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„Der Gesamtprozess steht im Vordergrund, nicht nur der Preis“

Thorsten Eicke und Albert Eduard Küng (Siemens) über das System Travel 4.0

Travel 4.0 heißt das System, das die Reisenden bei Siemens ins Zeitalter der Digitalisierung katapultieren soll. Mehr noch: Indem seine Initiatoren Thorsten Eicke und Albert Eduard Küng den Reisenden ins Zentrum stellen, brechen sie mit dem im Travel Management vorherrschenden Primat des Preises. Wir haben nachgefragt.

Herr Eicke, Siemens hat 377.000 Mitarbeiter, von denen mehr als die Hälfte regelmäßig reist. Was erwartet die im Rahmen Ihres neuen Travel-­Programms?

Thorsten Eicke, Vice President Global Category Mobility Services: Bei uns steht nicht mehr allein der Preis im Mittelpunkt, sondern der Reisende. Dadurch möchten wir einerseits die Belastungen, die eine Reise in der Regel mit sich bringt, für unsere Mitarbeiter reduzieren, andererseits sein Verhalten positiv beeinflussen. Natürlich gewährleisten wir auch weiterhin, dass das Business mit besten Konditionen unterstützt wird.

Stichwort Leakage?

Korrekt. Entscheidend ist aber: Der Preis ist bei uns nicht mehr der große Hub.

Damit sprechen Sie von nichts Geringerem als einem Paradigmenwechsel. Welche Rolle spielt dabei die Digitalisierung?

Siemens ist in vielen Geschäftsfeldern ein Vorreiter in der Digitalisierung, bei Mobility Services nennen wir es Travel 4.0. Damit treiben wir Digitalisierung und machen das unseren Mitarbeitern erlebbar. Wir machen anfassbar, was passiert, und zeigen, welches der Mehrwert für den Reisenden ist.

Zum Beispiel?

Unser Direct-Connect-Vertrag mit der Lufthansa. Dieser Vertrag, mit dem Siemens und die Lufthansa direkt miteinander verbunden sind, ist einzigartig. Strategisch arbeiten wir auch mit Emirates, Etihad und anderen zusammen. Dazu entschlossen haben wir uns nicht nur wegen der Preise. Stichwort »Global-Distribution-Systeme«. Wir haben uns gefragt: Was ist dadurch noch möglich?

Und?

Seit August 2017 können alle Siemensianer die Lounges bei einigen Airlines nutzen, auch wenn sie lediglich Economy fliegen. Zudem haben sie das Recht auf Priority Boarding und können die Fast Lane nutzen. Bei einigen Partnern reicht sogar der Siemens-Ausweis als Identifikationskriterium aus. Der Ausweis ist mit einem Chip ausgestattet, mit dem sich ein Reisender vollelektronisch als Mitarbeiter identifizieren kann. Bisher ist das Feedback zu dieser Art von Customer Care sehr gut; es erhöht die ­Produktivität.

Welche Mehrwerte bietet Travel 4.0 reisenden Siemens-Mitarbeitern noch?

Unsere End-to-End-Strategie verbindet Buchung und Reisekosten. Für dieses Projekt mit dem Namen E2E Travel@Siemens wurde der Dienstleister SAP/Concur gewonnen. Die Lösung bietet viele neue Digitalisierungsmöglichkeiten. So unterstützt eine App die gesamte Geschäftsreise. Auch die Quittungen vom »Italiener« können erfasst werden und Kreditkartendaten automatisch miteinfließen. Der Reisekostenbericht schreibt sich damit von selbst. Für diesen Ansatz haben wir unsere Policy-Struktur harmonisiert. Grund dafür waren in der Vergangenheit unterschiedliche Reisebuchungs- und Reisekostenabrechnungsseiten in den jeweiligen Ländern.

Demnach führen Sie die App weltweit ein?

Wir haben es als globales Projekt aufgesetzt, und der Pilot läuft seit Herbst 2017. Um es in Deutschland erfolgreich vorantreiben zu können, brauchen wir zuvor standardisierte Prozesse, End-to-End-Prozesse von der Reisewelt bis hin zur Ausgabenwelt. Unter Reisewelt subsumieren wir alle Prozesse ab dem Moment, in dem wir sagen: Jetzt möchte ich eine Reise unternehmen. Danach erfolgt alles, was zur Erstattung der Kosten beim Mitarbeiter führt.

Ein solches Projekt verantwortet das Travel Management doch sicher nicht im Alleingang?

Wir machen das in einer Doppelspitze mit Human Resources. E2E Travel@Siemens ist ein Lighthouse-Projekt, das nur mit besonderer Stakeholder-Beteiligung funktionieren kann.
 

»Der Mitarbeiter weiß am besten, wann er wohin muss. Deshalb hat er auch die Hoheit mitzuentscheiden.«


Während des letztjährigen Corporate Travel Forums in Berlin sprachen Sie davon, dass Sie mit dieser Bewusstseinsveränderung von einer »gewissen Bevormundung« des Reisenden abrücken. Stichwort: »Ownership Culture«.

Albert Eduard Küng, Head of Global Travel ­Management: Die Digitalisierung dient uns nur als Vehikel. Tatsächlich ist das Empowerment, also die Befähigung des Reisenden, gewisse Dinge selbst zu entscheiden, Grundvorrausetzung bei diesem Ansatz. Zukünftig wird der Reisende sagen können, was ihm wichtig ist, anschließend wird er durch das System geführt. Damit befreien wir ihn von der bisherigen Komplexität der Prozesse. Selbst die Vorabgenehmigung seines Vorgesetzten braucht der Mitarbeiter nicht mehr. Pretrip Approvals haben wir komplett abgeschafft. Wir sind überzeugt davon, dass der Mitarbeiter das Richtige tun will; wir müssen es ihm lediglich einfach machen, das Richtige zu tun.
Im Vereinigten Königreich, in Irland und in Brasilien ist das Programm übrigens schon live gegangen, und unsere Mitarbeiter sind begeistert. Sie erzählen uns, um wie viel leichter und schneller der Prozess jetzt ist. Seit dem ersten Halbjahr 2018 folgen die USA und Kanada, danach Deutschland.

Ist es nicht eigentlich unmöglich, eine einzige Lösung für so viele verschiedene Länder mit ihren jeweiligen gesetzlichen Eigenheiten zu realisieren?

Eicke: Wir orientieren uns immer an den gesetzlichen Vorgaben im jeweiligen Land, und unsere Lieferanten unterstützen uns dabei. Dabei fragen wir uns grundsätzlich: Wo haben wir die ein oder andere Sonderlocke, die wir abschneiden können? In diesem Punkt müssen wir mutig und entschlossen vorgehen, um den Prozess tatsächlich durchgängig standardisieren zu können.

In Berlin sagten Sie, dass dem einzelnen Reisenden mehr persönliche Verantwortung für seine Entscheidungen übertragen werden könnte, sobald sich dessen operativer Aufwand verringert habe. Was genau haben Sie damit gemeint?

Küng: Der Reisende weiß sehr wohl, was das Beste ist. Wir müssen das System nur so intelligent gestalten, dass es sämtliche Möglichkeiten inte­griert, virtuelle Konferenzen als Alternative zu einer Reise beispielsweise.
Eicke: Der Mitarbeiter sieht den kompletten Markt. Er weiß am besten, wann er wohin muss. Also hat er auch die Hoheit mitzuentscheiden, was passend ist. Wichtig ist uns dabei, künftig auch die Angebote der Shared Economy einzubeziehen. Der Vorgesetzte wird nur dann eingebunden, wenn eine Entscheidung signifikant mehr kostet und bestimmte Rahmenparameter überschritten werden.
Unter dem Strich aber hat der Mitarbeiter immer das richtige Bewusstsein für das »Ob« und »Wie« der Aufgabe, die er zu erledigen hat. Wir geben dem Mitarbeiter nur eine Basis, um sinnvolle Entscheidungen in seinem Geschäftsumfeld zu treffen. In den USA, wo die neue Policy seit dem Sommer 2017 implementiert wurde, ist der Durchschnittspreis sogar leicht gesunken. Das ist genau das, was wir erzielen wollen. Die Verschlankung wird als Mehrwert wahrgenommen.

Auf allen Ebenen?

Küng: Die Welt hört ja nicht an der deutschen Grenze auf. In China werden schon heute sechzig Prozent aller Buchungen mobil getätigt.
Eicke: Daher ist auch Virtual Payment bei uns ein großes Thema.
Küng: Letztlich müssen die Reiserichtlinien überzeugen. Der Mitarbeiter muss sehen: »Ich werde ernst genommen; ich verstehe es.« Unser Ziel ist es, Reisen nicht mehr als eigenes Thema zu betrachten, sondern als Mittel zum Zweck. Also müssen wir unsere Mitarbeiter dazu bringen, zu verstehen, was wir wollen.

Im März wurde öffentlich, dass HRS für Siemens künftig alle Geschäftsprozesse rund um das weltweite Hotelprogramm übernimmt. Was erwarten Sie sich von dieser neuen, globalen Zusammenarbeit?

Küng: Dieser Schritt ist die konsequente Fortsetzung unserer Digitalisierungsstrategie: schlanke, innovative Prozesse mit voller Transparenz auf allen Geräten inklusive der HRS App.

Herr Eicke, Herr Küng, wir bedanken uns für dieses Gespräch.