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Buchen, zahlen, sparen

Integrierte Buchungs- und Bezahllösung

Mit ihrem Buchungsprozess für Hotels waren die Wirtschaftsprüfer von BDO unzufrieden. Die Auswahl war zu klein, die Abrechnung zu aufwendig und d­as Travel Management musste zu viele Rückfragen von Reisenden klären. Eine integrierte Buchungs- und Bezahllösung von HRS und AirPlus schafft nun Abhilfe.

Die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Sitz in Hamburg gehört zu den führenden Gesellschaften für Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und wirtschaftsrechtliche Beratung sowie Advisory Services hierzulande. Ein Großteil der gut 1900 Mitarbeiter ist viel unterwegs, meist innerhalb Deutschlands, entweder zu Kunden oder zu einem der 25 weiteren Standorte des Unternehmens. Hotelübernachtungen sind an der Tagesordnung, ein effizientes Hotelprogramm spielt daher eine große Rolle.

Mit der bisherigen Lösung war man bei BDO allerdings nicht ganz zufrieden. Die Auswahl an Unterkünften war den Reisenden immer wieder zu gering. Zudem ließ der Bedienkomfort des Buchungstools zu wünschen übrig, das Travel Management musste zu viele Rückfragen klären und Schulungen durchführen. Und nicht zuletzt wollte das Unternehmen auch stärker von speziellen Raten für Geschäftsreisende profitieren.

Im September 2015 stand dann der Wechsel an: Gemeinsam mit dem Partner AirPlus als Abrechnungsdienstleister wurde die HRS-Plattform implementiert, einschließlich der Zahlungslösung „Central Billing“. Mit dem Gemeinschaftsprodukt von HRS und AirPlus werden Hotelbuchungen über die zentrale Firmenkreditkarte des Unternehmens direkt abgerechnet, was Mitarbeitern und Buchhaltung eine zeitaufwendige Reisekostenabrechnung für Hotelaufenthalte erspart. Denn einer Studie der Global Business Travel Association zufolge kostet jede manuelle Abrechnung Mitarbeiter im Schnitt zwanzig Minuten.

Im Detail funktioniert das System folgendermaßen: Für jede Buchung wird eine virtuelle Mastercard-Nummer erzeugt, über welche die Rechnung ohne Zutun des Reisenden beglichen wird. Die Finanzabteilung von BDO erhält die Hotelrechnungen regelmäßig gesammelt und digitalisiert von HRS. „Central Billing“ reduziert so die Anzahl der Kreditoren und vereinfacht die Buchungsprozesse.

Schnelle Adaption, große Entlastung
Ein Jahr nach der abgeschlossenen Implementierung hat BDO die Ergebnisse ausgewertet: Das intuitive Tool sei von den Mitarbeitern schnell angenommen worden, heißt es; die Adaptionsrate in diesem Zeitraum von null auf fünfzig Prozent gestiegen. Damit erfolgt heute jede zweite Hotelbuchung über HRS, was nicht zuletzt auch zu einer spürbaren Entlastung der Reiseverantwortlichen geführt hat: „Die Mitarbeiter können nun nicht nur aus einem größeren Hotelportfolio die passende Unterkunft wählen“, bilanziert das BDO-Travel-Management, „es entfallen auch zeitaufwendige Admin-Aufgaben, und durch das selbsterklärende Tool sind Schulungen nicht länger notwendig.“

Auch die direkten finanziellen Einsparungen durch günstigere Hotelraten hat das BDO-Management errechnet. Allein die verstärkte Nutzung der HRS-Business-Tarife durch die Mitarbeiter habe im ersten Jahr zu einer Ersparnis von 10.500 Euro geführt. Hinzu kommen die indirekten Einsparungen durch den geringeren Bezahl- und Abrechnungsaufwand.

Wobei BDO bereits früh erkannt hat, dass die klassische manuelle Reisekostenabrechnung auf Papier zu zeitaufwendig und vor allem auch fehleranfällig ist. Daher hatte das Unternehmen bereits vor längerer Zeit auf digitale Bezahllösungen umgestellt. Die neuen Abläufe im Hotelsegment komplettieren dieses System wunderbar.

Bezahldaten helfen bei Verhandlungen
Und nicht zuletzt enthält die integrierte Lösung ein weiteres Bonbon: Die Abrechnungsdaten von AirPlus weisen nicht nur die Übernachtungskosten als Gesamtsumme aus, sondern auch die detaillierten Ausgaben für Zusatzleistungen, ob Frühstück, Parkplatz oder sonstige Extras. Dies verschafft dem BDO-Travel-Management wertvolle Informationen für künftige Verhandlungen mit den Hotelpartnern. So könnten etwa stark genutzte Extras in die Raten hineinverhandelt werden und nicht benötigte herausgestrichen.

Über BDO

Die BDO AG gilt als fünftgrößte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Deutschland. Sie beschäftigt rund 1900 Mitarbeiter an 26 Standorten bundesweit. International eingebunden ist BDO als Gründungsmitglied in das Unternehmensnetzwerk BDO International, dem Wirtschaftsprüfungs- und -beratungsunternehmen in 158 Ländern weltweit angehören, von Kanada über Russland bis China. In Deutschland erwirtschaftet BDO einen Jahresumsatz von mehr als 200 Millionen Euro, BDO International kommt auf fast sieben Milliarden Euro. Zu den Mitarbeitern von BDO gehören nicht nur Wirtschaftsprüfer, Steuer- und Unternehmensberater, sondern auch Versicherungsexperten, Anwälte, Ingenieure, Umweltprüfer und zahlreiche weitere Spezialisten, die die Mandanten mit der notwendigen Branchenexpertise betreuen.