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Volle Transparenz bei Meetings

Case Study: HRS Meetings Solutions bei DPDHL

Seit 2017 bucht die Deutsche Post DHL Group Veranstaltungen über die Onlinelösung HRS Meetings Solutions. Das hat nicht nur zu neuer Effizienz und Datentransparenz geführt. Durch begleitende Trainings und Kommunikation erfährt die Lösung auch hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Christian Heid, DPDHL Group: Mehr Effizienz und  Datentransparenz
Christian Heid, DPDHL Group: Mehr Effizienz und Datentransparenz

Meetings und Events werden in der Regel von eigenen Mitarbeitern geplant und organisiert. Verschiedene Abteilungen und Verantwortliche organisieren und buchen über unterschiedlichste Kanäle – kein Wunder, dass in vielen, auch großen Unternehmen Tagungen und Events nach wie vor eine Art Blackbox sind. Hier einen konsolidierten Überblick zu bekommen fällt naturgemäß schwer.

Das hat auch die Deutsche Post DHL Group erkannt und sich zum Ziel gesetzt, nicht nur die Transparenz bei ihren Tagungsausgaben zu erhöhen, sondern auch, ihren Nutzern eine komfortable Buchungslösung an die Hand zu geben – und auf diese Weise auch die indirekten Kosten zu senken.

Im Frühjahr 2017 hat das MICE-Team der DPDHL Group HRS Meetings Solutions zur Onlinebuchung von Veranstaltungen eingeführt. Dem vorausgegangen war eine intensive Pilotierungsphase. Die angepasste Lösung, intern »myMeeting« genannt, ist im Online-­Buchungs­system Cytric integriert, über das DPDHL-Group-Mitarbeiter bereits für ihre Geschäftsreisen buchen. Bevorzugte Supplier sind hier integriert worden, sodass sie einfach und richtlinienkonform buchen können.

Integration in Cytric
Verbunden mit maßgeschneiderten Trainings und Kommunikationsmaßnahmen hat die Integration in das vertraute Cytric-System schnell für eine hohe Akzeptanz unter den Nutzern gesorgt. »Die intensive Zusammenarbeit mit HRS führte zu einer erfolgreichen Implementierung«, betont Simone Langer, Team Lead Procurement Marketing and Media EMEA bei der DPDHL Group. Für die Veranstaltungsplaner des Unternehmens sei die Nutzung des Tools sehr komfortabel.

Der neue Buchungsweg für Meetings hat dem Unternehmen zudem weitere Vorteile gebracht: Gegenüber dem traditionellen Offline-RFP-Prozess sparen Onlineanfrage und -buchung deutlich Zeit. Gleichzeitig hat sich die Transparenz durch die konsolidierte Buchung über eine einzige Lösung erheblich verbessert. Durch ein »One Stop Shopping« konnten nicht zuletzt zusätzliche Synergien gehoben werden, da neben Tagungsräumen und Hotelzimmern auch Leistungen wie etwa Technik, Catering, Transfers und weitere Veranstaltungs-Locations direkt gebucht werden können. »Dies ist ein neuer Industriestandard«, betont Claudia Elke-Uzarek, MICE-Expertin bei Procurement Marketing and Media EMEA.
 

Die konsolidierte Buchung über eine einzige Plattform spart deutlich Zeit und verbessert die Transparenz.


Damit das neue Buchungstool den Anforderungen des Unternehmens genügt, wurden in mehreren Workshops individuelle Anpassungen durchgesprochen und eingearbeitet. Dazu gehören etwa die Integration des firmeneigenen Genehmigungsprozesses oder eine vorgegebene Struktur mit verpflichtender Eingabe von Kostenstelle und Rechnungsadresse.

Im Ergebnis konnten der strukturierte Prozess und der direkte Zugang zu weiteren Dienstleistungen die Prozesskosten signifikant senken und eine neue finanzielle Transparenz in das Tagungs- und Gruppensegment bringen. »Wir verfügen nun über ein hohes Maß an Effizienz und Datentransparenz, das wir ohne HRS Meetings Solutions nicht erreicht hätten«, sagt Christian Heid, VP Corporate Sourcing Manager Marketing, Travel and Consulting bei der DPDHL Group. Und das Unternehmen profitiert noch in einem weiteren Punkt: Für eine Angebotsabgabe müssen Anbieter die von der DPDHL Group einheitlich vorgegebenen Zahlungs- und Stornierungsbedingungen sowie den Code of Conduct akzeptieren. Das unterstützt die Einhaltung der CSR-Richtlinien.

End-to-End-Prozess als Ziel
Im nächsten Schritt wollen DPDHL Group und HRS die Tagungslösung in weiteren Märkten einführen. Zudem sollen weitere Services und Zusatzleistungen online buchbar werden, etwa zusätzliches Personal, Redner, Unterhaltungsangebote oder auch Equipment für Events.

Für einen tatsächlichen End-to-End-Prozess müssen nun allerdings noch die Veranstaltungsbuchungen in die etablierten Zahlungs- und Abrechnungsprozesse der DPDHL Group integriert werden. Dieses fehlende Puzzlestück soll planungsgemäß 2018 angegangen werden.

Die Implementierung von HRS Meetings Solutions
Herausforderung: Offlinebuchungen verhinderten Transparenz im Segment einfacher Veranstaltungen. Relevante Daten und Dienstleistungen waren nicht in einem »One Stop Shop« verfügbar.
Strategie: In Workshops wurde die HRS Lösung auf die spezifischen Bedürfnisse der DPDHL Group zugeschnitten. Die Implementierung wurde durch Nutzer-Workshops vor Ort, Video­anleitungen und weiteres Schulungsmaterial unterstützt.
Ergebnis: Die Datentransparenz wurde wesentlich erhöht. Durch einen effizienteren Prozess werden indirekte Kosten eingespart.

Die Deutsche Post DHL Group
Die Deutsche Post DHL Group ist der weltweit führende Anbieter für Logistik und Briefkommunikation. Der Konzern verbindet Menschen und Märkte und ermöglicht den globalen Handel. Er verfolgt das strategische Ziele, weltweit erste Wahl für Kunden, Arbeitnehmer und Investoren zu sein. Mit verantwortungsvollem unternehmerischen Handeln sowie dem Engagement für Gesellschaft und Umwelt leistet der Konzern einen positiven Beitrag für die Welt. Bis 2050 strebt die Deutsche Post DHL Group die Null-Emissionen-Logistik an.
Der Konzern vereint zwei starke Marken: Die Deutsche Post ist Europas führender Postdienstleister, während DHL ein umfangreiches Serviceportfolio aus internationalem Expressversand, Frachttransport, Supply-Chain-Management und E-Commerce-Lösungen bietet. Zusammen beschäftigen sie rund 520.000 Mitarbeiter in über 220 Ländern und Territorien der Welt. Im Jahr 2017 hat der Konzern einen Umsatz von mehr als sechzig Milliarden Euro erzielt.
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