにデータを追いかけることに時間を浪費してしまいます。
手動処理はエラーが起こりやすい
ホテルの請求書を手作業で処理すると、遅延、複製、ミスが発生します。手作業で行うたびに、誤った支払いのリスクが高まり、チームや地域間の報告サイクルが遅くなります。
受け入れ率が低く、リーチが限られている
企業の支払いソリューションは、GDS以外の施設、特定の地域、または会議で失敗することがよくあります。支払いが失敗した場合、旅行者は自己負担で支払いを行います。エクスペリエンスが悪く、ポリシー外の予約につながります。
償還の遅延
旅行者が前払いする場合、金融機関は後で料金を支払います。払い戻しは手作業で面倒で、戦略的開発に費やせるはずの何時間もの作業が必要になります。非効率的でイライラする。
コンプライアンスギャップとコストのかかるリスク
経費を手作業で処理すると、コンプライアンス問題や不正行為が発生しやすくなります。自動検証と監査証跡がなければ、グローバルな税務や政策の要件に遅れずについていくことは常に課題となります。
エンド・ツー・エンド
滞在と会議を 1 つのソリューションで
ホテル宿泊と会議の両方で、予約からVAT還付まで、金融ライフサイクル全体をカバーします。一泊予約でも、グループ予約でも、複数日にわたるイベントでも、支払い、経費、回収を 1 つの連続フローで管理できます。手動の手順や個別のシステムは一切必要ありません。企業の出張費を完全に管理するだけです。
メリット
当社のソリューションでコントロールを強化
HRS Paymentsは、自動化、コンプライアンス、利便性を1つの統合プラットフォームに統合します。数回クリックするだけで、予約から照合まで行えます。ホテル滞在と会議の両方に。
1 つのエンドツーエンドソリューション
一時旅行、会議旅行、長期滞在、団体旅行など、すべての法人旅行セグメントに単一の支払い設定が可能です。支払いから払い戻しまで、すべてが1つの包括的なフローで自動的に実行されます。
セキュリティと詐欺からの保護
リアルタイムの不正検出とPCI-DSSコンプライアンスを備えたエンタープライズグレードのセキュリティ。暗号化された決済、ポリシー検証、自動レートチェックにより、不正行為、悪用、人為的ミスからプログラムを保護します。
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完全なコンプライアンスが組み込まれています
PSD3、電子請求書発行、国際税務基準を完全に遵守することで、将来を見据えた支払いプロセスを実現できます。監査対応のデータとデジタルトレイルにより、レポート作成が簡単かつ安全になります。内部監査または当局向け。
受け入れの最大化
VCC、SEPA、ERP-to-ERP—HRS ペイメントは、グローバルプロバイダーやお客様独自の銀行ネットワークと連携します。GDSの施設とGDS以外の施設を真にグローバルにカバーするので、旅行者がどこに行っても支払いが成功します。
VAT還付が簡単に
充実したレベル3の請求書データにより、対象となるVATの 100% を自動的に回収できます。フォームや手作業は不要です。自動化された適格性チェックと提出ワークフローにより、回収の可能性が最大化されます。さらなる節約のため。
利便性の向上
完全に統合されたワンクリック経費レポートで、旅行者が期待する体験を提供します。支払いデータを経費システムに直接同期できるため、旅行者は領収書をアップロードする必要がなく、財務部門も時間を節約できます。
ステップ・バイ・ステップ
支払い、経費、回収をすべて1か所で自動化
グローバルに支払う
バーチャルカード、ペイバウチャー、または銀行振込を使用して、すべての取引を安全に処理します。最大限の承認、組み込みのコンプライアンス、リアルタイムの不正防止により、円滑なグローバルオペレーションを実現します。
請求書の監査とエンリッチメント
すべてのホテルの請求書は収集され、検証され、レベル3の基準に合わせて強化されます。自動的に。会計を完全に管理できる、税務対応の監査対応データを取得できます。指一本動かさなくても。
経費の承認
経費報告がスムーズになります。ワンクリック承認と、SAP ConcurやCoupa Payなどの主要プラットフォームとのシームレスな統合により、手作業や遅延を排除できます。
付加価値税の還付申請
対象となるVATは国境を越えて自動的に回収されるため、データが完全に正確になるため、回収率が向上し、管理作業が軽減されます。最大限の節約を実現するために。
支払いから回収までのプロセス
特許取得済みのテクノロジーを搭載
HRS は何が違うの？特許取得済みの自動化システムにより、すべてのステップでの手作業が不要になります。時間を節約できるように構築されています。当社のPay-to-Reclaimテクノロジーにより、チームは事務処理ではなく戦略に集中できます。
- 予約、支払い、請求書のデータを自動的にリンクします。
- 金額、日付、通貨、クライアントポリシーの遵守状況を確認して請求書を検証し、法的監査と商業監査の両方を行います。
- 請求超過または不足している請求書を検出し、自動修正または返金ワークフローを起動します。
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成功事例
同僚からの証明
大手企業が HRS を活用してどのように旅行を変革しているかをご覧ください。
Driving Sustainable Innovation in Business Travel: Siemens x HRS
Siemens is reshaping its global travel program through digital transformation, sustainability, and strategic partnership with HRS. In this interview, Elisa Amerio shares how Siemens standardized tools, integrated smart technology, and prioritized eco-certified hotels to boost efficiency, traveler satisfaction, and cost transparency.
The Road to Net Zero
Deutsche Telekom partnered with HRS to build a more efficient and sustainable lodging program. Using HRS’ digital platform and Green Stay Initiative, the company achieved a 31% reduction in CO₂ emissions per room night, 45% cost avoidance, and 95% online adoption. With clear goals to cut CO₂ emissions by 55% by 2030 and reach net zero by 2040, Deutsche Telekom continues advancing sustainable corporate travel.
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Data-Driven Transformation: How PwC Italy Reached 91% Online Adoption
PwC Italy overhauled its fragmented hotel booking process by partnering with HRS to build a structured, automated, and insight-based travel ecosystem. The initiative achieved 91% online adoption, streamlined compliance, and delivered measurable savings through data-driven transformation.
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EnBW AG’s path to climate neutrality
EnBW AG partnered with HRS to digitize and automate its lodging program using AI-powered insights and sustainable hotel prioritization. Through the Lodging-as-a-Service platform and the Green Stay Initiative, the company reduced CO₂ emissions by 28%, increased program adoption by 33%, and gained full transparency over lodging spend — supporting its goal of becoming climate-neutral by 2035.
Global strategic lodging procurement, sustainability & enhanced adoption
Groupe Adeo partnered with HRS to centralize procurement, increase program adoption, and reduce travel-related emissions. Through end-to-end lodging management, improved payment solutions, and sustainability-focused processes, the group achieved significant cost avoidance, an 84% adoption rate, a 10% CO₂ reduction per room night, and 98% VCC acceptance.
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How Ströer achieved 94% Hotel Program Adoption with HRS
Ströer partnered with HRS to relaunch its hotel travel management with an end-to-end platform that centralized spend, increased transparency, simplified booking and payment, and boosted compliance. The company achieved 94% online adoption, 7.5% savings, 97% digital payment adoption, and strong sustainability and quality metrics across its lodging program.
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インテグレーション
すべてを 1 か所で接続
HRS では、数え切れないほどの支払い方法から選択して、宿泊や会議の予約を簡単に行うことができます。
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よくある質問
すべての質問に答えました。
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Who can access credit card information, and how can I retrieve guest card details securely?
Only users defined by the General Manager with permission to access credit card details can view them. Payment instructions are included in the booking confirmation if required. HSP → Booking Overview → search reservation → eye/pencil → view card data. NOTE: CVV is shown once only (PCI rules).
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What should I do if a guest’s credit card is invalid or the details are incorrect?
Use the Chat icon in Booking Overview to contact the guest. Guests have 48 hours to update card info.
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What is the process for cancelling a booking and notifying the guest?
If pre-authorization fails, inform the guest via the portal. They have 48 hours to update details. HRS will not accept a cancellation without prior contact. If no response in 48 hours, send a cancellation request to cancel@hrs.com.
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How should I handle a no-show, especially when a booking was guaranteed by credit card?
Check payment info in advance. Unrealized reservations cannot be canceled. If payment was processed directly at the hotel, amend the booking in case of no-shows. HSP → Bookings → Booking Overview → open reservation (eye/pencil) or delete (trash). You can also correct the invoice in the Online Invoice Portal within 7 days.
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How can I access, edit, or correct invoices in the Online Invoice Portal?
There is a separate area of the HSA website only related to invoices called the Online Invoice Portal. To access it, contact your local Hotel Solutions Manager for a separate login/password. Go to Accounting → enter email & password → Dashboard to view/pay open invoices → Details to amend → PDF to download. You have 7 days to correct an invoice from the time it is added to the portal.