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Einkauf rund um die Uhr

Continuous Sourcing: Die Neudefinition des RFP-Prozesses

»Im Rahmen von Hotelverhandlungen sind Einsparungen kaum noch zu erwarten.« Stimmt diese Binsenweisheit eigentlich? Oder haben bislang nur die richtigen Instrumente gefehlt? Eine gemeinsame Studie von ACTE und HRS zeigt auf, dass die Branche derzeit völlig neue Wege einschlägt: »Der Ausschreibungsprozess wird neu definiert.«

Continuous Sourcing – Die neue Dimension im Hoteleinkauf
Grafik: Kirsten Semmler • Vektordaten: Adobe Stock


Leicht macht es die Hotellerie dem Hoteleinkauf nicht gerade: Mit dem Fortschreiten der Konsolidierung – jetzt haben die Accor auch noch die Mövenpick Hotels geschluckt – versuchen einzelne Ketten zunehmend offensiver, ihre Macht als bisweilen marktbeherrschende Player auszuspielen; sei es hinsichtlich ausgeweiteter Stornofristen, sei es in puncto Ratenniveau. Gleichzeitig hat das branchenweite Yielding eine Dimension erreicht, die jeden an Verlässlich- oder Planbarkeit orientierten Einkäufer ratlos zurücklassen muss (Negotiation Rate? BAR? LRA? NRLA?), von Direktbuchungsoffensiven und vom Ausbau immer raffinierterer Treueprogramme ganz zu schweigen. 

So ist es womöglich auch kein Wunder, dass während des HRS Corporate Lodging Forums in Berlin ernsthaft darüber diskutiert wurde, ob es überhaupt noch sinnvoll sei, Reiserichtlinien aufzusetzen. Oder ob man dem Reisenden nicht einfach freie Hand lassen sollte, Stichwort: Traveller Centricity. Das Ergebnis ist wenig überraschend: Eine Reiserichtlinie sei zwar »nichts Unanständiges«, bekräftigte Daimler-­Travel-­Manager Bernd Burkhardt. Mitarbeitern ausschließlich mit Argwohn zu begegnen bringe das Management heute aber auch nicht mehr weiter. Sein Fazit: »Der Schlüssel ist Vertrauen. Misstrauen kostet uns zu viel ­Administration.«

Zukunft ohne Hotel-Sourcing?
Und was heißt das für den Hoteleinkauf? Sollen Unternehmen künftig auf jedwedes Sourcing verzichten, damit der Reisende selbst entscheiden kann? Verlockend klingt es zumindest: Über Monate bindet das Hotel-Sourcing wertvolle Ressourcen, und allein die Vielzahl an verschiedenen Raten- und Rabattmodellen sowie vielfach schlicht fehlende Analyse- und Benchmark-Daten erschweren es dem Travel Management zunehmend, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Doch so einfach ist es leider nicht. Mag der Hoteleinkauf auch keine Kernkompetenz des Travel Managements mehr sein, wie nicht zuletzt Supplier wie HRS CEO Tobias Ragge gern betonen. Gleichwohl umfasst das strategische Aufgabengebiet deutlich mehr, als lediglich die Zufriedenheit der Reisenden sicherzustellen. Mit anderen Worten: Sourcen bleibt unverzichtbarer Bestandteil des Travel Managements.

Gründe für die Unzufriedenheit  mit dem Istzustand / Immer auf dem  Laufenden?
Grafik: Kirsten Semmler • Vektordaten: Adobe Stock


Gleichzeitig aber erfordern die veränderten Marktgegebenheiten ein Umdenken hinsichtlich des angemessenen Instrumentariums. »Wir leben in einem Zeitalter der Informationsüberflutung und ständigen Veränderung«, weiß ACTE-Executive-Director Greely Koch. Für Reiseverantwortliche, die es versäumten, schnell auf Marktentwicklungen zu reagieren, könne es daher kostspielig werden, »sowohl monetär als auch in Hinblick auf die Zufriedenheit der Reisenden«.

Wie also ist es aufgestellt, das Travel Management anno 2018? Wie sehen seine Sourcing-Strategien und -Instrumente aus? Wie hält es sich auf dem Laufenden über sich ändernde Bedarfe, die Vielzahl an Rabatt- und Ratenmodellen und Marktgegebenheiten? Und: Wo besteht Optimierungsbedarf? Diese und weitere Fragen sind Teil einer Hotel-Sourcing-Studie, die die ACTE Anfang des Jahres gemeinsam mit HRS unter Reiseverantwortlichen weltweit durchgeführt hat.

So kann es nicht weitergehen!
Um es gleich vorwegzunehmen: Seit 2015 haben mehr als die Hälfte aller Befragten (51 Prozent) ihre Verhandlungsstrategie geändert oder neu aufgestellt. Kleine Unternehmen mit einem Budget von unter fünf Millionen US-Dollar (Anteil an der Befragung: 32 Prozent) gaben dies ebenso zu Protokoll wie mittlere (14 Prozent) und große mit einem jährlichen Hotelvolumen von mehr als zehn Millionen US-Dollar (44 Prozent). Das zeigt, dass die Sourcing-Strategie der vergangenen Jahre an ihre Grenzen gestoßen und das Bedürfnis nach Veränderung groß ist.

Wie diese aussehen kann? Ein Blick auf den Istzustand des weltweiten Hotel-Sourcing zeigt, dass noch immer mehr als die Hälfte (59 Prozent) aller befragten Unternehmen ihre Hotelverhandlungen intern erledigen. Lediglich ein Drittel (30 Prozent) lagert diesen Prozess aus. Dieses eine Drittel jedoch, und das ist bemerkenswert, findet sich vor allem auf Konzernebene wieder: Weniger als die Hälfte (44 Prozent) der Unternehmen mit einem Jahresbudget von zehn Millionen US-Dollar und mehr managen ihre Verhandlungen noch selbst.
 

Die Studie zeigt, dass die Sourcing-Strategie der vergangenen Jahre an ihre Grenzen gestoßen und das Bedürfnis nach Veränderung groß ist.


Insgesamt jedoch, und das ist auffällig, ist das Gros nicht wirklich überzeugt davon, dass es nicht bessere Alternativen gibt. Die Gründe für diese relative Unzufriedenheit liegen auf der Hand. Die Mehrheit aller Befragten beklagt vor allem die starke Fragmentierung des Hotelmarktes, den mit dem Sourcing verbundenen hohen Zeit- und Arbeitsaufwand sowie steigende Hotelpreise. Entsprechend gesucht sind daher Lösungen, mit denen sich Kosten reduzieren und Zeit sparen lassen. Darüber hinaus besteht der Wunsch nach Transparenz in puncto Buchungs- und Rechnungsdaten sowie Benchmark-Informationen, mit denen sich Ziele definieren und die Performance bewerten lassen.

Antworten auf die genannten Herausforderungen suchten die befragten Entscheider zunächst innerhalb der eigenen Organisation: Sind die Mitarbeiter im Team geeignet, bestehende beziehungsweise anstehende Probleme zu lösen? Sind die Hotelprogramme in den verschiedenen Regionen angemessen gewichtet? Buchen die Reisenden tatsächlich zu den ausgehandelten Raten (Stichwort: Rate Audits)?

Neustart mit externer Unterstützung
Grafik: Kirsten Semmler • Vektordaten: Adobe Stock


Anpassung an veränderte Gegebenheiten? Zwanzig Prozent tun dies nicht jenseits der RFP-Saison
Zu den zentralen Herausforderungen eines international agierenden Reiseverantwortlichen oder Hoteleinkäufers gehört es, geschäftliche Änderungen, die Auswirkungen auf sein Hotelprogramm haben könnten, stets im Blick zu behalten; ein neuer Bedarf in einem neuen geografischen Markt aufgrund eines neuen Projekts beispielsweise oder eine Steigerung des Übernachtungsvolumens. Befragt wurden die Entscheider daher auch, aus welchen Quellen sie ihre Informationen beziehen, um stets über die neuesten Entwicklungen mit Einfluss auf ihr Hotelprogramm im Bilde zu sein.
 

Wer Preise und Bedarf des Hotelprogramms ganzjährig prüft statt nur einmal pro Jahr, senkt Hotelkosten und steigert auch die Compliance.


Es ist keine Überraschung, dass das Gros die Märkte entweder von einer TMC (49 Prozent) oder einem bevorzugten Hotelanbieter (45 Prozent) überwachen lässt. Es ist jedoch bemerkenswert, dass ein Fünftel der Reiseverantwortlichen Änderungen erst dann berücksichtigt, wenn die nächste Ausschreibungssaison ins Haus steht.

An diesem Punkt ihrer Untersuchung konzentrierten sich die Experten von ACTE und HRS auf die Befragung derjenigen Unternehmen, die ihren Sourcing-Prozess neu definiert hatten. Allem voran ging es ihnen um die Frage, ob sie das zeitfressende und eigentlich als nicht mehr wertschöpfend betrachtete Sourcing ausgelagert hatten oder nicht. Interessant ist, dass die Größe eines Unternehmens offenbar Auswirkungen hat auf die Entscheidung pro oder kontra: Während sich vor allem Unternehmen mit mittelgroßen Hotelprogrammen (fünf bis zehn Millionen US-Dollar) dafür entschieden hatten, ihr Hotel-Sourcing vollständig intern abzuwickeln, wählten alle anderen (48 Prozent) den gegenteiligen Weg und holten sich externe Experten an Bord.

Sinkende Hotelkosten
Grafik: Kirsten Semmler • Vektordaten: Adobe Stock


Continuous Sourcing: Die Neudefinition des RFP-Prozesses
So oder so: Ausgezahlt hat sich die Strategieverschiebung für jeden Einzelnen – die Hotelkosten sanken um durchschnittlich sechs Prozent pro Jahr. Gleichwohl war es vor allem eine bestimmte Methode, die die Aufmerksamkeit der Experten von ACTE und HRS auf sich zog: Wer einen sogenannten Continuous-Sourcing-Prozess ins Leben gerufen hatte, in dem Preise und Bedarf des Hotelprogramms statt nur einmal im Jahr ganzjährig geprüft werden, konnte nicht nur seine Hotelkosten senken. Steigern konnte er auch die Compliance sowie die Häufigkeit und Intensität in der Kommunikation zwischen den einzelnen Stakeholdern (TM, Assistenten, Hotel; siehe Grafik).

Nun ist Continuous Sourcing noch ein relativ neues Konzept im Bereich Hoteleinkauf; nur eine Handvoll Travel Manager (rund ein Zehntel) wendet es derzeit überhaupt an. ACTE-Executive-Director Greely Koch ist jedoch sicher, dass es sich durchsetzen wird: »Da das Konzept des Continuous Sourcing Hotelkosten senkt, die Zufriedenheit bei den Reisenden verbessert und die Programmflexibilität erhöht, sollten Reiseverantwortliche diese Vorteile nutzen«, appelliert er.

Oder wie sonst ließen sich schwankende Hotelraten besser im Blick behalten als durch kontinuierliche Ausschreibungen in unternehmensrelevanten Märkten? Als durch die »Neudefinition des RFP-Prozesses«, wie Marco D’Ilario, Vice President Sourcing Solutions bei HRS, schwärmt. Wie sonst könnte das Travel Management besser auf dem Laufenden bleiben als durch die regelmäßige Auseinandersetzung mit seinen bevorzugten Hotelanbietern, durch die Nutzung von Vergleichstarifen, Frühbucherdaten und anderen lokalen Faktoren, um die besten Raten für zufriedene Reisende zu erhalten?

Natürlich wird niemand sein Hotelprogramm über Nacht auf den Kopf stellen. Angesichts der Kostenersparnisse und anderer Vorteile, die jene 51 Prozent der befragten Unternehmen erzielen konnten, die Änderungen an ihrem Hotel-Sourcing-Prozess vorgenommen hatten, sollten die verbleibenden 49 Prozent, so der Appell der ACTE, »einen Wechsel in Betracht ziehen, da die finanzielle Performance und die Zufriedenheit der Reisenden immer wichtiger werden«.